核電企業檔案管理前端控制工作實踐

李明

摘要：隨著社會的不斷發展，檔案管理的重要性日益突出。在核電項目的建設和生產運行中，涉及的單位有上千家，檔案文件的形成和傳輸進度的好壞決定了檔案的服務水平和作用。在企業檔案管理中，重點抓好“三前控制”，具體是在項目啟動前、業務系統建設前、文件形成前---提前規劃檔案管理要求，解決企業檔案管理中長期存在的問題。

關鍵詞：檔案管理;前端控制;解決措施;應用實踐

前言

傳統企業檔案工作管理對象主要是紙質實體檔案，處在文檔管理生命周期的后端。隨著知識經濟和信息技術高速發展，企業辦公環境呈現出自動化、網絡化和智能化等特點，產生了大量的電子文件，歸檔文件數量隨之增加且形式越來越復雜，以紙質實體檔案為主的傳統檔案管理已嚴重不適應新時代企業發展需要，且給檔案工作帶來了巨大難度。在大數據、云計算和“互聯網+”主導社會發展的新形勢下，需要運用前端控制理念強力推動現代企業檔案工作，確保企業檔案齊全完整、真實可靠，保證檔案管理工作系統化、標準化運行，進而有效提高檔案工作效率及質量。

一、核電企業前端控制面臨的問題

1.受傳統觀念束縛，認知不足，缺乏統籌規劃

企業員工對檔案的認知還停留在初級階段，認為檔案工作的本質就是庫房保管，檔案人員就是庫房保管員，檔案工作是檔案人員的職責，與別人無關;認為檔案管理就是資料管理，就是公務文件管理，文件歸檔后有人管、能找到就做到了檔案管理。雖然有高層領導意識到在“互聯網+”時代企業發展離不開信息系統建設，檔案管理也要實現信息化，但由于缺乏整體規劃，業務系統各自為政，很少考慮業務系統產生電子文件將如何管理和歸檔利用，信息孤島現象嚴重。檔案信息化也是企業文檔流程再造，模仿傳統手工模式，在管理系統建設中沒有把檔案管理要求提前考慮到，難以落實前端控制要求。

2.現代化管理不到位，空喊口號，不注重實效

近年來，企業逐漸重視檔案管理，認識到檔案工作需要全過程管理及前端控制，但如何開展前端控制沒有找到合適的抓手。前端控制理念更多停留在表面，大會小會、文件通知和表態發言中都會講到檔案的重要性，但只是空喊口號，無法在實際工作中具體實施，典型的說起來重要，干起來次要的形式主義管檔態度。

3.管理機制不完善，標準滯后，未產生大成效

檔案管理是企業的一項基礎性管理工作，是企業管理體系中不可或缺的部分，應與企業其他業務管理同步規劃和提升。但在實際運行中，由于企業檔案管理機制不完善，以計算機技術模擬手工管理的方法“成就”檔案自動化管理，以其他行業的標準“推進”檔案標準化管理工作，以從業時間長短和經驗積累“評價”檔案人員管理水平，以檔案工作是一種事務性工作“決定”誰來做都可以;同時受全員檔案意識、檔案人員隊伍素質、檔案價值作用發揮等多種因素影響，再加上缺乏領導支持、前端文件管理人員匱乏和專業技能不足，前端控制缺失有效手段，制約著現代企業檔案管理前端控制推進。

二、前端控制管理對策

1.構建文檔信息集中機構

核電企業、公司應該打破文件、檔案、信息技術壁壘，自公司成立之初時起，就設立文件、檔案、信息管理集中機構，統一負責公司文件管理、檔案管理和信息化建設。在工程項目建設之初，通過獨立的文檔管理機構，密切配合工程建設部門，制定各個項目的檔案組卷歸檔規劃，編制項目檔案移交和驗收要求，從組織上保障前端控制工作的開展。

