一次專家約稿成功案例的幾點啟示

王銀平

(武漢暴雨研究所 《暴雨災害》編輯部，湖北 武漢 430205)

在當前相同或相近學科科技期刊稿源競爭越來越激烈的辦刊大環境下，約稿已成為大多數科技期刊的一種常態化組稿工作手段。在約稿工作實踐中，約什么稿、向誰約并不是問題，但如何說動專家并將稿件順利約到手才是值得深思和探討的問題[1]。若是向普通作者約寫能夠符合期刊發表要求的一般性稿件并不難，但要向業內知名專家學者約到能夠擴大期刊影響且學術質量較高的稿件則并非易事。很多專家往往都有幾家固定的投稿刊物，或是國外SCI刊物，或是國內某些大刊名刊，他們對于一般性刊物的約稿請求多會毫不客氣地拒絕[2]。這種窘況的出現，除了與刊物本身的影響力不夠大、知名度不夠高等客觀因素有關之外，也與編輯的眼界、學識、情感投入和語言表達等因素有關。針對專家約稿問題，已有大量文獻從不同維度、不同層面進行了廣泛探討[3-9]，其研究結果雖然具有一定的指導性，但多是一些觀念性、原則性論述，難以在約稿實踐中靈活運用。

本文基于專家約稿是大多數科技期刊的一種常態化組稿工作現狀，以《暴雨災害》雜志一次成功的專家約稿為例，歸納出提高專家約稿成功率的幾點啟示和相關工作要點，以期為提高科技期刊稿源質量及其學術影響力和核心競爭力提供參考。

1 專家約稿案例簡介

2019年是新中國成立70周年，為了全面回顧和梳理我國暴雨科學研究進展、充分展示新中國成立以來在暴雨研究中取得的豐碩成果，根據《暴雨災害》年度出版計劃，本刊編輯部擬在當年下半年出版一期“紀念新中國成立70周年《暴雨災害》專刊”(以下簡稱“專刊”)，“專刊”稿件均是通過專家約稿獲取。為了保證“專刊”出版質量，編輯部對約稿內容、約稿對象、約稿完成時間節點等細節進行了多次討論和周密部署，并將具體約稿任務(篇數)落實到人。經過編輯部同人各盡所能、共同努力，“專刊”在當年10月底順利出版。

“專刊”中，有一篇綜述論文是筆者向中國科學院大氣物理研究所已退休知名學者趙思雄研究員(以下尊稱趙老師)約來的。考慮到趙老師退休前長期從事災害性天氣和中尺度氣象學研究，且著述頗豐，對國內暴雨研究集大成者及其重要成果或貢獻較為熟悉，完成這篇約稿應該不成問題。編輯部針對趙老師最初確定的約稿選題是回顧介紹新中國成立以來我國暴雨研究的代表人物及其主要研究成果或重大貢獻。然而，趙老師婉拒了編輯部給他確定的選題，當時筆者并未放棄繼續向他約稿，并與之幾經磋商、交流，最終成功約到一篇題為“我國暴雨機理與預報研究進展及其相關問題思考”的綜述論文[10]。此文刊發之后，很快就受到了國內眾多暴雨研究專家和各級氣象臺站預報員的關注，其當年《暴雨災害》編輯部網站點擊下載量就超過1000人次。筆者通過對這次專家約稿策劃與落實過程中的有關細節問題的剖析，得到幾點啟示。

2 約稿案例的幾點啟示

2.1 切實做好約稿策劃

王立名[11]將約稿詮釋為依據期刊的學科方向和選題計劃，約請合適的作者就預訂的題目寫稿。筆者認為，根據期刊對所約稿件的選題和內容的要求，約稿分為專題性約稿和寬泛性約稿，前者對約稿的選題和內容有一定的或嚴格的限定；后者則不作限定，只要稿件符合辦刊宗旨，均可考慮接納。約稿策劃是指科技期刊在約稿前圍繞約稿選題針對找誰約、由誰約、怎么約等環節所作出的周密謀劃。約稿策劃的核心是保證約稿的學術質量，一旦確定了約稿選題(寬泛性約稿除外)，找誰約就成為關鍵環節，實質上約稿就是約人，只有找對了人，才能約到稿，并確保約稿具有較高質量。如，本刊之所以能約到趙老師的稿件，就是因為此前已了解到他是一位治學嚴謹、精于學術、認真細致、講求信用、雷厲風行、性格隨和的學者，只要他答應了的事，他就一定會盡職盡責、全力以赴。

嚴格地說，約稿不是個人行為，約什么稿、找誰約、由誰約是期刊主編或編輯部主任考慮的問題，至于怎么約才是承擔約稿任務的責任編輯需要重點考慮的問題，約稿策劃只有體現這種明確分工、各司其責，才能取得事半功倍的效果。如，“專刊”約稿的選題內容、撰寫專家、承辦編輯都是編輯部通盤考慮后確定的，具體怎么約則由承辦編輯去抓落實，這也是“專刊”得以在當年10月底順利出版的基礎。

