做好行政檔案管理保密工作有效方法的研究

張閩軍

（無棣縣行政審批服務局，山東 濱州 251900）

行政檔案管理保密工作是當前我國各個行業面臨著一道重要任務，但是在行政檔案管理保密工作越加復雜的情況下，經常出現各種各樣的問題，難以保證行政檔案管理保密工作的整體質量。比如管理方法混亂、檔案鑒定松懈、檔案管理缺乏專業性等等，這些都影響到行政檔案管理保密工作的順利進行。通過對做好行政檔案管理保密工作有效方法進行探究，有利于提出一些可靠的參考依據，促進行政檔案管理保密工作的順利開展。

一、行政檔案管理保密工作存在的問題分析

在以往進行行政檔案管理保密工作的時候，普遍存在管理方法混亂、檔案鑒定松懈、檔案管理缺乏專業性等問題，需要對這些問題進行充分了解，不斷優化行政檔案管理保密工作的方式方法及相關制度。總結起來，具體問題如下：

（一）管理方法混亂。基于行政檔案管理工作的要求，建立了一系列的規章制度，但是檔案工作人員的流動性較大，在進行檔案管理工作交接的時候存在手續不全的問題，且不同崗位人員的調動較為頻繁，導致行政檔案管理工作陷入混亂的狀況。同時，在進行行政檔案管理的時候，有些部門會自行更換檔案，進一步加大了行政檔案管理的難度，無法保證行政檔案管理保密工作的全面性及有效性[1]。

（二）檔案鑒定松懈。檔案工作人員在進行檔案鑒定的時候，經常出現一定的松懈態度，未能對檔案內容進行嚴格審查，甚至出現直接略過檔案核查的環節，使得檔案內容虛假問題的發生較為頻繁。基于這一情況，行政檔案管理保密工作面臨著較大挑戰，難以保證整個檔案管理系統的正常運行。

（三）檔案管理不夠專業。由于行政檔案管理體現出較高的復雜性及專業性，要求檔案工作人員具備較高的專業素質，便于及時處理行政檔案管理中的問題，促進各部門之間的協調配合。然而就實際情況來看，許多檔案工作人員的專業素質有待提升，在檢查檔案資料的過程存在疏忽，且檔案管理并非獨立存在的，需要與其他部門進行合作，這就使得其他部門的工作受到一定影響。

二、做好行政檔案管理保密工作的有效方法分析

（一）完善行政檔案管理

為促進行政檔案管理保密工作的有效進行，使檔案管理混亂問題得到解決，需要對行政檔案管理制度進行完善，嚴格做好信息化檔案的看管和保存工作，在保證檔案安全的同時，方便工作人員對檔案進行調用。只有重視對行政檔案管理制度的完善，才能夠充分發揮管理制度對檔案管理人員的指導作用，更好地適應信息化時代的發展要求。在進行行政檔案管理保密工作的時候，需要深入分析管理人員的特點及工作方式，確定檔案管理人員的工作準則，不斷提高行政檔案管理的規范性，減少行政檔案管理中的保密工作問題。對于行政檔案管理中的常見問題，需要采取具有針對性的改進措施，從根本上解決行政檔案管理保密問題，使行政檔案管理的有效性得以提升[2]。

（二）強化檔案管理保密工作

確保檔案資料的安全性和保密性是行政檔案管理保密工作的核心目標，需要安排專門的人員對檔案資料進行保密工作，杜絕其他人員隨意接觸保密檔案。具體來講，在進行行政檔案管理保密工作的時候，可以從不同的層次進行，比如選擇一個較為隱蔽的位置進行檔案保存，并做好現場的防火防盜等工作，避免檔案資料在保存過程出現損毀和丟失等情況。其次，需要對檔案室的進入權限進行設置，嚴格篩選進入檔案室的人員，杜絕與檔案工作無關的人員進入檔案室。通過對檔案工作人員的管理制度進行完善，確保檔案管理人員能夠依照規定進行檔案保密工作，禁止將保密的檔案文件外泄，從而保證行政檔案管理保密工作的整體質量。

（三）運用現代化技術手段

隨著我國社會經濟及科學技術的快速發展，各種現代化技術手段被應用到行政檔案管理領域，可以為行政檔案管理保密工作提供更多的選擇。同時，將現代化技術手段應用到行政檔案管理保密工作中，可以構建出更加現代、完整的行政檔案管理模式，促進行政檔案管理工作水平的提升。比如采用二維碼掃描技術對檔案資料進行處理，使其能夠順利存儲到計算機設備，方便工作人員對檔案資料進行查閱和利用。

（四）提高檔案工作人員綜合素質

檔案工作人員作為行政檔案管理保密工作的主體，其能力及素質直接影響著整個工作的質量，對行政檔案管理保密工作的發展也有著較為重要的影響作用。因此，需要主動順應行政檔案管理的發展，不斷提高檔案工作人員的綜合素質，使其能夠以專業的狀態完成各項工作，避免因操作不當造成檔案損毀和檔案丟失等狀況。首先，需要充分了解行政檔案管理保密工作的實際情況，對檔案工作人員進行針對性的培訓，使其能夠利用所知所學對行政檔案管理保密工作中的問題進行有效處理，從而提高檔案資料的安全性及保密性。其次，需要做好檔案工作人員的思想工作，強化檔案工作人員的保密意識，使其能夠嚴格按照規定的要求，對檔案材料進行保密處理，確保檔案文件的保存和使用過程都是安全保密的。最后，需要加強檔案工作人員之間的溝通交流，以便能夠及時掌握行政檔案管理保密工作的情況，及時處理行政檔案管理保密工作中的問題。

三、結語

綜上所述，當前我國行政檔案管理保密工作依舊存在一些不足，這就需要深入了解行政檔案管理的現狀，做到不斷完善行政檔案管理、強化檔案管理保密工作、運用現代化技術手段、提高檔案工作人員綜合素質，通過各種方法促進行政檔案管理保密工作水平的提升，為行政檔案管理的發展提供充分有效的支持。