關(guān)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

周金霞

摘要∶企業(yè)檔案類(lèi)型多樣且數(shù)量龐大，如果沿用傳統(tǒng)檔案管理模式將不再適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，為此，實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理勢(shì)在必行。企業(yè)必須通過(guò)優(yōu)化檔案管理方式方法、提高檔案信息化管理水平，為其科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等方面做好服務(wù)與保障工作。

關(guān)鍵詞∶企業(yè)：檔案：信息化建設(shè)

檔案管理是企業(yè)工作中非常重要的一部分。傳統(tǒng)的檔案管理通過(guò)人工收集、整理、編目、檢索、提供利用等環(huán)節(jié)，過(guò)程煩瑣復(fù)雜，消耗大量人 力和時(shí)間，管理效果并不突出，容易呈現(xiàn)檔案信息孤島現(xiàn)象。通過(guò)信息化 手段改進(jìn)檔案管理模式，可以有效節(jié)省人力、提高效率，加快資源管理與 分配，提高檔案管理與服務(wù)。

1檔案信息化建設(shè)過(guò)程存在的問(wèn)題

1.1部分企業(yè)檔案信息化建設(shè)不受重視

現(xiàn)階段，很多企業(yè)管理層對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性有了一定的認(rèn)識(shí)，開(kāi)始投人大量人力、物力與財(cái)力用于信息化建設(shè)，但此種現(xiàn)象并不普遍，一些企業(yè)重視效益回報(bào)較快的科研、生產(chǎn)等方面，投放大量人力、財(cái)力、 物力等用于科研生產(chǎn)，忽視了檔案管理的投人，依然沿用人工操作亦或者半人工信息化操作模式進(jìn)行檔案管理工作，很大程度上延誤了檔案信息化 建設(shè)進(jìn)程，檔案信息化建設(shè)被忽視或擱淺，信息化建設(shè)效果不明顯。

1.2檔案信息化建設(shè)工作過(guò)于分散

企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作中，信息缺失現(xiàn)象比較常見(jiàn)。企業(yè)在檔案管 理系統(tǒng)建立過(guò)程中，各應(yīng)用系統(tǒng)之間無(wú)法對(duì)接，各部門(mén)之間信息共享性差，由此使得內(nèi)部無(wú)法暢通交流信息資源，信息資源得不到很好的統(tǒng)一，企業(yè)信息化檔案管理工作受到了一定的阻礙。作為檔案管理人員，應(yīng)用信息化 系統(tǒng)對(duì)檔案資料進(jìn)行管理時(shí)，可能會(huì)發(fā)生信息缺失和分散現(xiàn)象，不利于檔案管理人員整理檔案信息，影響檔案信息資源的整合及利用。

1.3檔案信息化建設(shè)缺少專(zhuān)業(yè)人才

企業(yè)的檔案信息化管理工作需要?jiǎng)?chuàng)新專(zhuān)業(yè)型人才的加人，具備先進(jìn)專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)和水平的專(zhuān)業(yè)型人才，能夠促使企業(yè)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展，提高 企業(yè)檔案信息化水平，有效改善與創(chuàng)新檔案管理模式。目前一些企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作存在滯后的現(xiàn)象，企業(yè)重視經(jīng)營(yíng)發(fā)展，引進(jìn)科研管理型人 才，忽略了檔案信息化人才的引進(jìn)。缺乏檔案信息化人才，導(dǎo)致檔案管理 無(wú)法融人到企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的模式，檔案信息化管理水平較為滯后。

1.4檔案信息化管理建設(shè)水平受到限制

目前科學(xué)技術(shù)信息服務(wù)領(lǐng)域已經(jīng)全面展開(kāi)，檔案管理工作需要科技創(chuàng) 新，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的步伐。老套單一的檔案管理模式已經(jīng)被檔案管理系 統(tǒng)所替代，檔案信息如若不能實(shí)現(xiàn)資源共享，則不能為企業(yè)做好服務(wù)工作。 一些企業(yè)還未建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，未實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與其他各應(yīng)用 系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)對(duì)接，導(dǎo)致信息利用效率較低，檔案管理水平得不到進(jìn)步。

