企業數字化檔案信息資源的利用策略

許曉敏

（杭州錢江新城資產經營管理投資有限公司，浙江 杭州 310000）

現有的信息技術發展趨勢已朝著數字化、網絡化、信息化的方向推進，按照檔案管理部門的自身特點，設計出滿足企業需求和個性化服務的檔案應用模式，才能適應檔案環境的新變化，開拓檔案工作的新局面。與此同時，檔案工作者必須突破傳統思想束縛，轉變服務意識，把傳統載體檔案數字化，為企業制定出應有服務策略。

1.數字化檔案信息資源的利用特征

1.1 智能化服務模式

數字時代的來臨讓現代檔案管理部門的建設手段更加完善，通過網絡傳達，實現檔案信息的遠程利用、便捷利用，通過大數據技術，對檔案信息進行充分、全面的整合，進行自動檢索，建立企業數字化環境匹配的服務模式，滿足員工利用需求，實現智能化服務。比起社會檔案館，企業內部的檔案管理部門在數字化環境構建方面更加具有針對性，能夠有效借助計算機對資源展開分析處理，并根據文件的內容特征在文件之間建立不同的聯系方法[1]。這樣一來可以根據信息檢索要求將所有信息一次性展開處理，讓員工能夠精確定位需求，隨時獲取自己想要的模塊資源。

而數字化檔案管理人員在數據挖掘過程，可以在實際應用環節當中，將一些潛在的有用信息和知識進行綜合利用，一方面發現其中可能被忽略的要素并預測信息發展趨勢，另一方面可以將獲取的內容作為工作輔助元素，從微觀角度到宏觀角度，滿足不同層次的決策需求，實現資源共享。

1.2 數字化服務資源特性

服務資源的數字化指的是檔案信息資源，以計算機可讀的數據形式進行存儲，并借助網絡化手段相互連接，實現資源共享和服務資源虛擬化。隨著信息技術的飛速發展，檔案管理內容和手段已經突破了傳統整理模式，以網絡互聯的方式構建虛擬的信息資源特征，對文件進行一體化管理。相比于傳統檔案工作是從文件歸檔收集開始的特性，數字檔案館更能根據不同員工需求類型來滿足階段性工作要求。

2.企業數字化檔案信息資源的利用策略

2.1 檔案數字化建設的必要性

檔案數字化建設，是知識經濟時代發展的需要，是加快信息化步伐的需要。推進數字化檔案建設，是跟上信息化時代的必然要求，不存在做不做的問題，而是一項必須完成的硬任務。習總書記在2003年調研浙江省檔案局時就提出“走向依法管理，走向開放，走向現代化”。數字化時代，人們的生活已經離不開計算機和互聯網，隨著時間的推移形成了大量的電子文件。對于這些重要的文件如何進行科學管理是我們檔案管理人員必須深入思考的問題。

2.2 面向員工展開知識管理

知識管理對檔案工作者提出了更高的知識要求，以服務為宗旨，通過建立檔案信息專題數據庫，提高信息的整合度，對現有的信息資源質量進行改進，做好精準服務。這樣一來可以精確定位員工需求，并且發揮網絡的作用，為信息傳播提供有效的共享環境。例如檔案管理部門可以借助數據庫統計員工不同需求，然后對信息分析結果進行綜合評估，從成分和利用量分析獲得員工的信息傾向。通過個性化信息管理和智能搜索功能服務了解員工的潛所需服務，最大限度滿足檔案管理的全過程，達到個性化信息推送。

總而言之，數據挖掘作為一種新型的信息架構模式，既包含了檔案內部數字信息的利用，也包括外部數據的集成和管控，形成滿足不同用戶需求的信息產品，然后將現有的知識內容進行有效整合，為檔案部門的建設與利用提供重要的技術支持。我想檔案編研工作是一種很好的知識型服務，員工與員工之間在深度對接后，整合資源，又將信息反饋給員工，提供第二利用。

2.3 建立數字化檔案管理系統

2.3.1 數字檔案資源建設

一是目錄數據庫建設。積極開展目錄數據庫建設，對檔案室室藏的文書、科技、會計、業務、特種載體檔案均建立電子目錄，實現檢索速度和檢索目標一致的最大化。并將檔案實體與電子目錄一一對應，目錄數據錄入符合相關要求，且完整、準確、規范。二是檔案數字化工作。目前公司對檔案數字化工作進行了合理規劃，制定了檔案數字化方案。對保管期限為永久、長期（或30年）的文書、業務、會計檔案、照片等均進行了數字化處理，可以全文查閱。制定了《檔案數字化安全管理制度》，數字化實施操作過程符合相關要求。三是檔案數據庫建設。完成了檔案數字化納入全文數據庫集中統一管理，有效地改善了工作環境；對室藏重要照片、重要聲像、實物檔案的數字化；完成可供查閱的專題數據庫建立，集中全面地反映了公司特定的專業領域，便于利用。四是電子文件歸檔。制定了《電子文件歸檔制度》，明確電子文件的歸檔范圍和保管期限，對具有保存價值的電子文件及時歸檔，包括相應的背景信息和元數據。歸檔電子文件做到真實、完整、可用，實現對重要、常用電子文件與數字化檔案能同時被檢索，并對所有電子文件、電子數據進行備份登記。