2.2 量身定制約稿函

約稿函是專家決定是否答應科技期刊的約稿請求并承諾供稿的依據。擬定全面、詳細又飽含深情的約稿函對成功約稿有很大的促進作用[12]。關于約稿函的內容，王靜等[3]認為，首先要表達編輯對作者學術思想和研究方向的了解、興趣和推崇；其次，結合約稿人特長重點進行選題推介，信末表達期待之情；此外，約稿函應專人專信，以示重視、親切和真誠之意。筆者在專家約稿函的寫作中，也做到了“專人專信”“量身定制”。例如，編輯部在將“專刊”約稿任務分派到人的同時，向每位承擔約稿任務的編輯都提供了統一格式的約稿函。此約稿函主要包括約稿事由、參考選題、約稿要求、鄭重承諾等內容，但筆者根據自己需要聯系的每位邀約專家及其稿件選題，對統一格式的約稿函進行了“量身定制”式完善，實行專人專函。針對趙老師完善后的約稿函，主要從兩方面進行了細化: 1) 給出供參考的約稿題名。按照最初的約稿計劃，編輯部希望他寫一篇綜述回顧介紹新中國成立以來我國暴雨研究的代表人物及其主要研究成果或重大貢獻。據此，筆者在約稿函中對約稿選題做了具體化，并提出兩個供參考的題名，即“我國現代暴雨基礎與應用研究的奠基人”和“對我國現代暴雨研究作出重大貢獻的代表人物”。2) 增加一條關于約稿最低稿酬的“承諾”(征得了編輯部負責人同意)。統一的約稿函中的“承諾”只有兩條，未涉及稿酬問題，雖然大多數專家學者并不看重稿酬，但為了表示對約稿專家的尊重和誠意，承諾最低稿酬還是有必要的，至少能讓約稿專家知道自己的付出能得到多少回報，盡管承諾的最低稿酬不足以回報專家撰稿的實際付出。

2.3 代擬約稿寫作提綱

在專家約稿過程中，如何確保約稿質量、如何確保約稿符合選題要求、如何確保約稿在規定時間內提交，都是令責任編輯感到非常揪心的問題，因為即便是專家約稿，最終也需經過同行評議后才能發表，如果同行評議結論是“不宜發表”，這將是承擔約稿的責任編輯最不愿看到的結果。為了避免出現這一結果，最有效的辦法無疑是事先盡量為專家代擬約稿寫作提綱。

代擬專家約稿寫作提綱是保證約稿內容質量、規范約稿寫作形式的一項重要舉措，一方面可以約束約稿內容，使之不偏離主題；另一方面，可為專家節省撰稿時間。可能會有編輯同行不以為然，認為代擬約稿寫作提綱純屬多此一舉，且有“充能”之嫌。但筆者在專家約稿實踐中注意到，專家對責任編輯代擬約稿寫作提綱還是非常歡迎的，有直接采納的，有部分采納的，也有不采納的。但無論專家是否采納，責任編輯在向專家約稿時為其代擬寫作提綱都將是有益的選擇。代擬專家約稿寫作提綱對責任編輯的學術素養、專業知識、邏輯思維和語言凝練能力都是考驗，提綱不僅要符合約稿的總體要求，還要具有一定的學術含量和可操作性。

例如，筆者根據趙老師約稿最初的選題內容及其主旨，以“我國現代暴雨基礎與應用研究的奠基人”為題，代為草擬了寫作提綱。雖然趙老師最終未采納筆者擬定的題名和約稿撰寫提綱，但并不意味筆者前期的思考和策劃工作都做了無用功，恰恰是這些工作讓趙老師看到一個編輯對待此事認真負責的態度和積極出謀劃策的參與意識而被感動，哪怕重新選題，也要履約滿足筆者的約稿請求。

2.4 恰當表達約稿意愿

以何種方式向專家表達約稿意愿是責任編輯在做好約稿策劃、擬好約稿函、代擬好約稿寫作提綱之后必然面臨的問題。針對不同約稿對象(邀約專家)，該以何種方式向其開口談及約稿這件事，有多種選擇: 既可登門面談，也可打電話或發電子郵件，還可先發電子郵件再打電話。筆者向趙老師開口談及約稿一事通過電子郵件與他聯系，之所以選擇發電子郵件，筆者是經過了認真考慮的: 一是電子郵件相對于打電話口語化表述顯得更正式、更慎重；二是電子郵件更適合用書面語言表述，也更容易將事情的來龍去脈陳述清楚；三是可以避免打電話時話不投機引起雙方或一方語塞而尷尬。

選擇以何種方式向專家表達約稿意愿固然重要，但如何將約稿意愿變成得體而又有人情味的語言文字更重要。總之，寫好第一封郵件或打好第一個電話是確保向專家成功約稿很關鍵的一步。例如，筆者就“專刊”約稿給趙老師的第一封電子郵件見圖1。

