促進高校實驗室設備動態管理的若干思考

◆陳文昊 秦淑芳 宋世佳

0 前言

實驗室儀器設備是支撐實驗室發展的重要保障。實驗室儀器設備的高效管理對于高校的課程教學與項目實施具有顯著推動作用，并且已經成為一流實驗室的特征之一。盡管國內在實驗室儀器管理領域有一些研究和文獻報道，但是缺乏針對高校和研究機構儀器設備的專門研究與討論。因此，本文結合國內各高校儀器設備管理現狀，圍繞制約儀器設備管理發展的熱點問題，結合筆者在靜態管理、動態管理、人員管理等方面的經驗，針對實驗室信息交流困難、儀器設備審批手續煩瑣、資源合理利用率較低、管理團隊意識差等問題進行分析并給出自己的解決方案，針對管理模式提出建立動態管理系統、開展管理人員專業培訓等實用性建議。

1 熱點問題分析

目前影響高校實驗室儀器管理發展的問題很多，如審批手續煩瑣、儀器共享率低、管理賬目困難、閑置儀器較多、信息交流困難、管理人員變動大、儀器種類多且復雜等，都會對高校實驗室儀器管理產生一定影響。從高校或者研究機構的視角來看，任何單位都迫切需要尋找新的途徑來合理地解決目前所面臨的問題，以便尋求更好的發展。因此，在具有完備的實驗室儀器的基礎上，如何提高管理效率，進而推動實驗室技術和結構的發展，應當是高校實驗室亟待解決的問題之一。

信息共享化較差高校內各院系之間沒有搭建有效的設備信息交流平臺，導致出現信息閉塞、孤掌難鳴的狀況。往往一些大型課程或者項目需要同時借用多種儀器設備，而這種狀況對于儀器選擇、儀器借取等較為不利。并且，各個管理部門之間賬本查詢、數據統計工作難以進行，信息繁雜、溝通成本高。

審批手續較煩瑣國內一些高校實驗室設備管理處仍然采取傳統的紙質審批辦公的工作模式[1]。并且，目前各院系基本上是各個部門共同參與管理，因此，工作者需要借取儀器時，往往需要前往不同的部門、咨詢不同的領導進行逐級遞審來進行辦理。不僅如此，對于貴重儀器等申請，還需要進行可行性分析等復雜流程，審批周期長，嚴重耽誤教學和項目的進程。

資源利用率較低目前大多數實驗室的資源利用不合理。隨著各高校資金的大力投入，大部分實驗室情況已大大改善，各種基礎設施、軟硬件設備特別是常用儀器配置基本上已達到現代化標準。然而，新引入的儀器如不能完全用于教學與科研，或是部分舊儀器被新儀器取代卻不能及時用作他途，往往就會造成儀器閑置，導致儀器利用率低。那么，應該如何購置新儀器？如何合理使用新儀器？被取代的舊儀器又如何加以利用？這些都是目前實驗室儀器設備管理的難題。

管理團隊意識差就當前來看，管理人員管理意識不足。盡管最近幾年，各大高校逐漸增加對新引進的儀器管理人員的要求，然而對于高校行政機構來說，教學和科研才是學校的重要工作，實驗設備管理一直是次要的，是為教學和科研服務的。因此，一直以來對設備管理的重視程度不高，沒有建立完備的儀器設備管理體系。這種情況導致一線的管理人員、教授以及學生對管理實驗儀器缺乏高度責任感，管理素質不強[2]。

2 解決方案

從各高校實驗室儀器管理情況來看，造成以上問題的原因在于仍舊使用傳統的低效率、高成本的靜態管理模式。隨著互聯網技術的迅速發展，許多復雜的管理通過互聯網技術得以實現，實現儀器設備網絡化管理正是適應新時代的需要，通過互聯網技術將高校的儀器設備連接起來，建立動態管理體系，能幫助實驗室完成儀器各種信息的實時反映。因此，轉“靜”為“動”，對于實驗室儀器管理發展來說，無疑是一個穩妥的方向[3]。

系統架構及其特點

1）系統架構。根據各高校實驗室儀器管理情況，一個功能完善的動態管理系統可采用簡單易用、開源性強、擁有極強數據信息儲存能力的MySQL作為其儲存信息的數據庫，再同系統框架實現可靠連接，構成動態管理系統[4]。前臺使用HTML和Web進行網頁開發，儀器設備管理動態系統基于B/S構架，充分利用互聯網構造信息管理、系統管理、設備管理、實驗場地管理、收費管理等模塊[5]，在設備查詢、預約、跟蹤、維修、轉移、報廢、收費、測試等業務場景進行完善的設計。整個業務線采用JBPM技術進行靈活管理并方便后期維護，流程發起后可查詢當前業務所處的節點。

