文書檔案管理及其信息化應用

楊玉獻

（秦皇島技師學院 河北 秦皇島 066000）

文書檔案信息化管理包括網絡化管理、數字化管理和安全化管理三部分，其中，網絡化管理就是利用網絡信息技術將檔案的分類、組卷、檢索、儲存等環節全部網絡化，以充分發揮網絡的便利功能。傳統的檔案資料以紙質材料為主，檔案管理人員勞動強度大，檔案材料要專門進行儲存，占用大量的空間；而大數據數字化檔案可以節省人力物力財力和空間，同時，由于網絡功能的強大可以很方便的實現檔案信息的查詢，提升了檔案的利用效率。

1 文書檔案信息化建設意義

文書檔案信息化管理提高了文書檔案管理水平，現代信息技術擁有強大的功能，可以實現信息數字資源存儲，進行數據分析、數據計算和數據搜索，為不同的語言文字實現自動翻譯等，這些都為文書檔案數字化管理提供了可靠的基礎，使信息數字化變得更加規范高效。文書檔案管理信息化也是時代的發展要求，隨著計算機技術、信息技術和網絡技術的發展，文書檔案信息化也是大勢所趨，為了適應生產管理工作的需求，檔案資料的收集、存儲和管理工作也要與時俱進，以適應時代的發展與科學技術進步的需要。在網絡大環境的影響下，文書檔案信息化管理有利于單位文書檔案資料實現共享，檔案管理信息化系統不僅能夠滿足本單位的檔案資料管理的需求，也為不同單位、不同層次的用戶之間提供檔案資料的檢索、存儲等功能需求，實現檔案信息資料的增值服務。

2 文書檔案信息化管理工作中存在的問題

隨著檔案信息化技術的不斷進步和發展，檔案的管理形式和工作方法發生了很大的變化，檔案管理正處于從傳統方式向信息化的過渡階段。不過，目前傳統的文書檔案管理理念依然存在，并且在文書檔案管理工作中存在重藏輕用的思想，這樣，不僅不能發揮檔案的信息價值，也使檔案管理人員對自己的工作職責認識不清。

目前檔案資料主要以紙質形式保存，主要是由于紙質檔案不易被修改，但同時存在紙質檔案容易受損的缺點，紙質檔案資料往往采用人工收集的形式，檔案存儲量大，檔案管理措施落后，尤其是在進行信息查詢時，登記程序復雜，浪費時間，無疑增加了人工成本；再有紙質檔案在進行文件記錄時，一般按順序登記，管理手續復雜，效率低，異地調取文件不方便，降低了文書檔案的利用價值。

隨著檔案信息化管理進程的推進，紙質檔案在近一個時期并不會完全消失，紙質檔案雖然運用不夠靈活，但是，紙質檔案資料是反映單位各項事務的原始憑證，有其保存的價值，要保持文書檔案的完整性，最好采用原始的紙質化形式。紙質檔案一般保存在檔案資料室中，在進行查閱時不如信息化管理方便，因此，要尋找一種既適應信息化技術的檔案保存模式，同時也有利于檔案原始資料管理的方式，為檔案管理提供新思路。

3 大數據下文書檔案信息化建設

大數據下文書檔案的信息化建設目的是為用戶服務，通過對檔案資料的加工、處理、分類、歸檔等，實現文書檔案的有效利用。其中對檔案進行加工處理包括根據文書檔案的類型、時限，對檔案資料進行分類歸檔，以數字化文書檔案形成不同文件資料的數據庫，為用戶的檢索和選擇提供依據。文書檔案資料是單位的寶貴財富，為單位的發展和管理提供最直接的參考，通過信息化技術的應用，能為用戶開展多種服務，如可利用網絡短信、電子郵件等為用戶提供檔案查詢服務，也可以利用云盤為用戶提供遠程傳輸服務，利用網絡對文書檔案資源進行追蹤，獲得相應的檔案信息資料。

大數據下文書檔案信息化的管理工作難度更大，對檔案管理人員提出了更高的要求。不僅要求其具備檔案管理的專業知識，也要具有現代信息技術、計算機技術等的應用能力，以實現傳統紙質檔案向電子化檔案的轉變。同時，檔案管理人員也要不斷的加強學習，與時俱進，提高業務能力，根據本單位的檔案管理內容，創造性的開展檔案管理工作，更好的滿足對檔案不同使用者的需求，以適應大數據時代信息化管理的目標。