論科技檔案的管理

丁 琪

（中航沈飛民用飛機有限責任公司,遼寧 沈陽 110034）

隨著科學技術的迅速發展及其在社會生產中的越來越廣泛的應用，科技檔案作為企業的主要信息資源越來越顯示出它在科研生產上的重大的作用；所以，搞好科技檔案的管理，改革現存的科技檔案利用體制，勢在必行。作為企業管理基礎工作重要組成部分的企業檔案工作，尤其是重中之重的科技檔案管理工作如何發展，如何鞏固其升級成果，如何發揮其職能作用，以適應企業之需要，是擺在我們每一位企業檔案工作者面前等待解決的新課題。

科技檔案是黨和國家的寶貴財富，是人們從事科研生產、科技活動及基本建設真實的歷史記錄，它不僅是科學技術的重要成果之一，而且是科學技術活動的憑證和依據，是發展科學技術，進行現代化生產、建設的依據和必要條件，是一種非常珍貴的科技信息資源，是科學技術活動的經驗總結，是勞動者智慧的結晶。它是為科研生產，基本建設服務的。隨著科學技術的迅速發展及其在社會生產中的越來越廣泛的應用，科技檔案作為企業的主要信息資源越來越顯示出它在科研生產上的重大作用。所以，搞好科技檔案的管理，改革現存的科技檔案利用體制，勢在必行。

1.科技檔案發展面臨的問題

近年來在過去的發展中，科技檔案事業雖然取得了一些成績，但也必須清醒的認識到面臨新的形勢，科技檔案工作雖有機遇，而更多是嚴峻的考驗和困難，主要表現在以下幾個方面：一是科技檔案政策沒有確立科技檔案信息市場的調節控制作用，科技檔案用戶基本被排除在科技檔案系統設計之外，科技檔案供給和科技檔案需求脫節，科技檔案不足與科技檔案過剩同時存在。二是專業人才和管理人才知識老化。目前，在大部分檔案機構中，檔案人員知識面交窄，既懂科技又懂經濟和科技檔案管理的人才很少，檔案管理工作人員知識結構不合理。鑒于以上存在的問題，科技檔案各方面必須進行深化改革，才能與經濟體制改革相適應，緊緊圍繞經濟建設為中心，為經濟建設提供強大的精神的智力支持。

2.科技檔案管理工作的整改方案

檔案工作是科研工作的一個重要組成部分，我們的航空產品研制工作，投資巨大，研制周期長，如何對最后形成的檔案資料進行科學管理，是整個科研管理不可缺少的環節。

一是加強組織領導，健全科技檔案管理體系。在組織領導方面，上至公司經理，下至室主任，資料員，應做到層層把關，各負其責，事無巨細都有人具體處理。成立檔案館，對科技檔案進行專門的管理，檔案館對外代表公司處理相關的檔案業務，對內實行檔案管理的監督、檢查和指導，在全公司形成以檔案館為中心，輔有各分廠資料室的管理網絡。二是堅持科研生產與科技檔案建設同步發展，為公司科技檔案工作的開展創造必要的條件。公司應每年根據檔案工作的需要，報出相應的經費，對科技檔案的存放場地，環境及安全措施進行維護和更新，對設備進行適當的更新。另外，還應做好科技檔案館及各廠資料室的安全工作，安裝防火防盜門，保證滅火裝置及防資報警裝置的有效使用。使科技檔案管理工作能夠有序地進行。三是加強科技檔案隊伍建設，提高科技檔案人員素質。抓好科技檔案隊伍建設是做好科技檔案管理工作的決定性因素。我們應加強對科技檔案管理人員的思想教育，激勵他們立足本職，獻身航空檔案事業。特別是近幾年技術市場競爭激烈，產品更新換代加速，企、事業單位已由單純的科研生產型逐漸轉化生產經營型，這是我國經濟發展的必然趨勢和經濟改革的客觀事實。各企業將以經營為中心，以提高經濟效益為目標，只有減少勞動，贏得時間，降低成本才能達到高效低耗的要求。為了適應這種形勢必須完整、準確、及時提供各類檔案，這就需要培養一批思維敏捷、能力較強、善于觀察、勇于創新的開拓型管理人才。另外，還要堅持在工資分配、獎金分配、評優選優、職稱評定等方面，使科技檔案管理工作人員與其他科技人員享受同等待遇，并在每年的總結評比中，設立先進檔案工作著的專項評比，以調動科技檔案人員的積極性。

