基于知識經濟需求角度探討人事代理檔案管理制度的完善

劉 敏（國家衛生健康委人才交流服務中心）

知識經濟的發展在一定程度上影響了產業結構、投資模式以及教育形式的產生。基于知識經濟發展的要求，大到企業、機構，小到事業單位都掀起了人事制度改革的潮流。在這種潮流之下，衍生出了一種全新的社會化人事管理，就是人事代理。人事代理是各級政府人事行政部門的人員流動服務機構，基于國家有關的政策法律法規，然后接受用人單位或個人的委托或要求，在對人事業務進行集中、統一的管理時運用基于社會化管理和系列服務的人事管理模式。不僅改變了以前的檔案管理工作，使工作更高效，而且使檔案得到更有效的利用和保護，使其科學化、規范化和制度化。同時，檔案管理工作中也存在很多問題，檔案管理工作人員要轉變傳統觀念，接受人事代理制度，更好地完成人事代理檔案管理工作。

■ 人事代理制度的重要性

隨著社會主義市場經濟的不斷發展，單位成為獨立的用人主體，逐步把原來承擔的社會職責從單位中分離出來，傳統的人事管理系統已經越來越不能滿足知識經濟發展和變化的需求，社會管理是未來趨勢所在。人事代理制度的實施可以減輕用人單位的負擔，提高人事管理的效率。為了使用人機制更加有活力和動力，優化人才結構，穩定優秀人才團隊，減輕人才流動的后顧之憂，人員長期在管理中不能出位，職位不能上下，待遇可以高不能低，做好或做壞一個樣等弊端；對于將目前實際存在的人才單位所有轉變為社會所有，讓單位選擇人才、人才選擇單位的目的，以幫助人才的有效流動、人才市場主體的形成，有效地展現出人才市場資源對于人力資源配置的作用；這也是讓政府職能改變的有效利用，通過創建社會服務制度從而為經濟建設服務人事工作打下基礎。人事檔案管理有很多的優勢，其中就有提升單位更好地發展和促進單位內部人力資源的發展，充分發揮人員的重大社會價值。

■ 人事代理檔案管理中的問題

人事檔案管理是人事代理制度不可缺少的部分，其在人力資源開發、提高人事代理效率、提高管理水平等方面發揮著關鍵作用。在知識經濟和社會主義的推動下，企業正在快速發展，單位事業改革，工作崗位流動加快，人事代理工作得到飛速發展，同時也暴露出了一些問題。

（一）人事代理檔案內容更新慢

現今人事代理檔案內容更新慢有多重因素影響，首先，檔案材料內容是不斷變化的，是根據個人的生活、學習和工作經歷不斷擴充發展的，所以人事檔案也應隨著個人的生活、學習、工作等因素進行調整更新。其次，現在大部分的思想都是“保密保險，利用危險”，這樣的態度會使檔案工作人員不敢去挖掘檔案內部的信息，工作起來顧慮重重，束手束腳，因此也會跟不上時代的進步，影響檔案更新的進度。最后，檔案檢索的質量不高，工具不好，還處于從傳統向網絡的過渡階段，沒有使用合適的工具，導致檔案信息更新拖沓緩慢。

（二）人事檔案代理普及性低

檔案資源的開發會受到經濟的影響，我國還是處在發展中國家，生產力的水平不是很強，然而開發檔案需浪費人力和物力，這樣的壓力下，經濟也變得捉襟見肘，從而限制了開發工作。現在我國部分人民受到的教育程度并不是統一的，因此文化教育水平的高低，也體現在了對于檔案信息的利用上，導致了現在檔案信息并不是全民受用。除此之外，部分企業對于人事代理檔案制度重視程度低，極大地影響了檔案管理水平的提高。人事檔案管理具有一定的基本特征，難以引起領導的重視。在這種形勢下，單位人事檔案管理處于被動狀態，很難有效深化檔案管理改革。

