信息化背景下職業(yè)院校教學(xué)檔案管理研究

田宏

摘要：在信息化時(shí)代，職業(yè)院校檔案管理也在信息技術(shù)發(fā)展的影響下，正逐步向著信息化的方向發(fā)展。信息技術(shù)在職業(yè)院校檔案管理中的應(yīng)用，可以提高檔案管理的準(zhǔn)確性。推進(jìn)職業(yè)院校檔案信息化工程，要努力爭(zhēng)取高校領(lǐng)導(dǎo)支持，加大資源投入，完善檔案信息管理制度，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍構(gòu)成。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校;檔案管理;信息化;研究探討

中圖分類號(hào)：G4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言：職業(yè)院校是培養(yǎng)專業(yè)人才的重要基地，不僅肩負(fù)著培養(yǎng)人才和開展各項(xiàng)教育教學(xué)活動(dòng)的重要職責(zé)，還特別注重檔案管理工作。在檔案管理過程中，要不斷創(chuàng)新管理方式，利用信息化檔案管理技術(shù)，更有效地實(shí)施各項(xiàng)檔案管理工作，與時(shí)俱進(jìn)滿足檔案充分展示的需求，推進(jìn)職業(yè)院校的快速發(fā)展。

1職業(yè)院校檔案信息化管理的必要性

1.1職業(yè)院校信息系統(tǒng)申請(qǐng)?zhí)岢龅囊?/p>

在當(dāng)今科技高速發(fā)展的環(huán)境下，職業(yè)院校在教學(xué)教育教學(xué)活動(dòng)和工作過程中，不僅運(yùn)用了許多現(xiàn)代信息技術(shù)，而且建設(shè)了許多信息化教學(xué)系統(tǒng)和教學(xué)平臺(tái)。由于這種環(huán)境，大學(xué)內(nèi)的其他工作也必須在發(fā)展過程中發(fā)生變化。使用信息系統(tǒng)輸入和存儲(chǔ)各種重要數(shù)據(jù)信息變得非常方便。對(duì)此，檔案管理人員在實(shí)施檔案管理的過程中也應(yīng)實(shí)行系統(tǒng)化管理，只有這樣才能保證檔案管理的效率。

1.2發(fā)現(xiàn)檔案價(jià)值引發(fā)的需求

職業(yè)院校檔案管理不再是所有檔案的集中管理，信息化時(shí)代背景下的要重視檔案管理信息的有效利用。現(xiàn)有的紙質(zhì)文檔管理在使用文檔信息的過程中存在不便的功能。借此，檔案用戶可以通過系統(tǒng)快速方便地搜索、檢索、獲取必要的檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用和有效開發(fā)。可見，職業(yè)院校實(shí)施檔案信息管理既是發(fā)現(xiàn)檔案價(jià)值的需要，也是發(fā)現(xiàn)檔案價(jià)值的要求。

2信息化背景下職業(yè)院校教學(xué)檔案理管理信息化研究戰(zhàn)略

為提高職業(yè)院校檔案管理過程中的管理效率，保證檔案的充分利用，在實(shí)際管理中，需要轉(zhuǎn)變管理方式，采用信息化管理方式來保障檔案管理安全有效性，符合社會(huì)發(fā)展的潮流。

2.1提高檔案信息化管理意識(shí)

意識(shí)是行動(dòng)的向?qū)В?dāng)有一定的意識(shí)時(shí)，就引導(dǎo)人的行動(dòng)，使行動(dòng)和意識(shí)統(tǒng)一起來。面對(duì)意識(shí)的重要性，高職院校要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化目標(biāo)，首先要樹立檔案管理信息化意識(shí)。在樹立檔案管理信息化意識(shí)時(shí)，高職院校領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，要深刻認(rèn)識(shí)檔案信息管理的重要性，了解目前高校實(shí)施的檔案信息管理存在的問題，進(jìn)而要采取行動(dòng)。通過會(huì)議等方式，共同探討檔案管理信息化工作，為推進(jìn)這項(xiàng)工作提供更多資金和設(shè)備等支持。同時(shí)，高職院校要通過選拔優(yōu)秀檔案管理人才、接受檔案管理信息化教學(xué)等方式，加快推進(jìn)檔案管理信息化工作，讓這些人員通過親身體驗(yàn)了解檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)，鼓勵(lì)更多的員工有這種工作意識(shí)。

2.2建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)

