提升檔案管理人員素質 推進檔案管理科學化

丁國玲

（山東省菏澤市曹縣發展和改革局，山東 菏澤 274000）

在檔案管理工作不斷改進的過程中，新的管理方式不斷被引入。考慮到檔案管理人員是管理工作開展過程中的重要執行者，這就要求檔案管理工作者要不斷學習新技術，逐步提高個人的工作素質，并加強對檔案管理人員的各項培訓，提高檔案管理工作者的工作熱情和工作意識，這樣才能做好檔案管理工作。

1.檔案管理科學化的概論及必要性

在檔案管理的過程中，通過多種措施和制度規范這項工作，并提出更具標準化內容的過程，就是檔案管理科學化。實際上這只是一種概念或是意識，表現的是精益求精的態度。在引入新技術，新管理理念的過程中，檔案管理工作也要不斷地優化管理方法，建立完善的檔案管理系統，優化各環節的工作，這樣才能夠滿足相關企業或是單位的工作需求。

此外，近幾年新興媒體的影響力在不斷擴大，中國的網民數量在不斷增加，寬帶普及率也達到了98%左右，信息技術被廣泛地運用在了各行各業的發展中。這給檔案管理工作提供了更多的渠道和載體，更是一定程度上改變了檔案的儲存、收集等多項工作。所以檔案管理科學化、信息化是必然的發展趨勢。只有推進檔案管理科學化，才能夠為相關的決策工作提供更有力的依據，才能夠為決策執行工作提供更多的支持。

2.檔案管理人員的素質現狀分析

2.1 缺少檔案管理意識

當前很多企業或是單位對檔案管理工作不夠重視，不能根據企業當前的發展情況調整檔案管理工作，并配備專業的檔案管理工作者。導致檔案管理人員出現了身兼數職的情況。而且檔案管理人員整體的年齡層也比較大，整體的文化水平參差不齊，在上崗之前缺少相關的工作經驗，上崗后也沒有接受過系統性的崗前培訓。在這種情況下，部分檔案管理人員缺少檔案管理意識，認為在檔案管理的過程只要不把檔案信息弄丟就可以了，在工作的過程中責任意識不強。此外，這項工作任務量比較大，可能需要耗費較多的精力才能夠做好這項工作，這會給檔案管理人員帶來較大工作壓力，從而產生厭煩心理，一部分人就會消極怠工，不能認真細心地管理檔案、信息，導致一些檔案信息缺乏準確性和真實性。[1]

2.2 缺乏專業的業務技能

要想做好檔案信息管理工作，管理人員還要有較強的業務能力。對檔案管理知識有較多的了解，能夠熟練地掌握相關的管理業務，做好每一個環節的管理工作。但就現實情況看，很多管理人員不能積極主動地學習新的知識，新的技術，也沒有接受過較為系統的專業培訓。甚至一些管理人員是以口口相傳的方式交代工作的，在這種情況下，這項管理工作就會更不專業，更不嚴謹。在工作開展的過程中，不僅無法保證信息的完整性，甚至無法確保信息的真實性。例如：直接把重要的檔案信息，和一些雜亂的資料共同存放在一起，導致管理混亂，一些重要的信息丟失。

2.3 缺少服務意識

對于所有的行業來說，服務意識都非常重要。檔案管理人員也應當擁有一定的服務意識，這樣才能夠做好檔案管理工作。但由于這項工作比較繁瑣、枯燥，很多管理人員缺少耐心，無法認真地整理相關的信息資料，消極地對待上級安排的任務，墨守成規，不能主動地學習新知識新技能，在工作的過程中缺少服務意識，無法有效地提升檔案管理的水平。[2]

3.檔案管理的現狀

當前，由于部分領導人員不重視檔案管理工作，所以忽視了檔案管理的資金、設備投入，也沒有為檔案管理人員提供專業培訓的機會。在這種情況下，檔案管理工作只能夠依靠一些比較傳統的管理設施開展，這無法推進現代化的檔案管理模式，也無法進行檔案信息化的建設。

在缺少資金支持的情況下，部分檔案管理工作甚至還存在著紙質文件加電子文件的儲存方式。在這種情況下，一旦檔案管理工作的工作量激增，工作人員就會面臨更大的工作負擔。檔案管理效率就會降低，人工出錯率失誤率也會提高。此外，當前部分企業和單位所設立的檔案管理制度還不夠科學、不夠完善，相關的規章制度缺少針對性、缺少可操作性、更缺少完備的理論體系。在這種情況下，是無法為檔案管理工作提供指導依據的，更無法實現檔案管理科學化發展。[3]