2）共享化。動態管理系統具有高度共享化的特點。在MySQL數據庫中，可以輕易儲存并合理分類高校內所有可查的儀器信息，而要獲取這些信息，使用者只需要在相關網頁或者APP上登錄系統進行查詢操作，便可輕易獲得基礎信息，不必再向管理人員進行書面申請；若想查詢高級信息，使用者只需要進行申請操作，高級管理員將即時收到請求，進行審核，如若情況符合規定，便可開放查詢權限，而開放的程度可以設置某一賬號、某段時間甚至是開放某一欄信息。

3）簡潔化。動態管理系統具有高度簡潔化的特點。進入系統后，申請人可以參考庫存情況，根據自身需求來挑選庫存儀器并設定借取和歸還時間，然后發起申請要求，信息便即刻反饋到管理員處；管理員只需完成確認步驟，系統會通過信息等方式自動提醒更高一級管理員完成下一步確認步驟，如此遞進確認，直到成功通過申請。這樣既保證了儀器借取的多級管理，加強監管力度，又大大簡化了原來煩瑣的手續，提高了效率；待儀器使用完畢，便可在系統內提交歸還時間，發起歸還申請，在規定的時間內將儀器交予管理員確認儀器無誤后，便可完成歸還操作。整個流程簡潔方便，大大增強了儀器借取的自主性與能動性，給使用者帶來較大便利。

4）數據化。動態管理系統具有高度數據化的特點。在系統內部，所有導入的信息以數據形式儲存，并就使用率、閑置率等指標進行實時分析。高級管理人員可以通過分析所得的直觀數據，計算出儀器、場地的使用率、維修率、報廢率，進行橫向、縱向分析，得出有效論證。在有效論證的前提下，管理者就儀器設備購置方案進行系統性的合理規劃，避免新購置的儀器閑置，導致資源浪費，同時盡量避免仍舊可以使用的舊儀器被替換而導致閑置。

團隊管理建設首先，管理者可以按照課題、班級、系別等對學生進行分組，挑選一批小組負責人進行培養，使其熟悉實驗室的相關制度并讓其嚴格要求小組成員。用學生來管理學生，既彌補了人手不足的問題，又達到了管理要求。其次，定期對新入學的學生進行培訓，使其迅速熟悉實驗室的規章制度。另外，特別監督曾有違規紀錄的人員，使其養成良好的習慣。

各個高校應該自上而下，對設備管理發展新態勢進行學習，對設備管理重新定位，引導各機構與個人重視儀器管理。只有這樣，才能吸引更多的人才加入設備管理隊伍，充分激發儀器設備管理團隊發展的活力[6]。

初步探索部分高校對此也進行了一定的探索，比如華南理工大學的Weblib高校實驗室數字資產管理系統就是一個成功的范例。Weblib系統基于SSH框架設計，并采用MVC模式設計思想，按照控制器層、模型層以及表現層對系統進行劃分。這個系統滿足了高可用性、可管理性、可整合性、適應高速網絡環境、安全性等各項要求，相比以往紙質化管理，效率大大提升，成本有所降低。

3 建議和倡議

學校要提高管理人員的管理意識，增強其責任心。盡管動態管理系統已經大大擺脫對人工的依賴，然而部分工作（如核查真實借取儀器與網上預定儀器是否完全一致等）仍需人工完成。近年來，各大高校對管理人員的聘用制定了高門檻、專業化的標準，招募了一大批高素質人才，以往聘請臨時工的現象逐漸消失，各高校實驗室的發展呈現出新氣象。

當前，學校應采取措施加強管理團隊建設，如對轉崗人員進行日常化的專業性培訓，建立以老帶新的“雙結對”新人培養機制[7]，加強其對實驗室儀器的了解，提高其實際操作儀器的能力，使其由“外行”變“內行”。以河海大學為例，在學校實驗設備處及江蘇省儀器設備系統組織推動下，通過定期開展培訓教學活動，組織編寫儀器動態管理制度章程，勢必能極大推動學校實驗室設備動態管理的發展。

4 結語

動態管理技術是推動實驗室儀器管理發展的關鍵，而動態管理系統又是動態管理技術的核心。從目前各大高校的情況看，這項技術仍處于摸索階段，然而，它的優點是顯而易見的。一項技術、一個領域的發展離不開個人和團隊的努力，離不開國家的支持。目前我國儀器管理模式發展正處于黃金時期，通過對影響儀器設備管理發展的各種因素進行分析，本文總結出管理模式、管理技術、管理人員等方面的經驗和思路，有助于提高實驗室設備管理水平。本文的研究成果可為各高校或研究機構實驗室設備管理提供參考。