系統(tǒng)的存在很重要，一個(gè)完善的系統(tǒng)可以為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)提供基礎(chǔ)，所以一個(gè)高校要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，就必須從系統(tǒng)做起。在制度建設(shè)的過程中，可以從檔案管理的責(zé)任制入手，要明確制作電子檔案的責(zé)任，讓每個(gè)工作人員都明白自己工作的重要性，把自己的工作搞清楚。首先，檔案管理負(fù)責(zé)人員在創(chuàng)建檔案的過程中，可以保證信息的真實(shí)有效。其次，要有嚴(yán)格的監(jiān)督制度，管理員保存檔案信息后，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得借閱，也可以登錄并監(jiān)控文件系統(tǒng)。最后，需要建立完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制。雖然檔案信息管理的大部分工作都在信息系統(tǒng)中進(jìn)行，但仍然與員工有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系。因此，為防止員工在信息化過程中迷失方向，應(yīng)建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)能在工作場(chǎng)所找到自己的位置并有效履行職責(zé)的人給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)疏忽職守的人予以懲罰。明確的獎(jiǎng)懲制度，可以激發(fā)檔案管理者的積極性，保證檔案管理信息化的順利實(shí)施。

2.3創(chuàng)新檔案管理技術(shù)

檔案管理技術(shù)在高職院校檔案管理中非常重要，管理技術(shù)的信息化水平對(duì)檔案管理的執(zhí)行效率有一定的影響。實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)需要檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新。加密技術(shù)和數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)對(duì)于管理檔案信息是非常必要的。加密技術(shù)是電子商務(wù)中最常用的安全和保密措施，作為主要的安全和保密措施。使用技術(shù)手段將敏感數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為加密傳輸，然后在到達(dá)目的地后使用相同或不同的手段對(duì)其進(jìn)行恢復(fù)解密。檔案管理人員可以利用加密技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行加密，使其不可讀，然后將密碼報(bào)告給相關(guān)閱讀者，以保證文件的安全。數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)是通過減少數(shù)據(jù)量來減少存儲(chǔ)空間，提高傳輸、存儲(chǔ)和處理效率，或按照特定算法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行重組，在不丟失有用信息的情況下減少數(shù)據(jù)重復(fù)和存儲(chǔ)的技術(shù)手段。檔案管理員可以對(duì)不同的檔案進(jìn)行分類和壓縮，以方便日后檢索，同時(shí)減少檔案占用的空間。

2.4整合現(xiàn)有信息平臺(tái)

在實(shí)施高職院校檔案管理的過程中，采用了一些信息化手段，建立了多信息化平臺(tái)。檔案存儲(chǔ)在信息平臺(tái)的影響下有些混亂，每個(gè)平臺(tái)都有一些檔案。這種管理檔案信息的方法有些混亂，增加了搜索檔案信息的不便。面對(duì)這種情況，高校在檔案信息管理過程中需要整合現(xiàn)有的信息平臺(tái)。在綜合信息平臺(tái)中，要深入分析各個(gè)平臺(tái)的功能和作用，準(zhǔn)確把握實(shí)際情況，并在此基礎(chǔ)上梳理各個(gè)平臺(tái)之間的關(guān)系并找出規(guī)律。然后整合平臺(tái)，將多個(gè)平臺(tái)整合為一個(gè)完整的平臺(tái)，需要將較小平臺(tái)上的檔案內(nèi)容組合在一起，然后將檔案按照不同的類別統(tǒng)一分類存儲(chǔ)。此外，為方便檔案信息的共享和利用，建立了數(shù)據(jù)交換接口，方便各平臺(tái)檔案信息的自動(dòng)傳輸，有效提高檔案信息管理效率，確保檔案信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

結(jié)語(yǔ)：當(dāng)信息化背景下，高校檔案管理正朝著信息化方向發(fā)展，利用網(wǎng)絡(luò)資源實(shí)現(xiàn)信息資源共享對(duì)提高高校檔案管理水平具有重要意義。但當(dāng)前高校檔案管理存在保管人思想滯后、檔案管理效率低下、相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施不足、資源共享不足等問題。因此，優(yōu)化高校檔案管理模式，促進(jìn)高校檔案管理數(shù)字化，需要采取有效的行動(dòng)來提高記錄保存管理的質(zhì)量，幫助職業(yè)院校檔案管理更好地適應(yīng)社會(huì)不斷變化的需求。

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