基于互聯網時代醫院檔案歸檔與管理研究

張秀如

摘 要：隨著我國各領域經濟的快速發展，各領域的技術也在不斷地發展創新。隨著信息技術的發展，“互聯網+”時代已經到來。互聯網技術的發展，使我國醫院檔案管理也隨之逐步走向數字化。醫院檔案管理系統是黨政、科研、財務、基礎設施，是一個綜合性的管理系統。醫院的檔案應基于互聯網政務平臺進行管理，也就是說，醫院應實現文獻數字化的統一管理。與此同時，在互聯網時代下，如何構建有序的醫院檔案信息管理模式，已成為醫院檔案業務的新課題。

關鍵詞：互聯網;醫院;文件歸檔;管理

一、“互聯網”時代醫院檔案工作的特點

1.互聯網時代醫院檔案工作的特點

隨著互聯網技術的提出，網絡應用于醫院文獻這一主題也受到了廣泛關注。從中國網絡熱點指數來看，2016年中國“互聯網+”醫院文獻的流通量為62096份，增長16%。由于醫院文件的數字化處理和信息化建設及文件管理系統等信息技術成果在日常管理過程中得到了推廣和應用，也為醫院的文件業務注入了動力。“互聯網”時代給醫院文檔業務帶來新挑戰。對醫院的檔案業務的發展有著必要的信息基礎，在此基礎下，醫院的檔案管理業務不僅要實現“儲量數字化、增量電子化”，還要建立資源共享平臺和信息采集、傳輸、利用的雙向交流平臺，提高文獻工作效率。

互聯網時代，醫院檔案管理豐富了醫院的文獻來源，提高了醫院的診療效率，互聯網技術逐步整合了醫院的檔案管理，開始從機構設置和運作的角度影響醫院的檔案管理工作。收集診療信息，通過拓展文獻收集的來源和方式，對病人的體檢、診療等進行系統分析，在此基礎上，運用網絡手段和信息系統，對患者的癥狀數據、治療方案、診療效果等進行系統分析，為醫學診斷和治療提供了有力的理論依據，提高了診療效率。醫院文檔是以醫療業務流程、體檢報告、電子病歷等診療信息為基礎，整合科研設備等應用模塊在內的多種信息資源。此外，在醫院管理方面，通過對醫院運行數據和臨床診療數據的調配、文件的自動壓縮和安全存儲，為領導決策和醫院發展方向的制定提供了科學的數據支持。互聯網時代信息技術的發展趨勢，醫院的檔案管理可以改善機構的基礎設施。在擴大自身資源的基礎上，他們可以利用信息技術，通過數據、電子病歷和健康信息的挖掘和篩選，提供“互動式”的文獻信息服務，增加了信息資源的深度。以個性化醫療數據參數為基礎，推動個性化醫療服務的發展，相關部門還通過疾病防控，對各級醫院的醫療數據進行綜合分析。

醫院的文件是醫院如何按照各項規章制度運轉、人事任免和盈利能力的標桿，新的醫療政策不僅加強了網絡醫療文檔管理的智能化建設，而且還對醫院檔案管理的網絡化提出了新的期待。是否將互聯網時代平臺運用于檔案管理被當作是評價醫院深化衛生體制改革的重要標準之一。“互聯網+檔案管理”這類管理平臺的建立，不但能夠降低醫院的綜合運營成本，進一步提高醫院的管理效率，還可以對未來醫院公共衛生事業的發展起到相應的保障作用。

2.互聯網時代醫院檔案進行文檔管理的好處

通過計算機建立網絡信息平臺，可以為醫院的科研、臨床和行政支持管理提供便捷的技術服務，使各科室、部門工作效率更高，對醫院的未來發展做出更大的貢獻。醫院可以通過此管理平臺來規范利用檔案資源，通過互聯網使醫院各科室與醫院緊密聯系，能夠節省醫院不少的人力、物力成本;可以實現醫院檔案資源的共享，方便檔案資源的配置和利用，為醫院管理提供科學的決策支持。利用計算機對醫院檔案資料進行管理后，可以通過計算機進行人工查詢，手工輸入信息需要使用原始文檔，但是人工不需要使用文檔部分，大大降低了原始文檔利用率，減少原始文檔的損壞。

二、互聯網時代醫院檔案管理建設的不足之處

1.醫院文件管理軟件開發能力不足

目前，影響醫院公文網絡化管理的最主要因素是軟件開發能力不足，缺乏文檔管理的基礎平臺。我國的科學技術已經有了一定的發展，但檔案管理軟件的發展與此不成正比，這將限制檔案管理的網絡化。尤其是在醫院，很多人不能直接看到檔案管理的作用，因而對其缺乏重視。國內各單位和企業都表明，文件管理軟件開發能力不足。醫院在病歷方面不同于其他企業，它直接關系到公眾的身心健康。因此，必須加快“互聯網”檔案軟件平臺的開發。

