職業學校提質培優視域下人事檔案管理工作探究

□章志梅

（作者單位：柳州市第一職業技術學校。）

在職業學校以往的人事檔案管理工作中，硬件設施配備不齊全、管理人員綜合素質不達標等因素，不僅嚴重阻礙了人事檔案管理的信息化建設，同時也不利于現代化人才的培養。因此，在提質培優視域下，職業學校需要進一步完善人事檔案管理工作，依托信息資源，更新觀念，加強管理，培養一支高素質且信息化應用水平較高的檔案管理人員隊伍，在提升職業學校人事檔案管理工作效率的同時，為職業學校培養更優質的人才提供可靠的保障。

一、提高人事檔案管理效率的意義

（一）提質培優的基本概述

職業教育提質培優行動計劃是為了貫徹落實《國家職業教育改革實施方案》，辦好公平、有質量、類型特色突出的職業教育所印發的專項行動計劃。其主要目標是使我國特色現代化職業教育體系更加完備、質量更加上乘、制度更加健全，能夠在堅持育人為本、質量為先的原則上，落實立德樹人的根本任務，構建職業教育三全育人的新格局，以便于創新職業學校思想政治教育模式。基于此，在提質培優視域下，落實好職業學校的人事檔案管理工作本身具有劃時代的意義。

（二）完善人事檔案管理的意義

1.確保職業學校更有效地適應社會發展以及人才市場需求現狀。一方面對學校來講能夠更加有針對性地管理人才，防止師資力量以及其他人才的流失；同時也能保證學校各項規章制度以及人事調動得以科學的落實和改進。另一方面，對于人才培養來講，通過人事檔案的完善可以使各崗位實現有效對接，讓學生們接受更加積極且完善的教育，對于培養出高素質、適合社會發展的職業人才來講具有重要的意義。

2.能夠為學校的管理工作提供高質量的服務基礎。在提質培優視域下，職業學校完善人事檔案管理工作可以確保信息更加完整、合理和科學地整合、存儲，以便于更積極地指導其他崗位員工進行管理工作，甚至為管理層和領導層的科學決策提供可靠的原始依據。除此之外，人事檔案管理工作的有效運行和落實，無論是教職員工、管理人員還是學生，都能夠在一個良好有序的環境當中工作和學習，讓整個學校的管理體制更加優化和健全。這樣不僅一方面能夠提升人事檔案管理的價值，另一方面也為學校的各項管理工作提供最有效、高質量的服務。

二、當前職業學校人事檔案管理工作現狀

（一）硬件設施配備不齊全

現如今，在信息化時代背景下，無論是教學工作還是學校的日常管理工作，都需要以計算機為基礎，配備相對完善的硬件基礎條件，才能夠培養出與時俱進的職業化人才。但是當前部分職業學校并不注重人事檔案管理工作，連最基本的檔案管理室都沒有配備完善。即使一些學校配備了相對齊全的檔案管理部門，但是管理室防火、防盜、防霉、防潮和通風設施均不夠完善，甚至檔案資料也隨意擺放，并沒有及時有效地傳輸到信息系統當中加以妥善的保存和安置，為后續的管理和查找帶來了極大不便。

（二）管理人員素質較低

部分職業學校的人事檔案管理人員是由輔導員或其他部門員工兼任的，這些臨時配備的管理人員本身缺乏專業的檔案管理技能。再加上缺少必要的崗前培訓，本身不具備檔案管理業務知識，而且相關經驗也十分匱乏。在進行檔案管理的過程中不僅收集能力欠缺，而且整理信息提取以及加工能力也不夠完善，如果缺乏道德的約束，還可能隨意篡改信息，為檔案管理工作帶來了極大的隱患。

