社會保險檔案管理工作的策略

馬曉燕

（無棣縣社會保險事業中心，山東 無棣 251900）

引言：社會保險檔案記錄著參保人員內的各項信息，信息具有一定的保密性，因此應重視檔案的管理工作。近幾年社會經濟的發展，我國就業人員數量也在不斷的增加，加大了社會保險檔案的工作的任務量。傳統的檔案管理工作已經不能有效的對大量的檔案進行管理，因此需要對檔案管理工作進行優化，提升社會保險管理工作水平。改善檔案管理得工作模式，需要相關檔案管理機構以及企業對此進行研究，在提升管理效率的同時，還應保證社會保險檔案的真實性以及完整性。文中對社會保險檔案管理的意義以及重要性進行分析，同時對檔案管理的現狀也進行了分析，最后提出了加強社會保險檔案管理的措施以供參考。

一、加強社會保險檔案管理工作的意義

在我國社會背景下，企業、機關以及個人都開始參與到社會保險中，參保的規模越來越大，同時社會保險與國計民生也有著重大的影響，因此需要加強社會檔案管理工作開展。社會保險的檔案能夠維護參保人員的合法權益[1]。社會檔案管理工作在開展中需要具有較強的專業性，在管理工作中各個環節也有著緊密的聯系，這種形式能夠將企業、機關或者個人的信息反映出來。

社會保險檔案管理工作的高效開展，能夠有助于社會的發展，在管理工作中，相關部門若出現失誤，將會導致參保人員的利益受到影響，同時也影響社會的和諧發展。隨著人們保險意識的不斷加強，目前參保的人員也是越來越多，檔案的數量也日益增加，這就需要加強社會保險檔案管理工作的開展，對檔案管理工作進行完善，能夠為參保人員提供更好的服務，促進社會的穩定發展。

二、社會保險檔案管理工作的重要性

社會保險檔案管理工作是對群眾多辦理的醫療、養老或傷亡等保險信息進行管理的工作，社會保險是面對全國群眾的。為了社會保險工作能夠順利的開展，這就需要社會保險相關機構以及企業應重視社會保險檔案管理工作的重要性[2]。在檔案管理工作中，需要保證檔案的完整性以及真實性，若檔案資料在管理中出現損壞或者丟失的情況，就會導致社會保險后續的工作不能正常的運行。因此需要的重視檔案管理工作的開展，提升檔案管理人員的職業素養，使其人員重視檔案管理，提升管理人員的責任感，意識到社會保險檔案管理的重要性。

在現代化的社會中，人們生活水平以及生活質量的提升，使得人們也越來越重視保險意識，保險公司中的保險種類也越來越多，參保人員的不斷增加，加大了社會保險檔案管理的工作量。目前我國也處于大數據時代，高新技術可以應用于社會保險檔案管理工作中，提升檔案管理的工作效率。檔案管理人員掌握著社會保險行業中的數據信息，檔案管理的領導也應對檔案管理工作重新進行重視。需要對參保人員進行負責，將檔案管理工作作為重要工作進行實施，UI 能夠制定長遠的規劃，還應對檔案管理人員進行考核，保證留下的檔案管理人員的工作效率都是最高的。在檔案管理運行中，應加大財力、物力以及人力的投入，快速的對管理中的問題進行解決，提升檔案管理效率。

三、社會保險檔案管理的現狀分析

（一）管理形式存在分歧

在當前社會中，社會保險的種類越來越多，社保檔案的管理也逐漸復雜，管理難度也在不斷的增加。我國社保的種類繁多，不同種類分屬于不同部門進行管理，因此導致社保檔案管理系統中存在較多的分支，檔案管理無法進行統一，導致檔案管理的難度也較高[3]。檔案管理工作在開展中，不同部門之間的溝通交流較少，導致信息傳遞不夠通暢，這也在一定程度上加大的檔案管理工作中的難度，不能對檔案合理的進行管理，將導致檔案在管理中出現混亂，資料丟失或者損壞最終都會對參保人造成一定的影響，其利益會受到損害。社保檔案管理機構在管理工作中的管理原則也不同意，在管理工作出現問題時，找不到負責人以及負責部門，使得管理中的問題不能及時的進行解決，這種情況也不利于的人力資源以及社保局的發展。

（二）缺乏統一的原則

我國雖然已經開始重視社會保險檔案管理工作，但是社保管理機構對社保管理工作還沒有形成統一的標準以及規范。我國不同地區在對社保檔案進行管理時，都是根據地方的管理手段進行管理，不同地區之間的有著較強的管理差異，其管理水平也有明顯的差距，這也影響著國家社保檔案管理工作的統一。不同地區參保人員在參保中所提交的資料是不同的，沒有明確的規定，這種現象也會影響檔案管理工作的正常開展，降低管理效率，最終導致檔案管理工作的水平大幅下降。

