如何加強基層單位的檔案管理

柳 江

（靈壽縣行政審批服務中心 河北 靈壽 050500）

基層檔案管理工作包括檔案的收集、整理、保管和提供利用的活動，檔案管理工作是隨著社會的發展而不斷發展變化的，隨著社會需求的不斷增加，基層單位在各項事務管理中也強化痕跡化管理，檔案管理工作也越來越重要，為此，基層單位要構建更加現代、科學的檔案管理體系，對檔案資料進行規范化的管理，以提升檔案資料的潛在價值，為基層單位的發展創造條件。基層單位傳統的檔案管理形式只是對資料進行收集和保管，管理觀念陳舊、落后，已不適應當前社會發展的需求。因此，應轉變檔案管理觀念，提升檔案管理水平，完善傳統檔案管理中的不足，使檔案管理工作切實發揮出應有的功能。再者，基層檔案管理工作與每個人關系密切，一定要摒棄檔案管理只是個別檔案管理人員的職責的錯誤觀念，基層單位各部門都要行動起來，營造單位內部檔案管理的良好氛圍，實現檔案管理工作的全過程化、全員化，這樣，檔案管理工作才能更好的滲透到工作的每一個環節，開創檔案管理工作的新視角，呈現檔案管理的新局面。

1 基層單位檔案管理工作中常見問題

1.1 基層單位檔案管理觀念落后。在基層單位檔案管理工作中一直以來被簡單的認為是對歷史資料的收集、整理和保管，管理人員工作輕松無壓力，為此，很多單位的檔案管理人員都是兼職的，根本沒有專門的檔案管理人員，使檔案管理工作跟不上時代的發展變化，效率低下，不能有效體現出檔案信息資料的價值。

1.2 對檔案管理工作不重視。不僅基層單位的領導不重視檔案管理工作，一些檔案管理人員也對檔案管理不重視，這樣的狀態也根本無法發揮積極主動的管理意識。很多基層單位檔案管理工作幾十年如一日，遇到上級檢查檔案，就臨時準備資料應付檢查。平時對檔案管理工作不聞不問，在檔案管理過程中也有人為的過失，導致檔案資料丟失的現象，因此，檔案管理工作已遠遠不能滿足當前的檔案發展要求。

1.3 檔案管理工作不規范。在基層單位的檔案管理過程中，從檔案的收集工作到檔案資料的存檔，以及檔案目錄、卷宗等都有明確的要求，按照規范進行存檔是檔案管理人員的職責。不過，由于每一次檔案檢查，不同的上級單位對檔案整理的要求也不一樣，所以，檔案管理人員都得重新準備相應的資料，這給檔案工作人員帶來很大的難度，也使檔案管理不能按照規范的要求進行。

2 做好基層單位檔案管理工作的措施

2.1 轉變基層單位檔案管理的觀念。基層單位要轉變檔案管理的觀念，要通過加強宣傳教育，使單位員工認識到檔案管理工作的重要性，每個人在崗位上的工作情況也是檔案管理工作的一部分，所以，檔案管理絕非管理員一個人的事。為此，基層單位要制定詳細的檔案管理規范，將管理細節納入檔案管理的考核之中，使全體人員都認識到自己的日常工作會對檔案考核結果有影響，同時，要落實檔案管理責任制，不同部門之間檔案資料的銜接由專人負責，不至于出了問題出現無人負責的現象。只有全員都認識到檔案管理工作的重要性，才能為檔案管理工作開創良好的工作氛圍。

2.2 運用信息技術加強檔案管理。隨著信息技術的發展，檔案管理信息電子化是檔案發展的必然趨勢，改變傳統的落后的依靠人工操作的管理模式，建立起信息技術下的檔案管理平臺體系，實現檔案管理的標準化、規范化，為進一步實現信息資源的共享奠定基礎。為此，基層單位要從職能部門內部開始，實現檔案數據采集、分析、整理和存儲的智能化、現代化，經過內部局域網實現各部門之間的聯通，形成信息化的管理平臺。同時，要加強檔案管理的安全性與可靠性，積極采用前沿技術如大數據、云計算進行管理等，以提高檔案管理的工作質量和效率。

2.3 提高基層檔案管理人員的素質。一直以來，在基層單位中檔案管理人員都是處于可有可無的境地，很多情況下都是單位的快退休人員來擔任此項工作。這樣的人員并不是專門的檔案管理人員，談不上實現檔案的規范化管理，更不用說檔案管理現代化了。而在信息技術下的檔案管理，首先要有專門的檔案管理人員，這樣人員的知識層次不僅僅是滿足于一般的計算機操作，還要求其有較高的知識層次和先進的信息技術應用能力；其次是要精通檔案管理專業知識，熟悉檔案管理規范要求，是屬于集檔案管理、信息技術于一體的復合型人才。基層單位要積極引進這樣的人才，為實現檔案管理電子化創造條件。