如何提升企業檔案管理工作的思路與措施

龐偉

（山東金魯班集團有限公司，山東 德州 253000）

檔案管理工作是企業各項工作開展的基礎，同時也是保證企業提高經濟效益，維護合法權益，反映企業發展歷史的一個真實見證，他對指導企業生產活動，改善管理模式，加快技術推廣應用有著十分重要的現實意義。最近幾年隨著企業的不斷改革和發展，檔案的數量日益增多，這就對檔案管理部門的具體工作提出了越來越高的要求。但現階段很多企業對檔案管理的重視程度不高，缺乏先進的管理方法，管理人員的整體專業素質較差，影響到檔案管理工作效率和工作質量。

一、企業檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理重視程度不高

在很長一段時間內，受到傳統因素和企業內部管理因素的制約，檔案管理工作一直處于弱勢地位。不管是企業的領導者還是檔案管理部門的管理人員，對該項工作的重視程度普遍不高。由于檔案管理工作量較大，工作內容繁雜，很多管理層沒有從本質上認為企業檔案管理的現實意義，所以在軟件硬件上投入不足，對檔案管理工作的高效開展產生了一定制約。

（二）缺乏先進的管理辦法

從現階段的檔案管理現狀來看，很多企業的檔案管理方法普遍，比較滯后，不能夠滿足新時期對檔案管理工作提高的要求，致使檔案利用效率低下，很多有價值的檔案丟失。最近幾年隨著科學技術不斷向前發展，各個領域的信息化程度不斷提高，一系列先進的網絡技術和計算機技術充分應用到企業的日常生產經營過程當中。但現階段企業檔案管理的信息化程度普遍較低，仍然采用人工操作，整體管理方法比較落后，工作效率低下。由于整體工作效率不高，各項信息資源統計不及時不到位，制約了檔案工作的進一步發展。

（三）檔案管理人員專業素質較差

很多企業內部不注重檔案管理人員專業素質提升，整個管理隊伍的專業水平普遍較低，知識老化欠缺。有不少檔案管理人員沒有充分認識到檔案管理信息化的重要性，也沒有結合時代發展要求，對整個工作隊伍進行專業培訓，大多數的檔案管理人員專業素質普遍較差。很多新檔案管理人員步入工作崗位之前，沒有進行妥善的崗前培訓和崗后教育，也沒有對檔案工作方式進行有效的創新和探索，導致整個工作隊伍專業知識陳舊，在日常檔案管理工作開展過程中，普遍存在這樣或那樣的問題。

二、創新企業檔案管理工作的對策措施

（一）提高對檔案管理重要性的認識，增強主動服務意識

首先，要讓企業領導層以及檔案工作人員充分認識到檔案管理的重要性。檔案作為一種信息資源，是企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，是企業的無形資產，無論是文本文件、圖形文件和視聽檔案，都是全體員工從事生產經營活動的智慧結晶，飽含全體員工智慧和汗水，因此，對于企業來說，這是非常重要的資產，在生產實踐活動中有著積極的重要作用。其次，檔案管理人員要增強主動服務意識。檔案管理人員作為負責企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的工作人員，“服務于大眾”是其工作的出發點和歸宿，要求明確服務方向，端正服務態度，樹立創新意識，提高服務質量，使檔案真正地為企業員工服務、為企業經濟建設服務。

（二）采取模塊清單化方式發揮專業人員作用

因受專業知識限制，檔案管理人員很難掌握具體項目總體情況和細節，可以采取模塊清單化方式，由專業人員負責專業工作。如某國企以模塊化的思維，設計了一套工程項目檔案管理體系，建立由監管或服務單位審核簽發的清單或匯總表，重要內容做到全覆蓋。這樣就解決了工程項目檔案編制依據和審核依據，保證完整性、系統性。因為是專業工作由專業單位或人員負責，施工單位必須按清單或匯總表提供文件，檔案人員只需要核對文件編號和文件質量，遺漏現象得到有效控制。

（三）實現檔案管理的信息化

信息化是新時代社會發展的趨勢，也對檔案管理工作提出了更高的要求，企業必須運用當代科技新成果和信息化手段來武裝檔案管理工作，提高工作效率和水平。檔案管理要全面實現電子化管理。采用計算機以及掃描儀等數碼技術對檔案實現無紙化的管理，從而提高檔案管理工作效率，更好服務企業發展。將檔案管理系統列入企業信息化發展總體規劃，加大檔案信息化建設資金投入，逐步建立健全檔案管理的網絡系統，實現檔案信息資源共享，以利于檔案材料的便利化運用。完善基礎設施建設。規范檔案信息化建設的技術體系機制，既要實現檔案信息資源共享又要保證隱私性；既要保證檔案信息化管理工作有效推進，又要重視信息的保護和檔案管理安全責任的落實，確保檔案管理系統安全高效運行。

總結：總之，創新企業檔案管理工作，并不是一蹴而就既能夠做好做到的工作，這需要檔案管理人員持之以恒、堅持不懈，不斷進行知識和能力積蓄，樹立創新意識、增強主動服務意識，更好地滿足企業和社會對檔案信息的需求，充分發揮出企業檔案的社會價值和經濟價值，為企業事業的健康持續發展奠定良好的基礎。