2優(yōu)化企業(yè)檔案的信息化建設(shè)對(duì)策

2.1深刻認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性

一直以來(lái)，檔案管理工作被片面定位在幕后工作上，對(duì)檔案工作缺乏 關(guān)注度，外加檔案管理工作缺乏明顯的工作成績(jī)，直接使得檔案管理工作 容易被忽視。在新形勢(shì)下，企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理工作引起重視，將其作為一 項(xiàng)長(zhǎng)期堅(jiān)持的艱巨工作，認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，意識(shí)到檔案管理對(duì) 企業(yè)合理的決策和企業(yè)的持續(xù)發(fā)展有著重要支撐輔助作用。因此，要求企業(yè)將檔案管理工作納人重點(diǎn)工作范疇，有序落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作，及時(shí) 發(fā)現(xiàn)其中的不足，并采取有效方法進(jìn)行防范和解決，保證檔案管理工作高 質(zhì)高效地開(kāi)展。不僅如此，檔案管理工作人員自身也要在日常工作中自覺(jué)做好崗位工作任務(wù)，嚴(yán)肅對(duì)待檔案管理工作中的各項(xiàng)細(xì)節(jié)工作，避免檔案 管理工作形式化。檔案管理部門(mén)可在實(shí)踐中采用微信公眾號(hào)等方式向大眾宣傳檔案管理工作的服務(wù)功能、社會(huì)效益等重要內(nèi)容，不定期結(jié)合檔案管理實(shí)際對(duì)檔案管理人員進(jìn)行針對(duì)性地系統(tǒng)培訓(xùn)，以提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力來(lái)支持檔案管理工作。另外，檔案管理人員應(yīng)將檔案管理意識(shí)深扎根，積極參與到檔案管理工作中，形成良好的檔案管理氛圍，為提高檔案管理工作水平提供保障。

2.2建立完善安全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

企業(yè)若想提高檔案信息化建設(shè)的有效性，并在檔案管理工作中發(fā)揮出 實(shí)際效用，增強(qiáng)檔案管理工作的質(zhì)量與效率，就需要加大投人力度，購(gòu)進(jìn)信息化建設(shè)所需的各種軟硬件，為檔案信息化建設(shè)提供充足的物質(zhì)資源。 基于此，企業(yè)需要建立安全的檔案管理網(wǎng)站，并將其分為面向內(nèi)部與面向公眾這兩種網(wǎng)站平臺(tái)，借此增加檔案管理工作的服務(wù)功能，借助網(wǎng)站為廣大用戶(hù)提供檔案信息資源服務(wù)，借此實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，促使檔案資源得到充分的利用。另外，要對(duì)檔案工作投人充足的資金，購(gòu)買(mǎi)計(jì)算機(jī)、 掃描儀等各種信息化設(shè)備，同時(shí)保證相關(guān)信息化設(shè)備的質(zhì)量，借此推進(jìn)檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。

2.3提高相關(guān)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平參差不齊，檔案管理提升工作的開(kāi)展較為緩慢，因此提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平迫在眉睫。針對(duì)提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平提出以下幾點(diǎn)建議：1. 加強(qiáng)管理人員的服務(wù)意識(shí)，在檔案管理的過(guò)程中要秉承以人為本，為人民服務(wù)的宗旨，提升服務(wù)態(tài)度，讓更多的員工相信檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。2. 針對(duì)檔案管理人員的聘用，應(yīng)該有一定的專(zhuān)業(yè)性，不隨便聘用一些不相關(guān)的人員管理檔案，確保檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素養(yǎng)。3. 為了企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展，檔案管理部門(mén)需要培養(yǎng)資深的管理人才，要對(duì)檔案管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，確保業(yè)務(wù)水平不斷提高。 此外還應(yīng)定期安排外出學(xué)習(xí)，去其他企業(yè)等進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，最大程度提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4. 根據(jù)檔案管理的工作內(nèi)容進(jìn)行定期考核，進(jìn)行評(píng)比獎(jiǎng)勵(lì)。這些建議的制定，都是為了提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，以保障企業(yè)檔案管理工作長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2.4加大檔案信息化建設(shè)軟硬件投人

如今，我國(guó)檔案信息化建設(shè)的水平存在明顯的差異，能夠推動(dòng)檔案信 息化的單位數(shù)量十分有限，而且并未形成規(guī)模化發(fā)展趨勢(shì)。企業(yè)必須高度重視檔案信息化建設(shè)，結(jié)合國(guó)家規(guī)定和要求選擇軟硬件設(shè)備，切實(shí)加強(qiáng)檔 案管理數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案網(wǎng)絡(luò)的科學(xué)化建設(shè)。對(duì)此，應(yīng)建立企業(yè)數(shù)字檔案管理體系，全面完成檔案管理系統(tǒng)的上線(xiàn)應(yīng)用。不斷優(yōu)化數(shù)字檔案館功能，深 化數(shù)字檔案館建設(shè)，做好檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，實(shí)現(xiàn)電子 文件和電子數(shù)據(jù)在線(xiàn)歸檔等等。相關(guān)部門(mén)需積極建立人才檔案及其他檔案的信息化建設(shè)機(jī)制，從而加強(qiáng)人員的管理意識(shí)，切實(shí)做好執(zhí)行工作，企業(yè)應(yīng)積極協(xié)調(diào)檔案信息化各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展，不斷提升檔案信息化水平，為企業(yè)信息共享創(chuàng)造有利條件。

3結(jié)束語(yǔ)

在全面推進(jìn)企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整和升級(jí)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的過(guò)程中，數(shù)據(jù)信息和檔案信息應(yīng)作為基礎(chǔ)。為了提高檔案管理的質(zhì)量和效率，滿(mǎn)足檔案管理現(xiàn)代化和智能化建設(shè)的需要，企業(yè)需要了解信息化建設(shè)的方向，提高自身檔案信息化水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化技術(shù)改革，促進(jìn)檔案管理效果 全面提高。

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