（三）管理手段比較落后

近幾年我國社會在不斷的發展，社會保險的制度也在不斷的進行變革，使其能夠適應社會的發展[4]。雖然社保制度得到了完善，但是社會保險管理機構在檔案管理中的管理手段還是較為落后，沒有緊跟社會的變化進行完善。將計算機技術以及大數據技術融入到檔案管理工作中，能夠大幅度提升檔案管理的效率。但是現在大部分部門并未對計算機技術進行應用，部分部門雖然引進了計算機，但人員的計算機水平較差，導致計算機的使用率較低，計算機的作用沒有發揮出來，最終檔案管理的手段無法提升。

（四）工作人員以及領導的不重視

在社會保險檔案管理工作中，工作人員對檔案管理工作并不重視，對其沒有充分的了解，同時不理解檔案管理的重要性[5]。在檔案管理工作中，認為檔案管理工作只是對檔案進行簡單的整理歸類，對檔案管理的實際價值也沒有全面的了解。工作人員未了解到檔案管理工作的重要意義，導致工作態度不夠認真，工作能力也較差。工作人員在社保檔案管理中的各個環節中都還存在著部分的缺陷，人員的專業性也較差，對檔案知識的了解的也并不完整。

四、加強社會保險檔案管理工作的措施分析

（一）提高投保人的檔案管理意識

在我國社會保障體系中，社會保險檔案占據重要的地位，但是目前我國投保人對檔案的重要性并不了解，使得社會保險檔案管理的效率沒有得到提升[6]。因此需要提升投保人的檔案管理意識，推動社保檔案管理工作的開展。投保人對檔案管理工作進行重視，能夠促進檔案管理部門中的檔案管理的效率。在檔案管理出現問題時，需要及時做好核算工作，防止社會保險檔案管理工作中出現更大的漏洞。投保人與檔案管理人員都需要加強檔案管理意識，但是應先加強檔案管理人員的管理意識。相關部門對檔案管理人員職能進行培訓，并提升檔案管理人員的職業素養以及綜合素質，在檔案管理工作開展中，制定合理的激勵機制，激發出管理人員的工作態度，提升工作效率。部門還應的對檔案管理的基礎設施進行完善，對一些老舊或者出現破損的設備進行更換或者維修。還應對檔案管理工作進行監督，及時的發現檔案管理中的問題并及時進行解決，防止管理中出現問題阻礙社會保險的正常運行。

（二）建立完善的管理規章制度

在社保檔案管理工作中，制定完善的規章制度。完善的規章制度能夠提升管理人員的工作水平，對員工起到監督的效果，通過借助法律的手段進行管理，也能夠提升投保人的權益。在制定制度后，還應對管理流程進行規范，員工在工作中需要保證管理的規范性，進一步提升管理人員的工作效率[7]。在檔案管理工作中，投保人的檔案資料需要集中進行管理，防止出現檔案被篡改或者丟失的現象，應保證檔案管理部門中的工作能夠規范合理的進行開展。不同管理部門之間還應加強溝通，使其社保檔案管理工作能夠有序的開展，提升管理的水平。

（三）充分利用科技手段進行管理

在大數據時代背景下，互聯網技術以及計算機技術已經在我國社會各個領域中得到了廣泛的應用，社會保險檔案管理工作中也需要對高科技技術進行應用，提升管理的工作效率。通過計算機對檔案資料進行管理，不僅能夠提升檔案管理的工作水平以及工作效率，同時還應保證數據的準確性，這兩點能夠看出計算機應用于檔案管理工作中具有重要的意義。通過計算機技術對檔案資料進行管理分類，在一定程度上減輕了管理人員的工作壓力，在對檔案進行查找時，也變得更加方便。傳統紙質檔案資料查找起來較為麻煩，紙質材料在存儲中還會受到環境的影響。將紙質檔案轉變為電子化檔案，方便查找的同時，還能長久的進行保存。

（四）加強對管理人員的職業培訓

影響社會保險檔案管理的主要因素是檔案管理人員。管理人員的職業素養以及職業能力決定著管理水平的高低[8]。因此相關部門需要重視管理人員的職業培訓，首先對管理人員的專業水平進行提升，其專業水平是提升檔案管理工作的重點。其次還需要加強檔案管理人員的計算機水平，對高科技技術進行學習，熟練使用計算機，促進檔案管理工作能夠更加的程序化以及科學化。目前檔案管理人員的綜合素質也需要進行提升，較為低下的綜合素質已經不適用于當前的社會發展，在培訓中應讓員工了解到檔案管理的重要性，端正工作態度，提升工作效率。

結語

綜上所述，在社會的發展下，越來越多群眾參與到社會保險中，導致社保檔案管理的工作量越來越大，相關部門需要對檔案管理的模式進行優化。文中對檔案管理的現狀進行了分析，針對現存的問題進行解決時，首先需要對檔案管理制度進行完善，同時將社保檔案進行集中管理，提升檔案管理的效率以及水平，促進社會和諧穩定的發展。