檔案管理應(yīng)對災(zāi)害的預(yù)防及保護

鄒寧寧

（中共鞍山市千山區(qū)委綜合事務(wù)保障中心，遼寧 鞍山 114041）

引言

在現(xiàn)代社會中，檔案信息記載著人類的歷史和文化，檔案的完整性是人類文化的完整性，檔案信息安全及搶救工作是檔案管理人員的重要工作內(nèi)容，它不僅關(guān)系到社會的經(jīng)濟發(fā)展，而且還對社會的安全穩(wěn)定具有一定的影響。對不同災(zāi)害及檔案保存狀態(tài)進行科學合理分析，才能夠制定完善的應(yīng)急保護措施，才能保護好檔案。

一、檔案管理的意義

由于人類前期對保護環(huán)境認識不足，導致自然災(zāi)害頻發(fā)，而人類檔案安全管理面臨較大挑戰(zhàn)。特別是進入信息化時代后，電子文件自身的特點引起了人們對檔案安全的熱烈討論，在此背景下，開展檔案管理應(yīng)對災(zāi)害的預(yù)防及保護具有重要的理論意義和價值。

二、檔案災(zāi)害的概述

檔案災(zāi)害主要是指由于人為因素或自然因素等不可抗拒的原因引起的，對檔案的載體造成破壞的事件。由此可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理主要面臨的危害就是人類或自然災(zāi)害等突發(fā)事件，檔案災(zāi)害可通俗的認為無法預(yù)料的且具有較大毀滅性的事件。

按照檔案災(zāi)害發(fā)生的來源進行分類，大致可分為以下幾類：①庫房外部自然災(zāi)害，庫外或機房外有害天氣（山崩、泥石流、臺風等）會對檔案造成較大影響；另外工業(yè)事故，主要是指爆炸、核事故以及工廠污染等對檔案造成毀滅性破壞；②檔案館內(nèi)管理問題，檔案館未及時進行電路線路檢查，導致火災(zāi)發(fā)生；水管破裂、偷盜、蟲鼠災(zāi)害等也會造成較大影響；③個人或團體的故意破壞，存在個人和團體沖突故意縱火、破壞電力設(shè)備等；④計算機系統(tǒng)安全威脅，計算機設(shè)備可能會因網(wǎng)絡(luò)病毒導致檔案文件丟失。

三、檔案災(zāi)害管理預(yù)防

（一）檔案災(zāi)害預(yù)警系統(tǒng)的建立

在各種災(zāi)難即將發(fā)生之前，應(yīng)當從各個角度、方面進行監(jiān)控，做好預(yù)警信息的收集。如何準確、高效地進行信息采集是至關(guān)重要的。對采集到的信息進行全面分析，可以得出可能引發(fā)的各種災(zāi)害的風險信息，從而使檔案管理部門將災(zāi)害消滅在發(fā)生之前，或最大限度地降低災(zāi)害對檔案造成的損害。檔案管理部門應(yīng)當時刻關(guān)注政府相關(guān)部門發(fā)出的各種預(yù)警信息，并收集各新聞媒體反饋的預(yù)警信息，例如報刊、電視、網(wǎng)絡(luò)等，這些渠道都能夠快速捕捉到及時信息，另外在政府的官方網(wǎng)站也會不斷發(fā)布各種預(yù)警信息，檔案管理部門應(yīng)當安排專職人員對這類信息進行收集。

檔案災(zāi)害預(yù)警體系建立應(yīng)依據(jù)以下幾個方面的原則：

第一，預(yù)防為主原則。無論電子檔案還是紙質(zhì)檔案都是不可再生資源，一旦遭破壞之后就很難再回復(fù)原有的信息，即使后期采取了補救措施，也很難恢復(fù)原來有的信息。因此，各單位的檔案管理部門一定要重視日常管理與維護工作，特別是要做好檔案災(zāi)害的預(yù)防工作，使檔案工作人員從思想上認識到預(yù)防的重要性，建立檔案管理的預(yù)警機制，制定各種預(yù)警方案，并要注意落實到位。

