淺談提高檔案信息化管理策略

王潔

摘要：在網(wǎng)絡信息、電子信息技術(shù)和計算機網(wǎng)絡技術(shù)飛速發(fā)展的今天，這些技術(shù)也得到了進一步的傳播和普及，這些技術(shù)打破了傳統(tǒng)的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，廣泛應用于各個領(lǐng)域，促進了各種產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的發(fā)展。檔案信息旨在幫助人們記錄人類和社會的進步和發(fā)展，在人類歷史的各種變遷中發(fā)揮著重要作用。在此背景下，有關(guān)單位必須高度重視檔案管理工作，結(jié)合當前社會發(fā)展的特殊情況，加快檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的實際影響。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化;管理策略

檔案首先是其日常工作的真實記錄，為單位今后的發(fā)展提供歷史依據(jù)和參考依據(jù)，其意義不可忽視。隨著我國信息化的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理與現(xiàn)代化的發(fā)展越來越不相適應。管理人員必須不斷優(yōu)化管理流程，充分利用信息化的優(yōu)勢，提高檔案管理的效果，避免文件因差錯丟失或泄露，提高檔案管理的安全性和可靠性。

一、檔案信息化建設(shè)的意義及內(nèi)容

（一）數(shù)字建設(shè)化

要想實現(xiàn)更好地檔案信息算化，首先要保證數(shù)字化的進行，這也是完成信息化的重要前提。數(shù)字化設(shè)計主要是將信息文本中的表格登記表和數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，使用戶獲得更加方便快捷的服務功能。

（二）網(wǎng)絡建設(shè)化

當今時代，人們的日常生活與互聯(lián)網(wǎng)息息相關(guān)，可以說互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為人們生活中不可或缺的一部分。在互聯(lián)網(wǎng)時代，人們可以不受任何限制地通過網(wǎng)絡方便地傳輸和交換信息，這在某種意義上也提高了信息的交流和時效性。檔案信息化旨在將檔案信息的管理融入各地區(qū)的網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)，構(gòu)建完善的信息管理體系，在提高管理效率的同時實現(xiàn)資源信息的交換，為檔案信息的交換奠定理論基礎(chǔ)。

（三）一體化建設(shè)

通過對目前我國檔案信息建設(shè)實際應用的分析，發(fā)現(xiàn)檔案信息的可用性屬性非常重要。綜上所述，可以看出檔案信息化建設(shè)可以大大提高檔案信息管理的實際作用。因此，檔案管理的實際影響具有重大的現(xiàn)實意義。

二、檔案信息化建設(shè)存在的主要弊端

（一）網(wǎng)絡化建設(shè)的協(xié)調(diào)能力不足

我國在檔案信息管理的實際建設(shè)中，尤其是在資源共享和信息化領(lǐng)域，還沒有能夠構(gòu)建全面的網(wǎng)絡管理。我國還沒有建立起高效完善的管理制度，更加注重網(wǎng)絡傳輸共享和便利，但由于我國組網(wǎng)不協(xié)調(diào)，還缺乏明確的網(wǎng)絡環(huán)境管理體系。目前，我國檔案信息多分布在網(wǎng)絡的不同部分和區(qū)域，尚未實行統(tǒng)一集中管理，也使得高效資源無法合理、快速地共享和使用，在某種程度上造成大量資源浪費。

（二）檔案信息化建設(shè)與相關(guān)輔助能力不足

過去采用傳統(tǒng)的檔案管理方式時，由于信息管理量大，計算機在存儲過程中無法及時、高效地管理所有信息內(nèi)容。另外，在原始紙質(zhì)文件的處理中，由于人工登記，經(jīng)常會出現(xiàn)錯誤和遺漏，導致某些信息的丟失，這在一定程度上增加了管理難度，使得計算機在輸入信息時難以管理數(shù)據(jù)庫中的所有信息。

