教學質量評估與高校教學檔案整合管理策略

文/許昌學院 張青 尚世宇

一、教學質量評估與高校教學檔案建設

為確保高等教育本科教學質量的有效度，教育部頂層設計中國特色“五位一體”評估制度，建立“主體多元、形式多樣、內外結合”的高等教育質量監測與評估機制，許多高校面臨著國際標準的專業認證、國家級本科教學審核評估、高等教育質量監測數據采集以及按照教育部要求各省教育廳開展的專業評估等形式教學質量監測評估，同時，還包括校內周期性的內部教學水平和質量專項評估。

高校教學檔案主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。具有來源的相對分散性、內容豐富性與交叉性、形成過程的周期性、種類的多樣性及成套性、現實服務性等特征。高校教學檔案全面展現學校的辦學方針、教學特色、教學質量和綜合水平，是教學評估各項觀測指標的重要支撐。教學檔案的管理水平直接影響各種監測評估的準確性和客觀性。

二、適應多樣教學質量評估的高校教學檔案建設要點

國內大部分高校會在同一段時間內經歷多種教學質量監測評估，例如：某一專業在準備工程教育專業認證的同時，面臨省內對本專業開展的專業評估，期間學校又處在國家教育教學審核評估階段，還有每年的10月常規性的高等教育質量監測數據采集。每一類評估都要提供相應的教學檔案資料做佐證，且佐證材料的結構又不盡相同，面臨如此境況，如何高效率地提供有針對性的、準確而真實的教學檔案佐證材料，成為首要考慮的問題。基于問題導向，提出以下高校教學檔案建設要點：

（一）完善教學檔案管理制度，落實三層分級，明確規范標準，加強執行督導。目前，大部分高校教學管理實行教務處（校級）—教務辦公室或教學秘書（院級）—基層教學組織（系室級）的三級管理。為保障教學檔案建設的體系化，教學檔案管理也應積極落實三級制度建設，以制度將具有分散性的教學檔案納入同一管理體系中。1.在國家層面，依據教育部2020年12月對“咨詢高校檔案管理工作規范”的反饋內容，《高等學校檔案管理辦法》(教育部令第27號)已于2019年啟動修訂工作，在《中華人民共和國檔案法》出臺后完成修訂并適時發布，為各高校教學檔案管理制度提供政策和法律依據。2.在學校層面，要適時適勢的修訂教學檔案管理制度，具體落實管理職責，并明確規范標準，切實的為二級學院制定教學檔案管理細則提供導向和依據。3.在院系層面，及時制定符合學校制度精神的管理細則或工作指南，在權力逐級下放的高校教學管理大背景下，打破檔案管理僅停留于院級層面的壁壘，強化系、室等基層教學組織的檔案管理意識，創新檔案管理方式和方法，積極落實教學檔案的標準化、規范化管理。同時，做好教學檔案建設的專項檢查和督導，加強制度執行力。

（二）重視教學檔案形成階段的信息收集工作，始于載體選擇，終于數據審核。教學檔案的形成階段主要工作即是通過某一形式的載體完成教學活動信息和數據的收集，這個載體的選擇和使用是該階段工作的要點，關系著教學檔案的源頭質量。現以畢業設計（論文）檔案管理為例，呈現載體的選擇和使用，如表1所示。

表1 土木工程學院畢業設計（論文）檔案形成階段載體選擇和使用

各類評估雖有側重，但也有共性，在“畢業設計（論文）選題登記表”和“畢業設計（論文）成績匯總表”中要覆蓋多維信息，才能使該表的利用價值提升。在檔案形成階段以電子表格收集信息較為便利，基于此特點，在信息化大背景下，利用畢業設計（論文）數據平臺，規范畢業設計（論文）指導過程的同時也可獲得信息采集、利用和統計。

教學檔案形成階段的另一工作要點，是通過多次多級的數據審核確保信息采集真實、準確。以畢業設計（論文）信息統計為例，各位指導教師填報數據，要對填報的數據負責，系、教研室要對本專業匯總的信息審核，院系確保提交到教務處的信息準確。基于信息化的發展，很多高校以采用網上申報管理的方式來采集畢業設計（論文）信息，那么以上審核環節在各窗口角色中得以體現，其完整性、及時性、準確性就有了更大的保障。因此，充分利用高校教學檔案信息化是提高高校教學檔案管理效率的有效途徑，也是建設的主要方向。

（三）優化教學檔案整理階段的分類管理工作，科學分類，統籌管理。在教學檔案的整理階段，按照歸檔范圍、建立合適的類目，做好分類工作，是高校教學檔案建設的重要內容。要想在多樣教學質量評估中高效率完成檔案支撐工作，首先，要分析各類評估的評估重點、標準、要求，熟悉各類評估支撐材料的分類和框架，分析異同、總結規律。其次，以學校要求的常規教學檔案歸檔范圍和類目為基礎，結合評估的特殊要求，建立較為系統的教學檔案類目。這里的系統體現在既能在日常滿足常規教學檔案建設的需要，又能在各類評估中，快速完成支撐材料的收集、編撰工作。同時，又符合高校教學檔案管理相關制度、文件的要求。

教學檔案整理階段的組織要貫徹高校教學管理的三級管理的體系，其中二級院系在管理體系中起中控作用。由于多數檔案原始記錄保存于院系，并提供數據給學校教務處，所以高校教學檔案的管理質量很大程度上取決于院系層面的教學檔案管理質量。因此，二級學院的教學檔案管理是適應多樣教學質量評估的高校教學檔案建設關鍵環節。

