談如何提升辦會能力
——以國家開放大學教學業務研討會為例

文/國家開放大學 田園

隨著社會經濟的快速發展，高校、企事業等單位的內部交流和外部聯系更加密切，會務工作面臨著新的任務和挑戰。如何提供高質量、低成本的會務服務，科學有效地開展會務工作，是會議的組織者和承辦者需要思考的問題。本文以國家開放大學教學業務研討會為例，針對會務工作的具體環節，對如何提升辦會能力提出一些思考和建議。

一、國家開放大學教學業務研討會的特點

會議是指有組織、有領導地商議事情的集會，是一種目的性強、組織有序、以口頭交流為主要方式的群體性多向溝通活動。學校會議的類別，按照會議規模可以分為大型會議、中型會議、小型會議；按照會議內容可分為：行政管理會議、黨代會、教代會以及教學相關會議，如學術研討會等。

（一）國家開放大學是以現代信息技術為支撐、以“互聯網+”為特征，面向全國開展學歷、非學歷教育的新型高校。按照“兩級統籌、四級辦學”體制運行，即按國家、省（區、市）、市(地、州、盟)、縣(區、市、旗)分級辦學。辦學體系立體覆蓋全國城鄉，由總部、45個省級分部、14個行業學院、4000多個學習中心共同組成，國家開放大學的教學業務不同于普通高校，主要依托辦學體系，因而其教學業務研討會有其特殊性。

（二）大學教學研討會特點。國家開放大學教學業務研討會是由總部教學科研部門主辦，各分部相關教學部門負責人及相關專業教師參加的會議，是總部教師與分部教師進行經驗交流與分享、教育教學改革研究、學術研討等的重要方式之一，共同為提升開放大學的教育教學質量努力。因而，其教學業務研討會不同于普通高校的教學相關會議，具有參與者覆蓋地域廣，會議目的性強，與會者參與度高等特點。

舉辦一場會議，會務工作總體可分為會前籌備、會中執行、會后整理三部曲，有相關規定可參考，但這些規定大多原則性較強，比較籠統，具體實踐中每個會議都各有特點，遇到的問題各異，往往需要具體問題具體分析。針對國家開放大學教學業務研討會的特點，在會務工作三部曲的實操中可以總結出一些共性方法來提升辦會能力，實現高質量辦會。

二、會前籌備：未雨綢繆，有備無患

會前籌備是會務工作的基礎和前提，其中核心是制定會議方案，它是整場會議的“劇本”，對會議主題、會議意義、會議內容、會議時間、會議地點、注意事項、經費預算等做出明確規定。接下來是根據會議方案擬定會議通知，會議通知需要簡潔易懂，突出重點，即寫清楚4W：What——會議主題；Who——參會人員；Where——會議地點；When——會議時間。之后開始著手實施會前的準備工作：發放會議通知、統計參會人員情況與會場敲定會議細節等。會前籌備思考得周全一些，會議成功就有了保障，才能做到有備無患。

（一）會議地點選擇要權衡。會議地點包括兩個方面——城市和酒店。國家開放大學教學業務研討會的參會人員覆蓋地域廣，城市的選擇首先要考慮的是便捷性，即在全國范圍內交通方便的，最好是火車或飛機直達的；其次要考慮與會議主題是否貼合，例如，召開行政管理專業集中教研活動，可以選擇行政管理專業招生量多的地方，比如廣東；召開“教師協同成長”項目研討活動，可以選擇師資力量相對薄弱的地區。酒店的選擇要綜合考慮環境和設施，不能太偏也不能太吵，最好是能兼顧住宿和會議室需求，既有大會議室又含3～4個小會議室方便開展小組討論。酒店的選擇可以參考既往辦會的經驗，建議不晚于開會前一個月確定，以留有充足的時間與酒店溝通。

（二）參會人員信息統計要細致。參會人員情況決定了會議規模，進而關系到住宿、會議室選擇、餐飲等會務細節。因此，參會人員信息的收集方式、報名截止時間的選擇都十分重要。現在有很多信息化方式統計參會人員報名信息，比如公眾號、官網報名、郵箱等。國家開放大學是體系辦學，雖然其教學業務研討會的參會教師覆蓋全國，但仍然是體系內的會議，不對外開放，所以通常更傾向于采用傳統方式，即發放的會議通知里附上會議回執，參會人員通過郵件的方式反饋會議回執報名參加。報名截止時間建議不晚于會議日期前一周。

會議回執的設計十分關鍵，它是會務人員統計參會人員信息的重要依據。需要全而精，涵蓋必要信息，精煉內容，至少包括：姓名、性別、單位（所屬分部）、民族、職稱/職務、聯系方式、負責課程、住宿要求（單間/標間）。在統計時將這些信息作為表頭，通過Excel的篩選、排序功能，可以方便地將參會人員人數、住宿安排、分部參會情況、各專業參與情況統計出來，一目了然。

