檔案館工作規則及其對檔案管理的指導作用探究

文/吳敬仰（鄒平市檔案館）

近年來，隨著計算機網絡技術被應用到人們的生活及生產中，檔案館檔案管理工作出現了較大的變化，若是依舊采用傳統的方式方法開展檔案管理，勢必會影響到檔案館檔案管理的工作效果。目前檔案館檔案管理工作面臨著諸多挑戰，尤其是檔案信息資源建設、檔案精準服務方面存在不足，需要將檔案館工作規則作為指導，對檔案館檔案管理進行強化，促進檔案館檔案管理朝著更好的方向不斷發展。通過深入分析新時期檔案館檔案管理面臨的挑戰，探究檔案館工作規則及其對檔案管理的指導作用，有利于提高工作人員對此方面的認識，促進檔案館檔案管理工作的不斷發展。

一、新時期檔案館檔案管理面臨的挑戰分析

（一）檔案信息資源建設面臨的挑戰

檔案信息資源建設是檔案館檔案管理工作中的重要部分，但是有些檔案館對這一方面的重視不高，且傳統思想對檔案館的領導層產生較大影響，認為檔案資源的保管、檔案資源的利用是檔案館的主要工作，在開發檔案資源方面缺乏動力，使得檔案信息資源建設中存在諸多問題。比如在檔案館檔案管理的信息化建設中，其建設內容不符合檔案館的實際需要，無法為檔案館的檔案信息化管理提供可靠的技術支持。其次，在檔案資源建設中，缺乏完備的軟硬件設施，使得檔案資源開發面臨著較大阻力，不能對檔案資源進行有效利用和共享，使得檔案館檔案管理的發展受到影響[1]。尤其是縣級綜合檔案館，由于技術人才的缺乏，在檔案信息資源建設中更是舉步維艱。

（二）檔案精準服務面臨的挑戰

目前檔案館檔案服務受到群眾的高度關注，需要進一步提高檔案精準服務的水平，將被動的服務模式向主動的服務模式轉變。目前檔案館在檔案服務中存在被動的情況，未能將“服務于用戶”的理念貫徹落實，其服務內容以面向大眾的常規服務為主，未能深入了解用戶的實際需求，也就很難有目的、有針對性地進行檔案資源開發。其次，在網絡信息技術的快速發展背景下，檔案管理面臨著一些新的問題，這就需要堅持與時俱進的原則，不斷優化檔案館工作規則。然而從實際情況來看，有些檔案工作人員依舊保留著傳統的工作思路，所采用的工作模式比較傳統，使得檔案館工作規則無法得到及時完善，不能適應檔案館的更好發展，也就難以發揮其應有的指導作用。

二、以檔案館工作規則為指導，優化檔案資源建設與服務

（一）創新檔案管理的思維觀念

為充分發揮檔案館工作規則對檔案管理的指導作用，促進檔案館的科學發展，必須對檔案管理的思維觀念進行創新，促使檔案工作人員根據工作需要對檔案管理進行改革創新。在傳統的檔案館檔案管理工作中，主要工作就是對檔案信息資源進行收集，滿足用戶對檔案信息的需要。但是檔案館的服務對象不斷增多，許多新的思維觀念對檔案管理產生影響。例如本館對檔案信息資源需要的變化，就以往而言，檔案利用多是文書檔案，以機關事業單位工作查考、編史修志利用最多，個人利用寥寥無幾，最近五年的檔案資源利用出現巨大變化，單位工作查考利用所占比例越來越小，個人利用增多，如婚姻、招工、退休等等檔案的需求越來越多，可是對檔案信息資源收集卻沒有等比例增長。若是檔案館檔案管理的思維觀念不能及時更新，將逐漸暴露出諸多問題，其封閉的服務意識及服務觀念不能滿足用戶的多樣化需求。基于這一情況，要求檔案館對傳統的思想觀念進行轉變，將先進的思想引入檔案工作中，關注國家政策及經濟科技的發展，以便學習并應用現代化的技術手段，構建系統化的檔案信息查詢系統，針對不同的用戶設置不同的訪問權限。檔案管理的思維觀念想要轉變是一個長期學習的過程，可以組織檔案工作人員進行專門的培訓教育，邀請專業學者對新知識、新技術進行教學，幫助檔案工作人員掌握這些知識，使其能夠充分理解思維觀念轉變的重要性，有效創新檔案館檔案管理[2]。

（二）創新檔案信息的收集方式

目前檔案館的檔案形式從單一的紙質檔案向多元化發展，可以利用信息技術手段對其進行處理，形成大量非結構化及結構化的電子檔案，且電子檔案的數量不斷增多，體現出檔案分布不集中的情況，必須制定出合理的檔案收集方案，以便工作人員對檔案資源進行統一管理。以目前本館情況來說，檔案收集還是以紙質檔案為主，以文書檔案為主，其他載體的檔案征集很少，而且不知如何去征集等問題。因此具體來講，要求檔案工作人員充分了解電子檔案的分布分散及異構等特點，充分利用人工智能、云計算、大數據等現代化的技術手段，及時收集分布在不同單位的檔案信息數據，借助檔案館的檔案信息系統對收集到的檔案信息進行保存，方便對其進行查詢和利用[3]。同時，應主動優化檔案館工作規則，把握好數據檔案具有的特點，對檔案館檔案工作的規范及標準進行合理設計，使檔案工作人員做到有據可依，使檔案收集工作得以順利完成。采用多樣化的方式進行檔案信息收集工作，能夠保證檔案信息本身的完整性及準確性，快速整合所有的檔案信息資源，助力檔案館檔案資源建設，提高檔案管理服務水平。