3.科技檔案管理事業發展的新觀念

回顧我國科技檔案事業的發展大體經歷了三次觀念轉變：第一次1980 年，國家檔案局、國家經委、國家科委聯合召開了全國科技檔案會議，提出了各專業主管機關都要加強科技檔案的管理，更好地為社會主義現代化服務，明確了科技檔案是經濟工作和科技工作的重要組成部分；第二次轉變是變無償服務為有償服務；第三次轉變是在有償服務的基礎上，提出了服務經營的觀念。現今在實行社會主義市場經濟的情況下，要使科技檔案事業向產業化方向發展。這又是次轉變，為了實現這一轉變，必須樹立全新觀念。新觀念的內容包括五方面：一是改革觀念。科技檔案事業是繼往開來的事業，為適應當前要求和今后的發展，必須解放思想，實事求是，加快科技檔案工作改革開放的步伐，使科技檔案工作更好地服從并服務與以經濟建設為中心的社會主義現代化建設。二是產業化觀念。要看到科技信息部門的活力，是走產業化的道路，科技檔案工作是信息產業的組成部分，科技檔案工作今后的發展必須是產業化的道路。三是價值觀念。要認識到科技檔案信息資源是國家寶貴的軟資源，但這種資源的開發還不夠，一旦這種資源開發出的信息產品被社會接受，其社會效益與經濟效益是不可估量的。四是經濟觀念。一方面要堅持科技檔案基礎工作，另一方面要加強科技檔案的經營觀念，既要完成國家規定的計劃任務，為科技、生產活動服務，更要面向市場滿足廣大用戶的需求，為國民經濟發展服務。五是市場觀念。在不斷加速的社會信息化進程中，科技檔案信息產品必須要成為一種新的財富，新的信息產品，在未來的信息商品競爭中，買賣雙方必然對信息產品的可靠性、經濟性、時效性提出嚴格的要求，不了解信息產品市場需求及市場容量，信息產品的壽命周期，就無法制定出可行的發展戰略。

4.做好今后科技檔案管理工作的具體方案

首先要建立健全檔案管理制度，實現檔案管理的制度化、規范化。一方面，要把科技文件材料的形成、積累、歸檔納入科研、生產、基建、基改等各項工作的計劃和程序。把文件材料的歸檔作為年度科研生產計劃的一項主要內容，規定了歸檔的形式、內容、時間和歸檔的責任者，把文件歸檔作為考核是否完成科研任務的重要一環。另一方面，要把科技文件材料的管理工作納入全面質量管理。為了確保歸檔文件，圖紙的質量，應制定相應的檔案管理制度和工作程序，對文件材料的形成積累、歸檔范圍、圖紙格式、編號、簽署等方面做出了明確的規范化的規定。再一方面，要充分發揮檔案館在科技檔案管理工作中的職能作用。檔案館應參加科研生產作業會，型號研制專業會和參加科研成果評定、技術方案評審、基建技改項目、竣工驗收、重要設開箱檢驗等制度，使他們盡可能更多地了解科研生產活動情況，以利于檔案工作的開展。最后，要以法治檔，強化科技檔案管理，加大檔案行政管理部門的行政執法力度。伴隨以法治國和建設社會主義法制國家的進程，檔案行政執法檢查已經作為各級檔案行政管理部門的一項重要工作提到議事日程，檔案行政執法檢查這個詞匯也在檔案界一路走紅。這無疑是件大好事，說明檔案工作者的法制意識空前增強了，說明檔案行政管理部門的工作也從傳統的行政命令開始向依法治檔轉移了。“沒有規矩，不成方圓”。企業檔案工作要快速、健康的發展，就必須克服傳統觀念和落后的管理方法，要強化制度，以法制檔。大力宣傳《檔案法》，以增強全體職工的檔案意識，在檔案工作人員中牢固樹立依法建檔，依法管檔，依法用檔的法制觀念。

其次，領導重視是做好檔案管理工作的重要保證。要使檔案管理水平的提高，檔案事業的發展，特別是主管領導的檔案意識的提高，檔案工作才能納入正確的軌道，檔案管理的經費才能得到保證，促進了檔案工作的進步。

再者，加強檔案管理工作人員教育和培訓工作，是科技檔案事業實現產業化的基礎工作。進行科技檔案科學管理教育，樹立現代觀念，把科技檔案科學管理專業知識作為初級的培訓條件，使科技檔案工作者樹立科學創新意識，要不斷提高自己的素質，加強智能訓練，加強自學能力、研究能力、表達能力和組織管理能力的訓練。為扎扎實實地做好科技檔案基礎工作和標準化工作提供必要的保證。

最后，要完善檔案管理手段，適應信息化時代發展的要求。電子技術，計算機網絡通訊技術的發展帶動了全社會從工業化時代向信息化時代邁進，計算機的應用技術已滲透到社會的每個角落。技術檔案管理手段的落后已成為制約檔案管理上臺階，上水平的主要因素，因此技術檔案管理手段必須改進。各單位的檔案主管部門應當結合本單位實際情況、管理制度以及人員狀況組織開發適合本單位特點和現狀的檔案管理系統，逐步實現技術檔案的電子化，建立技術檔案共享系統。現今是知識爆炸的時代，知識更新速度加快，新知識，新信息層出不窮。做一個適應時代發展需要的檔案人必須要不斷攝取新知識，建立合理的知識結構。加強技術資料管理的培訓要確保檔案工作安全可靠。

總之，科技檔案的管理工作是一項長期而艱苦的工作。管理性、服務性是它的基本屬性，我們各級檔案管理部門要振奮精神，轉變觀念，提高素質，做好檔案業務工作，健全門類，豐富館藏，為科研生產搞好服務，要不斷提高科技檔案信息資源重要性的認識，采取切實可行的措施，緊緊圍繞經濟建設這個中心，大力發展科技檔案信息資源，檔案部門面對著很好的機遇的嚴峻的挑戰，各級主管部門只有同心同德，共同努力，科技檔案管理工作才能適應現代化企業制度的需要，才能使企業在激烈的市場競爭中利于不敗之地。