探究企業檔案管理數字化建設思考

梁暉

（山東金魯班集團有限公司，山東 德州 250014）

隨著計算機技術特別是大數據、人工智能等新興技術的不斷發展，數據正逐漸從勞動成果向生產資料轉變。計算機技術的快速發展正逐漸將人類從大量煩瑣、細碎的工作中解放出來，其重要用途之一就是改善管理方式方法，提高工作效率。檔案管理是企事業單位日常工作中必不可少的環節，特別是對于生產型企業而言，其技術資料的保存、生產日志的管理、人員信息的采集和調用往往消耗了管理者大量時間和精力。因此企業檔案管理工作走向數字化建設，是適應新時期經營管理持續發展和新時代社會發展的需要。

一、檔案信息化建設的重要意義

（一）使檔案管理不再費時費力

檔案管理人員手工搜集、整理、管理、提供單位利用，工作量比較大，效率也比較低，而且費時費力。實行信息化后，檔案管理達到自動化、網絡化、實時化。數據僅需一次錄入便可以多次使用，還可以在檔案管理內部進行數據共享，提高了工作效率。數據錄入以后，也方便打印出相關的收發文登記匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄以及備考表等。檔案庫中的信息需要統計，并形成報表，通過計算機處理，可以大大提高管理人員的工作效率。

（二）檢索查詢更加方便

傳統檢索的方式，由檔案管理人員從一本本目錄中找到需要的檔案，然后依據記錄去庫房查找，費時、費力。檔案管理信息化后，可以實現即時查詢，管理人員從模糊查詢、分類查詢、組合查詢中選取最適合的查詢方式，減輕了工作人員的負擔。

二、企業檔案管理數字化建設的有效途徑

（一）注重數字化檔案信息數據庫建設力度

在開展企業檔案數字化建設的進程之中，最為核心的部分是檔案數據庫建設，其直接關系到數字檔案管理的有序實施。所以，需要增強檔案信息資源數據庫建設力度，具體來說，還需要考慮到：第一，檢索型的檔案信息數據庫，主要是對于開放性的檔案，提供相應的目錄、范圍以及檢索。第二，文件型檔案信息數據庫，主要通過檔案文件的順利載入，提供網絡方面的檔案信息服務，并且最為關鍵的在于廣泛的檔案信息數據庫類型的有效使用。另外，對于電子文檔系統建設力度的加大。一直以來，電子文檔管理系統都是基于數字化的模式存在。對于各種電子文檔，其本身都會擁有錄入、修改、歸檔、查詢等配套的功能，這一系統，其本身擁有相應的數碼攝像與掃描功能，并且還能夠將原本的紙質信息內容實現數字化方面的轉化，然后針對轉化之后的電子文件，可以開展相應的科學化管理，其包含了簽發、起草、歸檔、審核等諸多事項，最終才能夠實現對存儲情況和使用情況的監控。

（二）提升經費投入力度，創造良好的檔案管理環境

檔案工作影響著一個企業的長遠發展，雖然檔案管理工作不能給企業帶來直接的經濟效益，但是可以產生明顯的效益，如會計檔案是單位預算的重要依據，是各項經濟查證時可靠的書面證明；設計圖紙、勘測圖這些記錄是業務活動中不可離開的基礎條件，為日后的工作提供更多有價值的資料，減少很多不必要的損失。這些都對企業的未來發展起著舉足輕重的作用，所以必須采取科學的管理方法，保證企業的未來發展戰略更為科學、準確的規劃。這就要求管理者對檔案工作的資金投入，保證人力與物力作用及時發揮，為企業的發展提供更有力的支持。經費花銷主要體現在兩個層面：一個是硬件設施的建設與購買，因為數字化檔案管理工作的落實需要依靠設備與基礎設施的支持，而這些都需要資金的支持；人員層面，技術人員占了大多數，技術意味著發展動能，因此技術人才與擁有先進理念的專業人員必須得到與其價值相匹配的薪資待遇，如此才能保證其崗位價值的全效發揮。

（三）加強檔案數字化的加工處理

針對企業數字化檔案的加工處理原則，還應該考慮到紙質檔案數字化加工的基本原則，能夠確定數字化處理范圍，從理論上來分析，需要將檔案數字化建設目標徹底實現，并且需要滿足紙質檔案的數字化處理。但是在實際的應用環節，這一種加工處理模式還需要耗費較長的時間，針對部分不重要的檔案信息，沒有必要實施數字化的處理。所以，在相關要求制定環節，需要考慮到檔案整理、檔案掃描、檔案備份、檔案存儲等，這樣就會導致加工處理難度進一步加大。所以，在實際的加工處理中，需要對應的支持，才能夠將其實現。

總結：隨著數字化時代的不斷發展，信息技術為檔案管理帶來極大的便利條件，數字化檔案建設已經成為必然，并且也是當前各個企業都需要面臨的挑戰。針對數字化的檔案建設與管理，需要通過不斷的努力，才能夠在實踐之中去探索，才能夠實現數字化檔案的安全、高質量、有效管理，只有這樣才能在一定程度上促進檔案管理的創新與可持續發展。