中小企業檔案管理外包模式構建研究

郭靜(三門峽職業技術學院)

通常情況下檔案業務外包涉及兩個主體，分別是檔案部門和外包提供商，檔案外包業務往往涉及不同的主體，其中最為主要的分布是檔案部門以及業務外包商，檔案外包業務主要分為三個過程，分別是外包評估、外包招標和外包實施。下文從幾個方面出發，對基于博弈論的檔案業務外包風險管理進行了探析。

■ 檔案業務外包風險因素分析

(一)檔案部門面臨的風險

通常來說，將檔案業務外包的前提是檔案管理部門區分出自身的核心業務和非核心業務，將并不重要的非核心業務外包給外包機構。但是筆者通過研究發現，一些檔案管理工作人員對檔案核心業務的判定標準存在問題，而如果對檔案業務的核心價值缺乏足夠的了解，那么相應的檔案外包評估工作就會不夠精確，從長遠看，這樣的外包對于檔案管理部門是飲鴆止渴，只會導致檔案工作人員工作能力下降，從而導致檔案業務外包失靈，這對檔案工作部門的長遠發展有不利影響。

（二）缺乏統一規劃

其次，許多檔案管理人員對文件業務外包的實際流程了解不足。隨著我國財政支持水平和檔案外包服務質量的提高，更多檔案管理機構選擇進行數字化外包，但是，這些外包工作本身存在著不規范的情況。以檔案館數字化為例，許多檔案管理機構外包工作的目的不是促進檔案工作發展和服務水平提高，而是考慮到數字外包條件較好，這忽略了檔案管理機構自身的發展需要，因此，這種趨勢在一定程度上導致了外包服務效率低下和檔案資源浪費現象。此外，筆者了解到在許多外包實踐中由于缺乏統一的管理系統規劃，使得一些文件信息管理系統可能存在不兼容情況，最終導致檔案數據無法完全共享和使用。考慮到檔案部門可能對其核心價值和外包績效缺乏清晰的了解，這導致了外包投標過程中潛在風險不斷增加。

（三）外包過程本身具有風險

外包投標是檔案外包的基礎之一，外包投標本身存在有較為嚴重的逆向選擇風險，其中的信息存在不完全化，來使自己受益并使另一方遭受損失，正是由于存在信息不均等現象，此時另一方很難做出針對性反制措施。但是，在這一過程中需要注意的是，如果檔案部門單方面追求低成本，資質水平較差的外包提供商可能會提供更低的外包價格，這就會使檔案管理機構拒絕高質量的外包提供商，并使得外包提供商缺乏監管并降低服務質量，最終給檔案管理部門造成更大的損失。

外包實施過程是外包文件交易的核心，同時也是確定外包影響的關鍵。此過程中的風險主要包括兩個方面：第一是失去機密性的風險。作為外包業務的一部分，檔案管理部門必須向外包提供商提供大量自己的信息，在這一過程中就存在未經授權的信息二次開發和泄露非機密信息的情況，從而導致檔案館的知識產權可能受到損害或間接泄漏。

（四）外包提供商所面臨的風險

如果檔案管理機構在外包投標過程時并不清楚自己想要外包怎樣的業務，則外包商也就無法明確設置檔案信息管理系統的功能。在項目實施期間，隨著檔案庫繼續添加需求，就會導致外包需求變化，最終會導致設計變更、項目延誤和成本超支等問題，這對外包的雙方而言都構成了直接風險。其次，盡管外包提供商在信息技術方面具有優越地位，但檔案部門可以通過設置大量合同條款來限制外包商的行為。如果外包提供商完成的項目質量不符合檔案部門的要求，則還存在有項目無法獲得付款的問題。與此同時，外包提供商可以選擇將大型或復雜外包項目的檔案交易分包，而這會導致相關的行政和協調成本增加，最終帶來項目失控的風險。

■ 檔案業務外包風險管理的博弈對策

（一）明確風險類型

檔案部門與外包提供商之間的博弈是基于上述幾個觀點，根據外包過程中可能出現的各種風險，在報價和實施階段考慮檔案部門（以下稱為“甲方”）與外包提供商（以下稱為“乙方”）之間的博弈將會非常復雜。通常，博弈論根據行為的時間順序分為靜態博弈和動態博弈。動態博弈意味著博弈中參與者的動作序列是可見的，并且博弈中的后續參與者可以觀察到第一個參與者選擇的動作。在了解了其他參與者的行為后，博弈論可以分為完全信息博弈和不完全信息博弈。在博弈過程中，完整的信息博弈包含每個參與者的特征，戰略空間和獲勝功能，以及有關其他參與者的詳細信息。相反，不完整的信息意味著參與者對其他參與者的特征、戰略空間和獲勝功能一無所知，或者不具備上述所有信息。另外，在博弈的后期，博弈參與者將在前一階段獲得有關博弈情況的足夠信息，稱為準確信息，相反則是不完整的信息。

如果在檔案業務的外包階段，甲方決定外包檔案業務并進行公開投標，則乙方首先決定是否出價。因此，在博弈序列中存在優先級關系，即動態博弈。在要約期內，有關甲方外包項目的信息將被完全披露，乙方將對甲方提供的信息有透徹的了解，但是甲方卻不完全了解乙方的資質、聲譽、服務質量等信息，且雙方均不能理解別人的所有優勢，此時甲方在博弈后期沒有足夠的信息來了解乙方的競標過程，因此這是不完全的博弈。

而在檔案業務外包實施階段，甲方可以根據乙方的工作成果和其他情況判斷是否應終止合同，乙方可以根據甲方的其他新要求來調整工作時間表。雙方在博弈中的行為互相影響，因此屬于動態博弈。因此可以說，在外包的實施階段該博弈是具有完整信息的動態博弈。

（二）做好外包商資質評估

檔案管理機構可以評估外包商資質并合理利用市場信息。例如，各級檔案管理機構可以與工商、質量檢驗部門和其他相關部門積極合作，為檔案服務外包公司開發能力測試方法，建立動態技能管理系統和資質披露制度，以加強對進入該領域外包商的外部監督，并定期對外包商進行資質審查，從而有效減少信息不對稱現象出現。此外，檔案管理機構可以擴大行業監督范圍，研究檔案業務外包的退出機制，為行業的有序健康發展做出貢獻。在行業的宏觀層面上，需要優化檔案部門與外包服務提供商之間的合作，以解決博弈分析中乙方可能具有負面經營趨勢的問題。在此過程中可以創建一個通用的監控機制，考慮到聯合監控機制已在工程和建筑領域得到廣泛執行，這為監控工程師建立了相對完整的評級系統。在這一過程中，檔案管理機構可以選擇在實施外包之前，邀請部分事業單位的工作人員來擔任外部主管，從而建立更有效的監督機制，這些外部工作人員有助于通過協調雙方之間的溝通，從而更加及時發現負面問題并直接幫助解決問題，最終促進良好的檔案業務外包成果實現。

■ 總結

我國檔案館業務的外包始于20世紀90年代。隨著檔案業務的不斷發展，檔案業務的外包正在逐步普及，與此同時，相關風險管理也引起了人們的關注。檔案管理機構在進行檔案文件的數字化外包之前，應首先了解、選擇優質的外包商，而博弈論作為一種分析工具，可以通過澄清特征、創建模型和執行框架分析來識別外包風險并提出風險對策，從而幫助檔案管理機構和外包商雙方都有效減少外包檔案業務中的風險。