（三）出發前準備要周密。出發前的準備工作分為兩部分：會務方準備，酒店方準備；原則是酒店能提供的交給酒店準備，酒店不能提供的由會務人員準備，分工明確，高效辦會。國家開放大學教學業務研討會通常選擇非本地的城市舉辦，出發前需要帶什么，酒店可以提供什么，要規劃周全，與酒店進行充分的溝通，切忌想當然。雖然有經驗的酒店會提供基本的會議保障，但還是要跟酒店明確需求：1.會場布置：主席臺、桌簽、手持麥、座麥、會場后勤服務（飲用水、文具等）；2.報到大廳：簽到處、會標電子屏、指引牌；3.其他需求：例如可否提供打印服務。會務方通常需要準備：會議通知、簽到表、放映用筆記本電腦、翻頁筆、錄音筆，其他特殊需求，例如，破冰環節用的道具等。

三、會中執行：務實有序，靈活精細

在辦會過程中要把握細節，做好加減法：會場布置要勤儉節約，避免鋪張浪費，做好減法；會議安排要緊湊、高效、務實，做好加法。實現高質量辦會，會議安排要務實有序，會場服務要靈活精細。

（一）會議安排要務實有序。國家開放大學教學業務研討會會期為3天，包含報到日1天和正式會議2天。參會人員從全國各地于報到日當天奔赴會場，養精蓄銳，為接下來的2天會議做好準備；2天的會議期圍繞主題分3個環節進行：開場發言/主題發言—分組討論—總結發言。1.為了保證會議效果，會議安排上要緊湊、內容要務實，嚴格控制每個環節的時間，例如，開場發言/主題發言環節，哪些人發言、發言時長、發言主題等需要提前溝通確定；2.分組討論環節，分幾組、每組多少人、各組討論的主題，可以參考報名情況提前規劃，并根據報到當天到會情況及時調整，確保每位參會人員在討論時都有足夠的時間發言；3.總結發言環節，由各小組派代表發言即可。會議安排上各環節負責人要落實，責任到人，各司其職，例如，領導負責統籌，主持人負責控場，專人各自負責會議記錄、拍照等。后勤保障、應急聯絡等。為方便管理，會務組可分為領導組、會場組、宣傳組、后勤組、聯絡組。

（二）會場服務要靈活精細。會議安排決定會議的完整度，會場服務影響會議的完成度。1.會場服務要靈活。會議期間要隨時關注會議進度。對于常見的突發狀況，可以提前做好預案，例如，準備備用話筒，以防話筒突然失聲壞掉；多準備些筆紙，以備不時之需。對于不常見的突發狀況，要做好隨機應變的準備；2.會場服務要精細。天下大事，必作于細，要把握好會場的細節：（1）主席臺座次安排有講究。中國傳統禮儀是居中為尊，以左為尊，怎么理解呢，以左為尊是以當事人的朝向，1號人物的左位高于右位。具體如圖1所示，當主席臺上的人數是奇數時，1號位坐中央，其他人按先左后右、一左一右的順序依次排列；當主席臺上的人數是偶數時，1號位坐中線右側，其他人按先左后右、一左一右的順序依次排列，這是以左為尊的特殊表現形式，避免了主席臺人數奇偶變化需要調換座椅帶來的混亂感覺。（2）觀眾席桌簽擺放有技巧，發言人放在前排方便進出，同一小組的放在一起促進認識和熟悉；（3）會場空調溫度設定要注意，需本著有效、節能的原則，夏季空調溫度設定不低于26度，冬季空調溫度設立不高于20度；（4）其他細節：電腦斷網以避免出現廣告彈框、關閉電腦屏保設置以防止出現黑屏、保證錄音筆翻頁筆電量充足、提醒手機靜音、不要頻繁走動進出。

圖1 主席臺領導人座次排列

四、會后整理：總結歸檔，復盤提升

會議結束后，要做好資料整理工作，將所有會議材料，包括會議通知、會議發言材料、領導講話、照片影像等收集起來整理歸檔，這既是新聞報道的素材，也是會議歸檔的要求。會議的籌辦不會盡善盡美，結束后還需要及時復盤，分析存在的問題、認真思考、總結經驗，找出規律，用以指導今后的會務工作，提升辦會能力。

五、結語

會議三部曲看似簡單，會務工作一點也不輕松，需要具有統籌全局、協調應變、細節管控、整理總結的能力。筆者希望通過國家開放大學教學業務研討會辦會實踐中總結出的經驗和建議，為提升辦會能力提供一些參考借薦，共同為實現高質量辦會努力。