（三）檔案信息數(shù)據(jù)真實性差

由于整個信息收集和存儲過程會受到人為主觀因素的影響，管理人員的疏忽會破壞信息的完整性，從而降低信息的可靠性，因此在建立檔案時會存在很多未知因素，并限制了信息價值。在傳統(tǒng)的檔案管理中，數(shù)據(jù)的收集整理以人工收集為主，缺乏明確的監(jiān)管，收集方法繁重低效，保留了很多不正確的信息。當信息的完整性和準確性在當前的信息處理過程中沒有得到驗證時，需要完整地輸入信息，這會使人們發(fā)現(xiàn)許多數(shù)據(jù)信息是不正確的或存在一些錯誤，信息不完整，無法保證信息的可靠性和真實性，影響工作效率。

三、提高檔案信息化管理策略

（一）擬定完善的檔案信息化建設(shè)計劃

公務機關(guān)要結(jié)合實際，做好信息結(jié)構(gòu)協(xié)調(diào)工作，統(tǒng)籌兼顧，切實提高信息歸檔的速度和效率。同時，結(jié)合信息化工作的逐步開展，各檔案館要高度重視有關(guān)部門意見與具體情況的關(guān)系，以滿足當前信息化需求。在信息化建設(shè)方面，檔案館也要貫徹落實科學發(fā)展觀，確保與有關(guān)部門的有效溝通，以與一些信息結(jié)構(gòu)完善的檔案館建立密切溝通。對于一些信息結(jié)構(gòu)落后的檔案館，要結(jié)合其他優(yōu)質(zhì)檔案館，積極改進和完善，為檔案館建設(shè)助力，為檔案管理工作的有效開展奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）推進文檔一體化管理

以前，檔案管理主要以分門別類的形式進行。但是，這種文件管理方式已經(jīng)不能滿足今天的工作要求了。在傳統(tǒng)的檔案管理下，檔案與文獻管理實際上處于互不干擾、相互分離的狀態(tài)，這種檔案管理的主要缺點是：經(jīng)常造成檔案管理的重復，這將導致整個檔案管理過程中人力物力的巨大浪費。因此，根據(jù)信息化領(lǐng)域建設(shè)創(chuàng)新的發(fā)展需要，通過檔案信息化建設(shè)不斷推進文件綜合管理是關(guān)鍵。文件的綜合管理應包括以檔案信息化建設(shè)為中心開展工作。在這個過程中，檔案館可以通過計算機技術(shù)真正實現(xiàn)檔案管理和文件管理的云端存儲，再安排檔案管理員，通過信息存儲的方式真正完成檔案的綜合管理。

（三）借助信息軟件形成特色檔案管理

綜合檔案管理系統(tǒng)非常有利于對一些特色數(shù)據(jù)檔案的管理。結(jié)合具體操作，相關(guān)人員可以根據(jù)信息檔案的特殊情況，建立有特色的電子檔案數(shù)據(jù)庫，將一些符合相關(guān)要求的檔案數(shù)據(jù)加入到數(shù)據(jù)庫中。此外，檔案館在將數(shù)據(jù)加載到云數(shù)據(jù)存儲數(shù)據(jù)庫中時，可以利用計算機信息技術(shù)，方便檔案人員對這部分數(shù)據(jù)進行檢索。這不僅有利于檔案重要信息的保存，也能有效提高檔案工作人員的整體工作效率。此外，通過這種信息化的檔案管理形式，還可以一路推動檔案信息化管理的發(fā)展，有效減少人力資源的浪費，使檔案管理工作高效進行。

結(jié)束語

總而言之，檔案信息化化是檔案管理未來最重要的趨勢之一。加強檔案信息化的結(jié)構(gòu)和安全性，提高其管理效率和可靠性，是下一步工作的重點。各相關(guān)部門應抓住機遇，迎難而上，與時俱進，意識到自身的安全問題，實施解決方案，構(gòu)建信息化與創(chuàng)新相結(jié)合的檔案管理新時代，發(fā)揮不同安全技術(shù)的優(yōu)勢并駕齊驅(qū)手段，推動檔案信息化管理邁上新臺階。

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