（三）建立多元服務鏈服務管理模式

隨著社會快速發展，檔案館檔案工作面臨著更多新的要求，想要滿足廣大群眾的多樣化需求，則必須對檔案資源的開發力度進行提升，充分發揮檔案信息資源具有的利用價值。在檔案館檔案服務中，需要將檔案館工作規則作為指導，將服務于用戶的工作觀念貫徹落實，結合用戶的實際需求，建立起一套完整的多元服務鏈服務管理模式，以便對檔案信息資源進行充分利用，為群眾提供更加優質的檔案信息服務。同時，在檔案館檔案資源開發時，應努力開發具有本地特色的檔案資源，既要滿足群眾對傳統檔案服務的需求，也要對檔案服務的內容和檔案服務的手段進行創新，以此提高檔案館檔案服務的靈活性，進一步擴大服務范圍，更好滿足廣大群眾的實際需要。在檔案服務鏈條的建設中，涉及檔案資源開發、檔案知識傳遞、檔案信息整合等多個方面，且需要深入挖掘檔案資源的價值，利用云計算和大數據等技術，將有益于社會發展的信息提取出來[4]。

（四）優化檔案安全管理模式

信息化已經成為檔案館檔案工作的必然發展趨勢，在提高檔案管理信息化水平的同時，需要充分考慮到檔案信息安全管理，以檔案館的工作規則作為基礎，不斷完善檔案館檔案安全管理機制，確保檔案信息安全。通過對檔案信息安全管理進行強化，既能夠保證檔案質量，杜絕出現檔案丟失等問題，也可以更好地利用檔案信息，對檔案信息的利用率進行提升。由于檔案安全管理的復雜性較大，要求檔案館的領導層提高對檔案安全管理的重視性，強化檔案安全意識，制定檔案安全管理制度，促使檔案工作人員對檔案安全隱患進行有效處理。其次，需要充分利用防火墻、防病毒等現代化的技術手段，對檔案信息的安全性進行提升，避免出現檔案信息資源被損毀、被篡改等情況。

三、檔案館工作規則指導下檔案管理的注意事項分析

（一）檔案館工作規則的相互借鑒及動態調整

根據以往檔案館的發展情況來看，各個檔案館都根據自身的情況，制定了不同的檔案館工作規則，可以滿足檔案館檔案工作的基本需要，但是在檔案館檔案工作中存在規范及標準不完整的情況。為解決這一問題，要求檔案館在制定工作規則的時候，借鑒國家相關標準，對不同檔案館間溝通進行強化，促進各個檔案館相互學習，對檔案館工作規則的兼容性進行提升。通過這一方法還可以促進上級部門檔案及文件業務規范標準的完全落實，提高工作的效率及質量。為適應信息化時代的發展，要求檔案館堅持與時俱進，對檔案館工作規則進行動態調整，使其能夠更符合檔案館的工作需要，促進各項工作的高效進行[5]。

（二）檔案館工作規則的一體化建設

為充分發揮檔案館工作規則對檔案管理的指導作用，需要保證檔案館工作規則與檔案管理的契合度，做好兩者的一體化建設。將標準規范作為檔案館工作規則的建設重點，有效區分電子檔案及紙質檔案，形成兩套技術規范和業務標準，對檔案館的業務能力進行提升。為提高檔案館檔案管理信息化建設的水平，制定出合理的管理標準、技術標準、業務標準和評估標準，應充分把握好相關要求，保證各項規范及標準與國家相關的要求相符，且能夠充分滿足工作需要，實現檔案的一體化管理[6]。

（三）確保檔案館數字信息規范的操作性

通過對檔案館數字信息規范的操作性進行提升，有利于提高檔案館檔案管理信息化建設水平。可以加強與當地互聯網企業的合作，根據工作需要對數字信息系統及軟件設施等進行完善，保證檔案數字信息系統的兼容性，使其能夠與其他系統有效結合，方便對檔案信息進行快速傳遞。在制定檔案數字信息規范的時候，必須建立相應的操作標準，做好檔案館工作人員的技術培訓，保證每一個人員都能夠熟悉掌握信息技術，將數字信息規范的操作標準作為依據，完成檔案信息的收集、檔案信息的整理和檔案信息的開發利用，充分發揮檔案信息具有的利用價值。

四、結語

綜上所述，檔案館工作規則對檔案管理的開展起著極為重要的作用，需要根據檔案館的實際情況，制定出科學合理的檔案館工作規則，將檔案館工作規則作為檔案管理工作的指導依據，不斷改進檔案館檔案管理的工作模式及工作內容，使檔案館的檔案服務水平得以提升。作為檔案館檔案管理的主體，檔案管理人員必須充分了解檔案館檔案管理面臨的挑戰，做到創新檔案管理的思維觀念、創新檔案信息收集方式、建立多元服務鏈管理模式、優化檔案安全管理模式，并把握好檔案管理的相關注意事項，從而發揮檔案信息資源的利用價值，促進檔案館的可持續發展。