2.醫院檔案部門缺乏檔案管理的專業人才

人才是“互聯網+”醫院文件管理的基本要素。我們需要成立一個專門的檔案管理小組。現在醫院的檔案管理人員大多是兼職人員，他們不能充分發揮責任感和熱情，只把文檔管理作為一項任務來完成，很難滿足網絡管理的需要。同時，許多醫院檔案管理人員缺乏綜合知識、相關設備、軟件的操作技術，無法熟練操作管理平臺。

3.醫院檔案管理的基礎設施投資不足

現階段，大多數醫院檔案管理存在基礎設施陳舊、文件存儲空間狹小、計算機網絡安全等方面問題。這種情況已不能滿足“互聯網+檔案管理”模式的需要，醫院對行政部門投入有限，醫院檔案室硬件建設投入不足，嚴重制約了文件管理信息化建設進程。

4.檔案管理人員缺乏風險意識

通過對醫院文件管理的調查研究，可以看出大多數醫院檔案管理人員對文件缺乏風險意識。在我看來，建立一個單面文件保管室可以確保文件的安全。在醫院文檔管理信息化建設中，沒有規范和方法來保證文檔信息的安全。“互聯網+檔案管理”模式的發展已成為一種新趨勢，按照現在管理辦法，文件難以有序、嚴格、科學的管理，不利于醫院發展。

三、互聯網時代醫院檔案管理的具體措施

1.注重數據的收集和積累，建立高質量的基礎數據源

加強收集，注重數據的收集和積累，建立高質量的基礎數據源，是推進醫院文獻信息化的關鍵。只有充分保證數據的收集和積累，才能提高醫院文獻工作的效果和效率。在互聯網時代的大環境下，醫院文檔管理必須收集高質量的壓縮文件。在此基礎上，通過正確、全面、系統的數據分析，為檔案用戶提供高效的檢索和利用服務，以信息化的優勢提高新形勢下醫院管理的核心競爭力。為保證安全，完善文件安全機制。依靠方便快捷的互聯網技術，文件來源雖然分散，但使用卻十分方便。當它帶來方便的同時，建立安全機制就顯得尤為重要。醫院文件涉及醫療技術和患者隱私，因此加強對綜合管理業務保護是迫切需要的，在綜合管理工作中，一方面要注意醫院文件實體的安全性和可靠性，另一方面也要注意醫院文件信息的安全性和可靠性，要以法律為準繩，以文件保障機制為法律依據，依法辦事。

2.為提高醫院公文質量，應建立“電子公文信息管理倉庫”可以加強信息中心與檔案館的關系，暢通信息溝通渠道。建立電子信號，創建“電子文檔信息管理倉庫”。在此基礎上，擴大服務范圍，為醫院信息資源庫提供信息數據。為了建立電子文檔信息管理數據庫，需要對各科室的電子信息進行歸檔、設置文檔、參考權限、安全電子文檔查詢系統等，提供便捷的服務流程，為電子信息資源的共享奠定了基礎。

3.電子文件設置為PDF格式，便于下載和收集文件

調用文件時，需要一些基礎性工作，這時有些文件可能已損壞，有的存儲空間有限。這就需要優化信息存儲模式，利用電子文件上傳和下載信息。把電子文件格式設置為PDF、，該格式的文件內容彌補了傳統文獻的不足，并通過建立醫院信息進行自動保存。為查閱者提供電子文檔，并使用文件管理服務器保存。

4.提高文件的在線利用率，提供良好的服務

傳統的檔案管理模式在形式上對人力的需求量大，過程復雜，容易出錯。網絡模式的發展優化了工作環境，使人們很容易獲得信息查詢和利用。豐富的資源為信息存儲提供了廣闊的空間，巨大的信息量為醫院檔案管理提供方便、系統的信息，從而提高了利用的有效性。由此可以看出，現代檔案服務模式通過醫院檔案管理平臺，確定了局域網內的主題，可以獲取信息數據庫和查詢服務。通過與檔案管理在線人員的聯系，及時通過信息咨詢、服務查詢，在線獲取信息。

5.提高互聯網應用的管理水平

在“互聯網”環境下，無論是制作者還是開發者都成為文件數據的發展趨勢之一。在醫院文檔管理過程中，隨著信息化建設的推進，信息平臺的建立、數據量的增加，包括醫院文檔管理者在內的執業醫師都應該更加重視文檔管理，積極參與、共同推進現代醫院文件管理工作。在“互聯網”環境下，加強業務，提高文件管理水平，文件管理人員的專業素質是持續推進文獻管理工作的關鍵。“互聯網+”所產生的新理念和新技術，對醫院文獻業務提出新的要求，帶來“新的挑戰”。作為醫院文檔管理的中堅力量，只有強化層次，培養網絡思維，提高文檔管理水平，才能提高專業服務意識、信息技術能力和業務水平，適應新形勢，為醫院文件管理工作的發展增添力量。