2.提高全員檔案管理意識

核電企業、公司應該在設計、建造、調試、運行不同階段的質量保證大綱以及公司管理大綱上明確全體員工文件控制和記錄管理職責。不同領域管理程序都要明確是否有記錄產生，若產生記錄，須規定記錄表單的名稱、保管期限和保管單位。每個崗位形成的記錄清單，成為各部門業務人員向本部門檔案管理人員移交檔案的信息來源。每年各部門歸檔率和文件誤用率，納入公司對全員各崗位通用約束性考核指標，間接影響員工職業晉升。通過上述措施，提升全員檔案管理意識，促進全員參與檔案管理前端控制工作。

3.提升檔案管理隊伍素質

檔案管理前端控制作用發揮的程度與檔案隊伍綜合素質關系密切，江蘇核電有限公司采取多種方式提升檔案管理人員綜合素質。一是加強檔案前沿知識與理論培訓，深入學習信息系統規劃、項目管理和核電基礎知識。二是引入信息化技術人才到檔案管理崗位工作，檔案管理人員牽頭負責文檔管理系統變更和需求管理，積極參加國家電子文件試點項目和公司檔案信息化科研工作，培養復合型檔案人才隊伍，以更高視角規劃企業檔案工作。三是通過“四參加”活動，深入了解核電主要業務和工作流程，將檔案管理要求嵌入核電項目管理中，檔案管理人員通過自身素質能力的提升，保障前端控制有效開展。

4.優化文檔管理流程

一是實現各類文件在線編制流轉。通過文檔管理系統，明確信函、會議紀要、程序、技術文件、記錄報告等不同文件類型的元數據規則、文件格式和審批要求，從源頭上規范文件形成質量。二是細化文件歸檔流程。對照國家檔案局第10號令，梳理各部門文件歸檔清單、保管期限、產生渠道、文件格式，并通過文檔管理系統在線提交歸檔文件。三是實現業務系統原生電子文件自動歸檔功能。通過梳理電子文件自動歸檔規則，建立不同系統間元數據對應關系，采用電子文件“四性”檢測等技術措施，將歸檔要求前置到業務系統中，當業務流程審批結束，按照設定的歸檔規則，自動將業務系統原生電子文件元數據及版式化電子文件傳輸到文檔管理系統。

三、實踐應用

1.以文檔管理網絡為紐帶，提升全員

檔案管理意識在公司內部和外部主要承包商中，立專兼職文檔管理人員，組建文檔管理隊伍。每年開展部門工作文件庫登記，動態了解各單位文檔管理情況。每半年組織文檔管理大會，邀請公司內部和外部主要承包商檔案管理人員參加學習與交流。每年利用“國際檔案日”，開展檔案法制宣傳教育、檔案學術論文征集、檔案主題講座、檔案知識競賽等，集中開展系列檔案宣傳活動，邀請文檔管理人員參與“國際檔案日”活動，提升檔案管理人員職業認同感，以點帶面，提升全員檔案意識，積極參與到企業檔案管理中。

2.以文檔監督檢查為手段，鞏固文檔

前端控制效果為了及時掌握公司內部和外部主要承包商檔案管理人員配備、資質和培訓授權情況，紅沿河核電有限公司針對不同管理對象，采取事前、事中、事后三種文檔監督檢查方式。在項目建設之初，一般通過事前方式，將文檔培訓指導與監督檢查相結合，側重文檔業務指導服務。在項目建設中，重點對文檔管理程序編制和執行情況，工作文件的分發與使用，檔案整理移交，進行事前檢查和事中指導。另外，檔案管理人員每年對文檔監督檢查發現問題，逐條納入公司管理支持平臺進行跟蹤，做到閉環控制，開展趨勢分析與統計對比，針對經常出現的問題，除了督促相關人員按期整改，還在每半年文檔管理大會，重點介紹文檔管理典型問題和解決措施，通過事前和事中的前端控制，及事后回顧總結，避免問題重復發生，鞏固文檔前端控制效果。

結束語

綜上所述，對現代核電企業檔案管理來說，有必要轉變企業各級管理者和檔案人員的工作思路，將管理的觸角延伸到生產文件的形成階段，借助新的信息技術，創新檔案管理前端控制措施，提高企業檔案管理的現狀，提高企業檔案管理水平，提高服務質量，發展現代企業。

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