圖1 向專家約稿的第一封電子郵件寫作范例

這封郵件雖然僅用了160多字，筆者此前卻反復斟酌修改多次。其內容安排是: 先作自我介紹，直言有事相求；然后，簡要告知所求之事的背景及具體內容；末尾表達期待之情，并附祝愿。這封郵件寫的算不上精彩，但筆者試圖做到主題明確、言辭懇切、謙和有禮。其效果還是不錯的，趙老師不僅很快給予了回復，還表示愿意為所求之事助一臂之力。

2.5 妥善處置“意外”情況

編輯在向約稿專家表達約稿意愿之后，就要細致考慮如何跟進抓落實。抓落實的關鍵是運用編輯自身的智慧和技能將約稿意愿轉化為既得體又感人的語言表達，以求給專家留下好印象，讓專家欣然接受約稿。從向約稿專家表達約稿意愿到專家欣然接受約稿的過程往往不大可能“一帆風順”，難免會出現一些“意外”情況。面對“意外”，編輯只有妥善處置才有可能實現成功約稿，可從以下方面做好應對。

首先，要有約稿不順利或不成功的心理準備。約稿尤其是向業內知名專家或著名學者約稿，編輯往往是有求于人，一般都處于被動地位，不掌握主動權。因此，約稿不順甚至不成功都是很正常的事情，只有認識到了這一點，即便約稿受阻，也能心平氣和地對待，不至于心情沮喪或怨天尤人，事后也才能好好總結失利原因，以便下次找機會再約。

其次，對約稿中可能出現的“意外”事先要有充分的估計。有些“意外”，如專家由于工作、身體等方面的原因直接拒絕或婉言謝絕約稿，或推薦他人應約，或變更約稿選題，或難以按期交付約稿，或交付的約稿學術質量差強人意等情形，在專家約稿中出現幾率較大，對此類“意外”，編輯特別是經常對外約稿的編輯不會覺得多么“意外”，如果事先有充分的估計，即使遇到其中某些“意外”，也不會手忙腳亂、一籌莫展。

再次，要有應對“意外”的有效辦法。在對約稿中可能出現的“意外”作出充分估計的同時，最好還要有應對預案。有了預案，在面對“意外”時，處置起來就會游刃有余，并使約稿得以繼續，直至成功。如果出現的“意外”未在預案之列，編輯也沒必要心慌意亂、放任不管，要迅速開動腦筋，積極思考對策，在第一時間拿出有效辦法，化“被動”為“主動”，妥善加以處置。例如，趙老師看過筆者發給他的第一封郵件之后，回復明確表示難以完成編輯部為其預設的約稿選題，即寫一篇回顧介紹新中國成立以來我國暴雨研究的代表人物及其主要研究成果或重大貢獻的文章，對此“意外”，已在筆者意料之中，因為在編輯部策劃讓趙老師寫暴雨研究代表人物時，筆者就覺得不好寫，寫誰不寫誰、寫幾位很難確定，處理不好，還容易起爭議。接著，筆者給趙老師寫了第二封郵件，一是對他的“難處”表示理解，二是建議他轉寫“暴雨研究進展”綜述，并提出避免該綜述與以往同類綜述雷同的兩個思路，即限定暴雨類型或范圍和限定暴雨研究方向，同時各給出兩個約稿題名供他參考。圍繞這幾個題名，我們幾經磋商修改后才逐漸達成共識。待題名確定之時，趙老師立即表示著手準備、開始寫作，并在當年7月底之前向編輯部交稿。至此，此次約稿任務基本落實。可見，積極的應對態度和有效的應對辦法是妥善處置專家約稿中“意外”情況的前提。

3 專家約稿工作要點

對大多數科技期刊而言，專家約稿仍然是當前或未來一段時間一種常態化的組稿工作。為了提高專家約稿成功率，對上文歸納的五點啟示進行再凝練，提出需重點把握的幾個要點:

3.1 在約稿策劃上動腦筋

約什么稿、何時約、向誰約、怎么約，這都是專家約稿前應當縝密思考、細致謀劃的問題，尤其是對約稿難度要有充分估計，針對可能出現的約稿不順要提前制訂預案和對策，一旦遭遇不順，便可及時調整思路和策略，決不輕言放棄。

3.2 在運作細節上下功夫

專家約稿成功率往往取決于對約稿運作細微末節考慮是否周全、功課是否做足，如約稿函的字斟句酌、約稿選題范圍的細化、約稿寫作提綱的代擬、與專家磋商溝通方式的選擇、約稿過程中“意外”情況的化解等，都是值得關注和做實的細節。

3.3 在情感投入上求突破

中國社會畢竟是一個人情味很濃的社會，編輯要想約到專家的高質量稿件，就必須付出真情實感，感情真誠不僅是人際交往的基本準則，也能反映編輯的工作態度和責任心，編輯只有在感情上打動專家，給專家留下工作認真負責且富有人情味的好印象，約稿成功才有較大把握。

3.4 在語言表達上見實效

無論是約稿細節的謀劃，還是從情感上打動專家，都需要編輯具有較強的語言組織能力，專家只有從編輯的話語之中或字里行間真切感受到了編輯的專業素養、工作態度、敬業精神和真情實感，才有可能答應編輯的約稿請求。