醫院辦公室行政效能提升中精細化管理的作用分析

孟云偉

（北京中醫醫院順義醫院，北京 101300）

一、醫院辦公室行政效能提升中精細化管理的作用

醫院辦公室負責的是整個醫院的行政工作，具有典型的工作內容繁多特征，要想提升行政工作的有效性，必須要采用科學的管理手段和管理模式，對各個方面的工作要點進行統籌，并制定健全的工作流程。但是當前我國很多醫院都缺乏規范的管理體系和工作流程，導致辦公室人員的工作效能低下，工作者不僅任務量重，而且工作成效甚微，難以取得良好的效果。詳細來看，其問題主要體現在如下幾個方面：第一，缺乏科學的管理制度。現有情況下，很多醫院辦公室管理制度都較為落后，是沿用之前的制度，而隨著醫院的快速發展這些制度已經難以與現實情況相符合，所以亟待對此進行完善和健全。在這種制度體系下，無法對行政工作進行統籌管理，不僅造成工作效能低下，而且產生了諸多工作漏洞；第二，管理流程不科學。醫院所采用的行政工作管理流程往往存在不科學的問題，比如對很多工作來說通常是在工作結束的時候才進行檢查或者核對，而不注重過程性管理或者事前管理，導致管理效果不理想。第三，管理過程混亂。由于醫院辦公室行政工作任務量中、工作復雜性高，所以人員流動性也較大，工作人員調崗、換崗、離職等現象較為常見，而因為不注重過程管理，導致很多工作處于無序的狀態，部分行政工作人員面臨職能混亂的問題，導致整個管理工作難以有效開展，也影響了辦公室行政工作的效能。

基于這些問題的存在，對精細化管理應用的需求更高、迫切性更強。精細化管理在原有管理的基礎上實現對各項工作的細化管理[1]，有助于促進醫院辦公室行政工作效能的提升，不管是從工作模式還是工作流程上，都能夠促進辦公室工作成效的好轉。首先，從管理制度方面來看。通過引入精細化管理，能夠根據醫院辦公室行政工作的具體情況、醫院的運行情況等對原有的管理制度進行詳細分析，對各個制度進行細化設定，為辦公室行政人員更好地開展每一項工作提供指導，促進行政人員工作目的性和方向性的增強，從而促進整個工作效率的提升。其次，從管理流程方面來看。通過引入精細化管理模式，能夠對原有的管理流程進行重塑，深入挖掘每一個崗位職工的工作情況，根據對應情況對管理流程進行革新，使員工的工作流程以及管理流程等都更為科學，使每一個步驟的工作都更有價值，這也有助于促進辦公室行政工作效能的提升。最后，從管理過程方面來看。精細化管理是對人與制度的雙重管理，不僅會對人進行針對性管理，深入了解每一位職工的心理特征、工作情況，為部門領導提供有關信息，促進領導更好地對職工進行引導和教育。而且還可以對制度進行完善，為職工更好地工作營造科學的制度環境，使職工有更大的工作動力和熱情。

二、醫院辦公室行政效能提升中精細化管理的應用對策

（一）正確認識精細化管理

意識是行動的先導，要想更好地應用精細化管理，就必須要對其進行科學認識，只有明白什么是精細化管理、精細化管理的目標是什么，才能夠更好地對精細化管理進行運用，提升工作成效。當前現有條件下，很多醫院辦公室人員對精細化管理的認識不足，認為精細化管理就是對事事進行管理，是對自身行為的約束，所以對精細化管理較為抗拒，為這一工作的落實造成了阻礙。對此，醫院辦公室領導必須要深入為職工講解精細化管理的內容，使職工明白精細化管理的有利作用，從思想上接受這一管理模式，并注重根據制度規范、管理要求等調整自身的行為，提升工作的效能。

（二）做好工作流程和制度的細化

在醫院辦公室精細化管理之前，相關的領導必須要對現有的辦公室工作情況進行深入了解，明確各個崗位的工作內容、工作目標等，并根據這些情況合理對工作流程進行劃分，并針對于每一項工作制定對應的管理制度，以使員工嚴格依據規章制度開展工作。同時，還要通過對各項工作的分析，以及各崗位的研究提煉出行政管理的控制節點，如進行工作計劃的制定、做好活動安排并制定對應的工作實施標準等[2]，并依據這些節點進一步對辦公室行政工作進行細化安排。比如，辦公室一些崗位是負責傳達領導指示和傳遞職工工作情況的，還有一些崗位是負責文件整理的，另外一些是負責醫院運行情況統計或者信息整理的等，要想將這些事情辦的明明白白、清清楚楚，就必須要針對于各種工作都制定對應的流程，如此才能夠更好地管理員工工作，使每個人都在自己崗位上“清清楚楚”工作，促進辦公室行政效能的提升。

（三）不斷提升辦公室人員的業務能力

雖然從表面上看辦公室行政管理工作是瑣碎的工作，但是通過實施精細化管理，則需要對各個部門的職責進行清晰劃分，每一個崗位都有固定的工作內容和工作目標，所以工作者必須要具備較高的專業化技能和綜合素質，如此才能夠確保各個工作的順利銜接，提升工作效能。因此醫院相關領導必須要注重對辦公室人員的培訓，通過各種培訓和教育活動，提升辦公室人員的業務能力和執行力。

三、結束語

精細化管理是推動醫院辦公室行政管理效能提升的重要途徑[3]，這要求醫院要做好精細化管理的宣傳和教育，使職工正確認識精細化管理，同時還要對工作流程和制度進行細化，提升其實用性和操作性，另外還要不斷提升辦公室人員的業務能力，如此才能夠確保精細化管理的有效落實，真正提升辦公室行政管理的效能。