經濟體制轉型期人事檔案管理策略

馬清芝(河南農業大學檔案館)

人事檔案是關于個人重要信息的載體，主要包括個人信息、個人發展記錄、政治面貌等真實文件。人事檔案跟隨著個人的學習、生活和工作軌跡變動，是具有法律效用的個人重要材料。人事檔案記錄著員工的績效、能力、個人表現、崗位調動等方面信息，利于單位掌握員工的個人資料，擇優用人，最大程度發揮每個人的才能，使單位與員工雙向互利共通。

電子技術改變了人類的生活方式，人類開始進入互聯網的新時代。然而，傳統的人事檔案管理模式不能滿足信息時代的發展要求，加速人事檔案的電子化是互聯網時代的必然趨勢。雖然，互聯網時代給我們帶來了新技術、新形式、新理念的人事檔案管理方式；但是，人事檔案的電子化也有一些弊端需要我們去處理。新時代人事檔案電子化的發展還未成熟，在具體實施中會出現相應的問題，發現和解決這些問題，有利于促進人事檔案電子化的完整性。單位對人事檔案電子化的進程才剛剛開始，檔案搭載的程序、系統、方式都在進一步的摸索中，保證檔案的完整性、安全性、便捷性、實時性是對檔案管理的基本需求。

■ 單位人事檔案管理現狀

在信息時代，電子技術在各行各業都得到了應用，而人們卻忽略了傳統的人事檔案管理。目前，大多數單位的人事檔案還在使用傳統的紙質檔案，一小部分企業使用紙質檔案和電子檔案相互結合。紙質檔案不易保存，歸納整理困難，不方便查閱，不利于人事檔案的開發和利用，因此人們將目標轉移到電子檔案。

隨著互聯網時代的發展，單位的信息日漸龐大，為人事檔案的管理增添了困難。單位的人事檔案管理還未跟上互聯網的步伐，這也影響了部分和人事有關工作的效率。即使一些單位實現了部分的電子化人事檔案管理，但是仍有很多漏洞，一些檔案的主要功能還是離不開紙質文件。此外，人事檔案伴隨個人的經歷，紙質人事檔案和電子人事檔案銜接的完整性并不能確定。故單位的人事檔案電子化還在初步探索階段。

■ 人事檔案電子化的現實意義

（一）人事檔案電子化的發展要求

隨著互聯網在生活中普及，大數據、人工智能被應用到人們的生產和生活中。人事檔案管理被要求與新時代接軌，開展電子檔案的創新工作，將電子化應用到人事檔案管理是必然要求。人事檔案電子化的管理要注重協同服務的理念，將紙質檔案與電子檔案結合，做好線上線下的過渡和協同；便于人事管理部門與其他部門進行協同、合作、順暢交流，提高單位的工作效率和質量；增強單位人事檔案的服務性，更好地與員工進行檔案調整和調動。建立一個便捷、操作簡單、內容完善的電子化人事檔案管理方式和系統，能夠降低單位的成本，并高效工作。

（二）人事檔案電子化服務創新的需要

人事檔案管理隨著歷史的不同時期不斷地創新和變化。人事檔案的信息較為復雜，信息的來源要與不同的單位對接，各個信息來源之間存在不兼容的問題。人事檔案管理的創新是解決這些問題的必要。開發具有兼容性或統一性的系統，有助于實現各人事檔案管理部門的協作，進行資源共享或便捷傳輸。將電子化充分應用到人事檔案的信息建設中，有利于發展檔案的多元化，如圖片、影像、音頻等形式的信息；有利于單位內部共享部分檔案，最大程度增加員工之間的了解，同時對人事檔案的部分信息保密，加大單位內部人員的工作動力和信心。人事檔案電子化服務的創新，不僅使檔案信息發揮最大限度的作用，也是跟隨互聯網新時代檔案建設的發展需要。

（三）用戶對檔案數據的需求

各單位在建設人事檔案電子化的同時，用戶也不滿足于紙質檔案的利用。用戶習慣了互聯網服務的快速、便捷，對人事檔案也有同樣的需求。不同的用戶個體決定了他們對檔案管理需求的多元性。多元的用戶需求是開發電子人事檔案的參考和導向，用戶也是人事檔案服務對象的一部分群體。電子人事檔案開發時要結合雙向建議，保證檔案的服務和使用相互協調，用戶可以根據個人需求調取和查閱檔案，凸顯出電子檔案的靈活和協同?？紤]用戶和檔案管理者的雙向需求，在一定程度上使檔案得到了合理利用，兼顧了檔案管理的效率和用戶滿意度。

（四）電子檔案具有優勢

傳統的紙質檔案調閱流程繁雜，需要紙質的登記記錄，如果工作人員疏忽還可能存在處理錯誤和丟失風險。電子人事檔案的查閱卻非常方便，可以在客戶端直接申請查閱，后臺便會留下記錄和準確的翻閱時間和內容；多人同時在多客戶端也可查閱，無需預約時間或專門去檔案管理室。傳統的檔案室占了大量的空間，紙質上的字體不易保存，還要防止火災、潮濕和蛀蟲的危險，消耗大量人力物力。電子人事檔案避免了這些危險，可以在多處儲存，節約了空間和資源。

■ 新時代人事檔案電子化管理現存問題及解決方案

（一）管理工作相關制度不完善

電子檔案已經被利用多年，但是并沒有完善的發展電子檔案管理?，F有的人事檔案管理制度與互聯網時代的電子人事檔案管理并不能完全匹配，導致實際工作中漏洞百出，加大管理難度。各單位應給予電子人事檔案管理足夠的重視，完善規章制度，推動人事檔案電子化快速普及，提高工作效率和嚴謹性。

（二）人事檔案電子化力度不夠

目前，人事檔案電子化力度較低。為了節約成本，單位使用的電子設備比較落后，不能預防和解除計算機病毒的威脅，網絡不能全面覆蓋達到互通，檔案管理人員的技術達不到要求，這些缺點限制了人事檔案電子化的發展。新時代個人信息的復雜性、來源的準確性、全面性增加了電子化的難度，檔案安全性難以保障。因此，單位應加大投資力度，更換老舊設備，增加和建設電子檔案需要的網絡和硬件設施；招聘合格的管理人員，加快人事檔案電子化的腳步。

（三）人事檔案信息服務相對落后

人事檔案的服務功能相對落后，不符合新時代社會發展的需求。目前，人事檔案大多仍以紙質文件進行傳輸，方式方法多樣，管理人員整理不及時或者有遺漏時，導致檔案的更新不完整。人事檔案管理，對于封檔的檔案個人無法查看，沒有體現檔案的服務性。電子化能很好的解決這一問題，在保證原始檔案安全的情況下進行信息互通，方便服務對象。

（四）人事檔案標準不統一

每個單位都有各自的人事檔案管理辦法，不僅選擇不同的軟件或網絡系統，而且管理標準又有差別，在檔案調動時，造成人事檔案轉接困難或者缺少文件，對當事人造成了不良影響，也為工作人員增加了困擾。國家應開發統一的檔案管理系統，解決這一大難題。

■ 總結

人事檔案的科學管理，有利于單位內部和諧，促進職業發展。特別是，互聯網的普及，急需人事檔案管理電子化建設。電子化建設需要投入大量的人力和物力，解決硬件的限制和管理隊伍的技術能力，將更好地完善人事檔案的電子化和人才培養，持續創新，推動人事檔案電子化發展。