（四）強化教學檔案應用階段的調閱與數據分析工作，提高效率，體現價值。現實服務性是高校教學檔案的特點，教學質量評估和監測是服務對象之一。教學檔案形成、整理階段工作做得扎實，才能夠實現應用階段的價值。在應用階段有兩個關鍵詞——調閱和分析。首先，適應多樣教學質量評估的高校教學檔案類目是以學校常規教學活動為基礎制定的存檔范圍和類目，不以任何一種教學質量評估支撐材料的框架為類目，只需在開展評估或監測時根據需求從各個模塊中調閱相應的資料，進行整理分析，組卷編目即可。在這個過程中要想提高效率，重點在于編制一個能夠適應多樣教學質量評估的教學檔案目錄，便于提取調閱。其次，要實現其價值，一方面是對原始教學檔案的調閱，另一方面是能夠且便于進行信息和數據的分析，拓展便捷、準確的分析工具和路徑，教學檔案的數字化建設可提供支持。2021年河南省專業評估對數據采集平臺進行升級，實現了可視化分析，為各大高校提供更有價值的信息，就是教學檔案深入應用的實例之一。

三、高校教學檔案整合管理策略

（一）“來源原則”與“事由原則”相結合。“來源原則”即按照文件的形成機構劃分和管理檔案。“事由原則”即按文件內容涉及的問題整理檔案。“事由原則”是在“來源原則”前提下的檔案整理原則。如：若二級學院為立檔單位，在歸檔范圍中“有關上一級教學工作的文件”進行歸檔整理時，按照“來源原則”，該類目下要整理保存來自學校教務處或更高一級的教學發文文件；按照“事由原則”要對這些文件按照問題或內容分類后按文件形成的先后順序排列整理。在正常的教學運行中產生的檔案，大部分按照教務處內部設置的職能機構對檔案進行分類，執行的即是“來源原則”，例如：轉專業學生檔案由學籍學位科管理，二級學院建檔類目可設為學籍學位類，下設最低一級類目中，即可按照“學年—學期—轉專業”進行設置，當然學籍學位類目下，也會按照問題進行分類“屆—畢業資格—學位授予”“學年—學期—延長修業年限”等，執行的即是“事由原則”。

若要使高校教學檔案能夠適應多樣教學質量評估的需要，在建立教學檔案類目體系時，就要遵循“來源原則”與“事由原則”相結合的整合原則，基于“來源”可以在評估監測活動中調取檔案時快速圈定目標范圍，基于“事由”可以快速了解某一問題的發展全貌。

（二）多維兼顧。“多維兼顧”既要兼顧常規教學管理維度，又要兼顧到多種類型評估監測維度，不能顧此失彼，要多維度考慮，并兼顧主次。常規教學管理是常態化的，而教學質量評估監測是階段性的，日常教學檔案管理是對教學活動痕跡的保留，而教學質量評估監測的檔案管理是對教學質量水平的佐證。多維度考慮就是要求盡量擴大教學檔案的覆蓋面，特別是各種類型的教學質量評估監測中涉及的問題，這些問題和內容與教學質量水平緊密相關。兼顧主次，就是要求不要因階段性的教學質量評估監測而打亂了常規教學檔案管理體系，體系要具有穩定性、系統性，任何一種類型的教學質量評估監測所需要的檔案體系都無法代替整個教學活動的全過程。

（三）多元整合。“多元整合”即要整合高校教學檔案管理過程中多個關鍵元素或個體，建立聯系，找尋相互影響的關系，促進整個管理系統的形成和有效運行。這里的關鍵元素或個體整合包含：制度整合、人員整合、技術整合、資源整合。高校教學檔案管理相關制度要自上而下形成體系，上一級的制度為下一級的具體工作提供政策支持和導向，下一級的制度在符合上級制度的基礎上，要為上一級的制度提供補充和執行細則，且標準一致，并行不悖。各層級教學檔案管理的人員職責明確，設專人負責，要想達到“1+1＞2”的管理效能，各層級的教學檔案管理人員在職責上要相互區分，在關系上要相互協作。技術整合即是在教學檔案管理中要根據學校或院系的現實條件，盡量采用信息化、數字化等多技術手段來提高管理效率。高校教學活動是在高校多個職能部門共同的協作下完成的，因此教學檔案還具備與其他檔案交叉的特點，如：師資檔案很多來源于人事處的管理，學生檔案又涉及學生處。資源信息的共享在這個時候就尤為重要，且要考慮到數據的來源的唯一性，多次多部門統計會造成數據多源而不唯一，影響教學檔案的準確性。

（四）集成式管理。集成式管理，主要是通過多種方式對相關信息資源進行綜合運用，以此來實現資源要素的整合及集成。集成式管理得益于信息化技術的快速發展，大多數高校使用的“OA辦公系統”“教學管理系統”就是集成化管理平臺。采用集成式管理平臺大大提高了部分教學檔案的標準化程度，但因對其開發利用的還太少，不能徹底實現教學檔案集成式管理。因此，在高校教學檔案整合管理中，利用集成式的管理平臺是一種手段和工具，更重要的是樹立集成式管理觀念，滲透于教學檔案建設的各個階段和環節，強化教學檔案綜合運用，以提高管理效率，實現資源優化配置。

四、結語

總之，高等教育質量的發展需要高校內部提供高質量的支持活動，這些活動重視質量的維持，以質量資源為中心開展，整合建立適應多樣教學質量評估的高校教學檔案體系是優化質量信息資源的有效途徑。各高校的教學運行及管理實踐不盡相同，需要根據國家最新的相關政策法規，因地制宜，做好高校教學檔案建設工作。