4.如何提升檔案管理人員的素質，推進檔案管理科學化

4.1 提高領導層的重視度

在推進檔案管理科學化的過程中，領導層發揮著重要的作用。領導層對這項工作的重視度，將會直接影響到這項工作的推進。所以，領導層要重視檔案管理工作，加大對檔案管理部門的資金投入，引入先進的設備、軟件。例如：掃描儀、計算機系統等，并建立屬于自己的檔案管理庫，和局域網。加強對檔案部門工作人員的關懷，定時定期考察檔案管理室，親切地與檔案管理工作人員交談，了解他們的近期工作情況，以及工作心得，采納可行性較高的意見。并根據基層檔案管理情況，調整管理方式。提高檔案管理工作人員的福利待遇，設立獎勵制度，對工作積極、順利完成任務的管理人員給物質予獎勵。這樣，檔案管理人員也會有更高的工作積極性，在工作過程中也會更加努力負責。[4]

4.2 加強業務培訓，提高業務素質

因為檔案這門學科的專業性比較強，無論是資料的收集、整理，還是資料的檢索；鑒定等多個方面都有特定的方法和理論。所以，只有提高檔案管理工作者的專業知識水平，才能夠提高他們的整體素質。這就需要檔案管理工作者在入職之前，接受單位的崗前培訓，學習檔案管理涉及的各種理論知識：檔案保護、檔案文獻編輯、檔案管理學等多個方面。在此基礎上，還要加強實踐方面的培訓，通過互聯網教學、面對面授課等不同的方式，掌握有關計算機相關的知識，學會使用復印機、傳真機等等。還提高他們的寫作能力以及文化素養，要求管理人員在入職之前要掌握文字編寫、排版、撰寫檔案目錄或年鑒的方法，擁有一定的書面表達能力等。并通過培訓讓他們掌握更多的專業技巧，適應信息化、科學化的檔案管理模式。

此外，單位還要鼓勵管理人員積極參加計算機等級考試、參與計算機操作相關的專題講座等。對于這些行為，要給予一定的獎勵。基于檔案管理部門的現實情況，單位還應當加大職業道德觀念的教育。樹立檔案部門內部的榜樣，給予他們一定的實質性獎勵，可以是季度的獎金、或是提高工資待遇等等。這樣更能夠發揮榜樣的帶動作用，提高整個檔案部門的職業道德水平。

4.3 規范管理制度、流程，提高保密意識

在檔案管理工作開展的過程中，管理人員必須要保證檔案信息的安全，防止信息泄露。這要求管理人員有較為嚴謹的保密意識。所以，單位要加大檔案信息安全的宣傳力度，并及時地開展相關的法律教育和普及工作。讓檔案管理人員認識到保密的重要性。在此基礎上，還需要設立完善的管理規章制度和獎懲制度。要把檔案管理科學化與干部和員工的業績考核結合在一起，并細化各項管理流程，規范多個管理環節。[5]

例如：檔案管理中信息的調取環節，無論是紙質檔案的借閱、歸還，還是數字化檔案信息的調取，都應當設立嚴格的操作規范。要求每兩名檔案管理人員，共同負責一部分相同的檔案管理工作。每名檔案管理人員都有一定的操作權限，如果其他工作人員需要調取，或是查閱檔案資料，那么至少有一名檔案管理人員在旁守候，并對調取檔案信息的來訪者進行詳細的記錄。

還可以基于檔案設置，劃分公開信息和不可公開的機密信息，并為單位內部的每一個工作人員設置一定的檔案權限，并在此基礎上引入在線身份驗證的方法，這樣工作人員只能夠看到之間權限范圍之內的檔案信息，無法隨意地傳輸數據資料，這樣就能夠更好地確保這些信息的安全性。

之后可以設立追究責任制度，一旦某一環節的檔案信息出現了泄露，那么就要根據情況直接追究到相關的檔案管理工作人員和信息泄漏者的身上。這樣能夠讓檔案管理人員有更強的保密意識，也能夠提高檔案管理的規范性。

在此基礎上，還應當引入檔案案卷清理制度。工作人員每隔一段時間就需要清理沒有價值的檔案信息。這個過程，檔案管理人員就理清自己管理的檔案信息內容，對于一些期限比較長的檔案，也能夠追溯其歷史、調查使用價值。這樣檔案管理人員就能夠了解哪些檔案信息需要重點管理，并對所有的檔案進行分類、分階段的整理。并把以往的紙質檔案信息全都錄入到計算機系統中生成數字化檔案，這樣就能夠雙重保存，并借助計算機就能夠開展科學管理。[6]

5.結語

由于檔案管理工作對于管理人員的專業性要求比較高，為了提高這項工作的科學性，提高管理人員的素質，就需要領導層重視檔案管理工作。給予更多的政策和資金支持，引入現代化的設備、軟件，積極推進信息化建設工作的開展，完善的管理制度，規范各環節的管理工作，細化管理流程，并組織管理人員接受業務培訓，學習更多的專業技能和理論知識。