（三）管理手段和管理機制落后

部分職業學校的人事檔案管理手段和機制依然處于原始階段，即手工記賬的重復勞動模式。雖然信息化管理已相對成熟，但是由于軟件系統更新不及時以及應用不統一等問題，再加上管理機制相對落后，無論是財會檔案、科技檔案還是文書檔案，都與人事檔案混合在一起，不僅理順關系不科學，而且還存在各自為政的情況，材料分散不集中，無法進行統一的信息上傳，為后續的應用查找以及決策設置了一定的障礙。

（四）人事檔案服務開發意識較差

人事檔案除了要存檔管理之外，更重要的是要對人才進行開發，即樹立較強的人事檔案服務開發意識。但是，當前部分職業學校的檔案管理人員無法對信息進行及時有效的存儲、分類和匯總，即不了解學校當前需要哪類人才、哪個方向的人才。在開發的過程中存在盲目性和滯后性，難以了解個人的全部信息要求，這樣一來不僅會使得資料不齊全、不完整，而且還進一步阻礙了學校的發展。

三、提升人事檔案管理效率的措施建議

（一）配備完善的硬件設施

硬件設施的完善是基于提質培優視域下提高職業學校人事檔案管理效率的基礎，要求學校的管理人員和領導層能夠重視硬件的引入工作，無論是計算機的配備還是各類系統和機房的更新，都要做到與時俱進。例如設置專門的人事檔案管理部門，并配備相對應的管理人員。檔案管理室的通風、防潮、防火條件需要符合上級要求和有關規定，以確保檔案資料在發生意外的情況下可以得到妥善的保存。除此之外，還應該加大資金的投入力度，配備相應的硬件處理器等以防止不法分子惡意竊取人事檔案信息商用或亂用，從而提升職業學校人事檔案管理的綜合效率。

（二）提升人事檔案管理人員的綜合素質

組建一支專業能力強、素質過關且業務熟練的人事檔案管理隊伍，是落實職業學校人事檔案管理工作的組織保證和初級保障。基于此，學校的管理層需要在人才引進的時候提升門檻，要求應聘者具備寬廣的知識面、良好的思想政治素質以及扎實的檔案管理技能；同時還要具備計算機處理能力和組織管理能力，對其學歷、職稱和經驗都要提出一定的要求。而針對在職的人事檔案，管理人員需要對其進行必要的技能培訓和職業培養等，使其具備良好的吃苦耐勞精神和道德素養，敢于奉獻，能夠在人事檔案管理工作當中尋找新的資源開發和材料整理路徑，以便于拓展學校的業務系統，使人才組織能夠更加全面和完善。

（三）建立科學的管理機制并改進管理手段

人事檔案管理工作本身是一項系統瑣碎且頭緒眾多的工作內容，要求管理人員能夠建立完善的管理制度，以此來制約后續的管理行為。無論是硬件系統的更新，還是軟件技術的處理，都應該朝著現代化和科學化的方向發展。除此之外，還需要進行管理手段的更新，依托微機檔案管理系統或硬盤管理系統等來對信息檔案進行更完善的存儲和傳遞。尤其是在檔案信息檢索的時候，應該為檢索人員提供便捷的條件。除此之外，針對一些新開發的檔案資料，需要確保手續齊全且內容真實有效。針對一些不合理且失真的材料需要予以退回糾正或者重新歸檔，以便于提升整個檔案系統的權威性。

（四）強化人事檔案開發服務意識

21 世紀以來，伴隨著科學技術的逐漸發展，很多職業學校人事檔案管理的信息化程度也逐漸加深，但是僅僅建立檢索案卷目錄或索引機制還是遠遠不夠的，需要將檔案管理現代化和電子存儲數據化提到日程上來。基于此，學校的管理層以及檔案管理人員要能夠及時更新觀念，確立完善且有效的人事檔案開發服務意識；針對一些市場當中有用且有潛能的人才，要對其檔案進行及時的歸類和存儲，并邀請他們到學校工作，從而擴大職業學校的人才組織規模，為培養出高端的技能型新興人才奠定可靠的基礎。