6.建立互聯網管理文件的規章制度

在推行“互聯網+檔案管理”模式的過程中，我們不僅建立了檔案管理網絡平臺，而且建立了完善的基于網絡環境的檔案管理規章制度，使檔案管理在開放的網絡環境下，安全、科學、有效地進行管理。利用管理制度在信息化建設過程中發揮獎懲作用，將部門公文管理信息化建設與部門績效掛鉤。根據科研和臨床發展的需要，對檔案管理進行科學規劃，及時加大對檔案事業的投入，使基礎設施能夠跟上系統運行的需要。在頂層設計中，成立了醫院文檔信息化指導小組，監督文檔管理的進度，及時梳理實施過程中存在的問題，對技術和系統進行改進和修改。

7.做好文檔分類，職權匹配

醫院文件的類型主要有設備類文件、物資類文件、財務類文件、技術類文件及規章制度等，各類文件迫切需要集成文檔信息平臺，為建立統一的文獻信息平臺，建立各類文件類型，應將文件分為明確的層次，規劃和利用各種文獻資源，為提高網絡和檔案利用效率，在建設文獻信息平臺的同時，還需要明確各部門的職責。文件管理不是一個部門的問題，而是全體員工的問題。在文件編制過程中，應明確管理職責，對文件損壞、丟失的，要追究各部門的責任，強化各部門對文件管理的責任意識和重視程度。

8.加強醫院文件的安全管理

文件管理人員通過信息技術將醫院文件作為明細表，通過計算機操作讀取內容，確保所有文件數據系統的管理。關注醫院的實際發展和醫療技術的發展，將最新的文獻整合到數據庫中。醫院的文檔管理系統可以促進管理效率的提高，積極拓展管理體系，保證文件管理業務的規范化，為以后更好地利用奠定基礎。醫院各科室必須制定符合實際情況的文件管理制度，有利于各科室人員進行檔案移交和科學整理歸檔，按具體類型對文件進行分類，以保證檔案的安全全面優化文件管理業務，提高文件倉庫的實際使用效率，避免重要文件的丟失或損壞，確保文件的安全性和完整性得到提高。

為不斷提高電子文件的使用價值，必須從根本上優化和完善其安全管理體系，為今后的業務管理和使用提供切實保障，提高醫療活動的便利性，在操作醫院電子文件時要充分注意危害安全性和保密性，深入實施安全管理制度。首先，文件系統驗證過程必須滿足特定的要求，通過相對完善的安全管理機制，不斷提高處理效果，優化技術結構和管理措施，為提高醫院電子文件質量打下基礎。其次，加強信息監督管理。在建立和完善信息處理機制的過程中，要建立信息處理機制。通過全面分析，通過更完善的監管體系，對文件信息進行全面審查。最后，要把計算機系統作為一個整體來處理。特別是對可能帶來網絡安全風險的各種因素，要進行全面、動態的監控，提高信息處理的有效性，防止文件丟失。同時，在保證電子文件安全的基礎上，完善安全管理機制，為檔案管理業務的有序運行提供良好的條件，保證文件的智能化管理。

9.將互聯網、大數據有機結合

為了盡快建立醫院文件管理信息系統，最重要的是保證專業經費。有了專業的資金，我們不僅可以實現文件管理業務的合理化、科學化、有序化，而且可以實現文件資料的數字化轉換。目前，我國很多醫院都涉及檔案“互聯網+”管理平臺，但缺乏整合實力。醫院文獻的網絡化管理還處于初級階段，許多管理設備還不完善，基于Internet的數字化平臺已經形成，要充分結合這些數字化發展趨勢，將醫院的醫療文檔存儲在專業云系統中，將互聯網與大數據有機結合，實現醫院內部的無障礙共享，減少科室之間的壁壘，促進醫療資源的優化配置。

醫院文獻是醫院的歷史記錄，是醫院文明的傳承，是為病人服務。在“互聯網”的視野下，實現醫院文件化管理要“勇氣+能量+時代”，加強管理，滿足醫療服務需求、立足醫療服務利益，導入公文業務，使醫院的公文管理工作立足于資源，有效利用。除此之外，還要建立相應的數據檔案館，加強對用戶需求數據的分析，讓檔案管理服務更具針對性，實現個性化服務。基于互聯網時代網絡系統的醫院公文管理是當前發展的需要，互聯網與醫院檔案相結合不僅可以節省文檔管理的時間，提高文檔管理員的工作效率，而且可以為醫院提供更準確的文檔信息，為社會的和諧發展起著非常重要的作用。

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（作者單位：青海大學附屬醫院）