（三）“棄檔”和檔案造假現象嚴重

對于一些成員檔案丟失或信息缺失的情況，可采取重新建檔的方式來補救。部分崗位員工為個人職業道路的發展選擇棄檔，甚至文件欺詐。人事檔案造假，是指以謀取不正當利益為目的，采取篡改、偽造等手段，造成干部信息失真失實的行為。除此之外，實施聘用制度的日益發展，一些被扣留檔案的崗位應聘者也采取重新建檔，造成間接“棄檔”。這些現象，違背了人事檔案管理的原則，這些檔案的處理需要耗費大量的時間、人力、精力和財力，在某種程度上給人事代理檔案管理帶來一定的影響。

（四）人事代理檔案完整性缺失完善

為了更好地體現出單位工作人員的信息以及人事檔案的價值，要積極對人事檔案管理制度進行有效性的改革改善。然而，一些機構的管理缺乏管理規劃，不能及時地對一些信息進行收集和補充，在管理工作中顯得非常被動。隨著改革的不斷深入，尤其是涉及大量單位人員崗位流動，造成了部分檔案內容的不完整，對人員離開現政府機構、學校、醫療單位、科研單位退職后的重新任用造成不利影響，人事代理檔案完整性缺失現象嚴重。

■ 人事代理檔案管理的相應措施

（一）建立科學合理的人事代理檔案管理制度

要科學設置靈活的組織結構、崗位與編制。確定人力來源，建立人力資源庫，構建企業崗位任職資格標準體系，準確盤點本企業人員儲備及預測人力需求，合理應用人事代理檔案，根據企業發展目標及崗位任職資格要求，結合員工的素質與形象特征測評，實施富有針對性的能力開發和職業管理，為以后及時為相關崗位配置人員做鋪墊。

（二）提高人事代理檔案管理人員的素質

人事檔案管理工作是一種服務性工作，因此相關工作人員更需要具有服務精神。檔案管理是指對現有文獻資料進行整理、分類，并妥善保管隨時查閱的工作。在這個過程中，保證所需資料的保存與記錄的正確且完整是非常必要的，同時資料信息的安全和機密也要完全保障。這些要求管理人員態度嚴謹認真，有較強的專業能力，適時完成檔案的信息化工作。另外職業道德同樣很重要，身為管理很多機密信息的檔案管理工作人員，一定要有職業操守，要明確并嚴格履行自己的職責，服務別人時態度要端正，讓顧客對我們的服務感到滿意。

（三）加快檔案管理更新速度

要加快檔案管理更新速度，就要對相關工作者有嚴格要求。檔案管理的實踐技能需要在不斷的實際工作中逐漸培養,在實際工作中又不免穿插著檔案學理論知識,如對檔案資料進行收集、整理、研究、保存的過程需要檔案專業理論知識的指導。因此,檔案專業人員只有在深厚的理論知識作前提的條件下,才能在實際的工作中有所發現,并能提供合理的解決方案。檔案是一種重要的資源,必然要與現代科技相結合來儲存及應用。將現代科技充分應用實現檔案信息化，可以在一定程度上提高檔案管理更新效率。

（四）推進人事代理檔案標準化管理

人事代理標準化是指在人事代理檔案管理過程中，對每個操作步驟的標準化，使得人事代理檔案管理更加規范合理。怎樣對檔案進行標準化管理是檔案管理中較為重要的一部分。以“單位形成文件為主”是推進檔案工作規范化、標準化的基礎前提。相關工作人員在進行收集、審核、整理、裝訂、錄入等流程時，應嚴格按照標準化操作模式進行，從而可以得到具備規范化、標準化的人事代理檔案。

■ 總結

人事檔案管理對企業的發展有著重要作用。目前企業對人事檔案管理普遍重視不夠，人事檔案代理普及性低，檔案不完整，“空擋”“棄檔”現象嚴重。因此，相關部門應采取有效措施，全面加強人事檔案管理水平，促進檔案工作進度的現代化發展。此外事業單位檔案管理人員的素質直接決定著管理水平的高低。在工作過程中,組織需要建立一個文件管理團隊和優秀的整體風格,優秀的職業素質,在現代條件下充分勝任的文件管理工作的公共機構。只有建立完善的人事代理檔案管理制度，保證人事檔案資料的安全、歸檔完整、申請方便，達到科學、規范、標準化的人事檔案管理的要求，才能夠可持續發展。