當前現代企業制度下企業檔案管理路徑研究

甄珊珊

（德州財金投資控股集團有限公司，山東 德州 253000）

隨著數字技術廣泛運用與數字經濟迅猛發展，越來越多的企業將數字化轉型上升為企業戰略，著力通過數字技術升級企業的產品和服務、改進生產方式和變革商業模式，以期在數據時代發揮“先行者優勢”，獲得更大的競爭優勢。企業檔案工作是企業管理的重要組成部分，實現企業檔案工作的數字化轉型是時代發展的必然趨勢。

一、企業檔案管理的原則

（一）真實性原則

能給企業提供有用的信息資源是企業檔案管理才能做到的，為了保證企業所作出的決策正確且具有權威性，確保企業檔案管理信息的真實性尤為重要。所有歸檔的檔案都必須是企業在生產經營活動過程中真實發生的事實，因此要確保信息的真實性，不要因為虛假信息致使企業社會形象受損，也能夠促使企業做出正確的決策。

（二）系統性原則

在管理過程中必須遵循系統性原則，實施系統化的企業檔案管理，形成快速的分門別類的管理，能夠完整地體現現代企業管理制度的準確性、系統性以及規范性。同時，還能夠讓企業在需要相關資料時，能夠迅速地取用快速地查詢、使用，確保整個企業能高效地工作，減少時間的浪費。

二、檔案管理作用

企業檔案管理利用現代信息技術，對檔案管理工作也提出了更為高標準的要求。在當前的社會經濟形勢下，企業檔案管理人員需不斷完善自身的管理技能，提升自身綜合素質，加快適應當前社會經濟變化的新環境，接觸新時代的檔案管理理念，才能為企業的發展貢獻自身的一份力量，使其自身在企業檔案管理中發揮自身最大的價值。企業檔案管理人員借助現代信息化技術可以培養自身的管理能力以及工作方式，以嶄新的面貌迎接新時代企業管理工作。由此，現代信息技術的應用能夠促進檔案管理人員整體水平的提升，提高企業人力資源使用效率，最終提升整個企業的運行效率。

三、現代企業檔案管理中所存在的問題

（一）對企業檔案管理工作不夠重視

目前很多現代企業都對企業檔案管理工作沒有足夠的認識，因此很多企業沒有建立企業檔案管理制度，檔案管理人員也并沒有意識到自身工作的重要性，因此往往工作效率不高。除了重要的合同文件和人事檔案之外，其他檔案的管理工作只是交由普通工作人員管理，致使很多重要的業務資料在人員調動的情況下出現缺失，讓企業的業務遭受到損失。

（二）缺乏專業的企業檔案管理人員

企業檔案管理工作是需要專業性人才的工作，由于缺乏重視加之檔案管理專業人才較少，因此無法滿足現代企業的檔案管理工作需求。許多企業沒有配備專門的檔案管理人員，而是交由普通工作人員管理，從而導致企業檔案管理效率非常低，不利于信息的儲存。因為一些企業檔案管理人員沒有經過專業系統的學習，往往導致檔案缺失，未能得到很好地利用，工作效率低下。

（三）檔案管理不夠先進

很多企業在管理檔案資料時仍舊采用傳統的手工編輯、手工檢索等方式，在企業信息的查詢和運用中有很多人工疏漏和錯誤，甚至會在人工操作的過程中不慎丟失一些重要的資料，極大地影響了企業工作，阻礙了企業的進步和發展。

四、完善現代企業檔案管理的策略

（一）重視企業檔案管理

現代企業對檔案管理工作要重視起來，并建立和完善企業檔案管理機制。同時，要讓所有工作人員加強對檔案管理工作的認識，調動大家對企業檔案管理工作的熱情和積極性，從上至下形成統一的檔案管理認識。提高檔案管理意識的途徑是多種多樣的，通過電視媒體、宣傳欄、集體講座等形式，以及充分借助行業機構以及民間組織，共同推動企業檔案管理工作的建立和完善。

（二）提高檔案管理人員的專業性

現代企業必須要提高檔案管理人員的專業性，因此要打造一支專業的檔案管理人才隊伍，除了吸納一些新鮮血液，對于現有的檔案管理人員，企業要幫助其提高專業知識，除了定期舉行與檔案管理相關的培訓之外，還可以讓吸納進來的專業人才帶領其學習，不斷提高檔案管理人員的綜合素質。只要檔案管理人員不斷提升自身的專業水平，就能真正推動企業的發展進步。

（三）實施信息化管理

應結合現代信息技術和工具建設電子化的檔案管理模式，讓傳統辦公管理體系和現代信息化的檔案管理結合在一起。通過用信息化檔案管理替代傳統人工管理能夠保障檔案信息的準確性和完整性，并能對檔案管理信息進行快速詳細、準確地分類，可以極大地提高檔案管理效率。

總結：綜上所述，企業檔案管理在現代企業制度里占據重要的地位，保證了企業決策的正確性和權威性，也是未來發展的基礎和依托。因此，必須重視企業檔案管理工作，加強檔案資料信息的安全性，保證企業信息的全面性和完整性。利用現代科學技術手段可以確保檔案管理的全面性和安全性，讓企業的工作效率得到大幅度提升，促使企業得到更好、更長遠地發展。