2.3.2 數字檔案數據管理

目前公司建立了《電子文件和數字檔案安全保管和備份制度》，并配有專用的歸檔電子文件和數字檔案存儲設備，規范存放各類檔案數據，綜合檔案室負責檔案數據的維護與管理，確保檔案數據的安全。定期檢查電子檔案的保管情況、檢測電子檔案的可用性，做好相應的遷移、轉換工作。

2.3.3 檔案數據資源共享利用

利用計算機云技術，通過建立數字化檔案管理系統，實現企業資源共享，統一存儲、統一搜索、統一借閱。在整個信息的動態化處理環節中，檔案管理部門與員工保持密切的互動，將基本狀況全面挖掘之后，在數據庫系統內劃分為不同的員工群體。在實際利用環節可根據員工需求對信息服務模式展開調節，根據部門的特性和實際需要展開設置，實現OA系統內單點在登錄之后就能根據自己的需求，選擇相應的服務內容和功能保障。當然要想獲得更全面的用戶需求信息，還需要在數據庫當中設置借閱功能，借助數據挖掘技術將隱性的資源展開綜合利用，建立信息定制服務和信息推送服務，通過智能化數據庫以及員工崗位需求以便于展開后續的信息傳播[2]。這樣通過數字化能全面提升檔案室的服務水平。數字化的軟、硬件設備推動了傳統載體檔案數字化工作快速開展。

2.4 提供個性化信息傳播策略

由于數據庫內部的檔案信息類型較多，提供個性化信息服務也需要根據用員工崗位需求確定不同的主題，實現單元化和規模化的知識提供。在這一過程當中，除了要對傳統載體的檔案信息進行轉換和收集之外，還需要按照員工需求對檔案信息展開分類和綜合評比，將其轉換為數據庫當中的新知識資源，按照數據庫的不同服務方式展開內容的整合和處理。這樣一來可以將很多分散的網絡資源按照主題需求進行智能化建設，打造一個用于訪問不同知識資源類型的界面，為信息個性化傳遞提供良好的服務平臺[3]。

要想實現這一目標，可通過以軟件應用條件下，設計相應的網絡平臺和信息管理系統，滿足不同類型的設計要求，提升個性化服務質量滿足界面的核心需要，在員工需求的階段展開信息推送服務。這些主動的信息提供過程應該是一個動態的更新過程，借助信息利用模塊和系統管理模塊完成知識決策，為員工提供主動性服務。這種服務過程強調通過數據挖掘等先進技術完成對信息內容的深層次分析處理，滿足智能查詢和個性化的信息需要[4]。

2.5 確保信息安全策略

在信息技術條件下，數據改動更為便捷，數據的載體更為脆弱，信息安全是難點，也是底線。因此，必須把數據安全放在第一位。一方面檔案信息的原始性特征決定了檔案在網絡環境下的傳輸性安全要求較高，而計算機網絡系統當中的開放性和共享性特征也會在一定程度上影響信息的安全性能。對此，檔案系統管理人員要從各個環節確保檔案字檔案信息的可靠性、不泄密性，分清楚哪些是需要開放的，哪些是不需要開放的，哪些是有安全隱患的，要建立健全安全制度，不定期開展信息安全排查。

另一方面由于信息化時代賦予了個體更加自由的信息獲取權，檔案管理部門應該根據有關要求設立權限和信息使用的規定，鼓勵員工利用信息并合理傳播信息，但不會因此導致信息的損壞情況。根據網絡傳播的發展動態情況，及時規范檔案信息，對于某些侵犯知識產權和隱私權的信息傳播，要根據信息屬性對傳播范圍進行嚴格限制，盡量避免因信息不實導致的信息真實性問題。數字化檔案信息資源的開發與生產過程，是信息資源的增值過程，根據需求對信息進行綜合對比之外，還需要在信息加工環節對素材進行應用。

3.結語

信息技術和網絡環境的改變更新了檔案管理部門的服務意識和員工的需求方式，企業員工對信息的需求將朝著集成化和縱深化的方向發展，因此未來的檔案管理服務手段和互動方式將發生本質改變。企業數字化檔案的應用策略就是一場針對傳統資源的改革運動，服務模式的創新將根據員工信息需求的轉變進行有效推進，讓服務更加人性化而規范化。