第二，及時處理原則。當發(fā)生突發(fā)災(zāi)害時，檔案管理相關(guān)部門一定要做好及時處理工作，第一時間采集有用的信息，并將信息迅速傳達給相關(guān)部門，通過各個部門之間的相互協(xié)調(diào)來處置，盡可能降低、減少災(zāi)害對檔案造成的破壞；建立暢通的災(zāi)害通信網(wǎng)絡(luò)，當有突發(fā)事件發(fā)生時，能夠通過這種網(wǎng)絡(luò)渠道，迅速通知到各個部門及重要的人員，從而使各部門及相關(guān)人員及時做出響應(yīng)，從而立即做出應(yīng)對；建立信息反饋制度，檔案管理的各個部門應(yīng)當據(jù)有良好的信息反饋制度，當有災(zāi)害突發(fā)時，能夠迅速反饋到相關(guān)部門，減少各種不必要的信息傳遞，節(jié)省寶貴的救援時間，從而能夠在短時間內(nèi)形成協(xié)同處理。

第三，堅持靈活可控原則。由于災(zāi)害發(fā)生具有不確定性，檔案管理部門應(yīng)當制定較為靈活的方案，在方案運行的過程中，可以根據(jù)突發(fā)事件的變化，靈活的改變?nèi)蝿?wù)目標，這種靈活的應(yīng)變能夠有效地降低災(zāi)害對檔案造成的損害；加強不同部門之間的協(xié)同作用，在突發(fā)災(zāi)害發(fā)生時，需要面對的問題比較復(fù)雜，往往會涉及到不同的專業(yè)領(lǐng)域，僅憑檔案管理部門難以完成對事態(tài)的控制，因此需要建立較為良好的協(xié)同處理能力，使突發(fā)災(zāi)害發(fā)生時，各部門之間能夠迅速協(xié)同起來，應(yīng)對困難。

第四，堅持科學管理原則。檔案災(zāi)害預(yù)警體系的檢測要具有科學的指導，檢測應(yīng)當是全面完整的，預(yù)警系統(tǒng)應(yīng)當能夠?qū)w系進行全面、真實的反映，進行全面的檢測；預(yù)警體系應(yīng)當還具有預(yù)測的功能，通過對當前事態(tài)趨勢的分析和實時監(jiān)控，從而能夠給檔案管理相關(guān)人員警示，將可能發(fā)生的突發(fā)災(zāi)害消滅在萌芽之中；預(yù)警系統(tǒng)還應(yīng)當是一個動態(tài)發(fā)展的系統(tǒng)，檔案管理人員應(yīng)當不斷向系統(tǒng)內(nèi)輸入各種可能引起災(zāi)害各種條件，從而使預(yù)警系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)自身的動態(tài)跟蹤，使預(yù)警系統(tǒng)能夠不斷改進，不斷發(fā)展；預(yù)警機制應(yīng)在實踐中進行檢驗，可利用各種災(zāi)害發(fā)生因素進行模擬，從而檢驗系統(tǒng)的準確性與可靠性。

（二）預(yù)警分析系統(tǒng)

預(yù)警分析系統(tǒng)是指將上述收集到的信息進行整理、分類、加工，全面分析找出問題存在的核心隱患。預(yù)警分析系統(tǒng)應(yīng)具有對收集信息的分析評估能力，因此這就要求災(zāi)害信息數(shù)據(jù)庫信息要全面，此外，結(jié)合專業(yè)人員對信息數(shù)據(jù)庫進行完善，對已經(jīng)發(fā)生過的類似災(zāi)害進行分析、評估，得出災(zāi)害發(fā)生的原因、過程，以及災(zāi)害造成損失評估等。

虛假信息和干擾信息有一定的誤導作用，因此應(yīng)當專門進行記錄，防止這類信息在數(shù)據(jù)信息庫中存在，通過對信息的判斷、識別和分析，從而使災(zāi)害管理信息分析系統(tǒng)較為全面、真實的反應(yīng)情況，最后結(jié)合人工的判定，得出較為準確的結(jié)果，從而為后續(xù)的決策提供建設(shè)性意見。

（三）預(yù)警決策制定系統(tǒng)

這主要是根據(jù)不同災(zāi)害結(jié)果可能造成的損失進行分級，一般而言，檔案災(zāi)害預(yù)警分為四個登記，預(yù)警標志分別采用紅色、橙色、黃色、藍衣，預(yù)警級別越高，對檔案信息的危害程度越大。在具體的決策系統(tǒng)中，系統(tǒng)根據(jù)信號或指標的水平進行災(zāi)害預(yù)警級別的判定，以及是否發(fā)出災(zāi)害警報。

四、檔案管理應(yīng)對災(zāi)害的保護措施

（一）組織保障

檔案管理應(yīng)對責任到人，單位應(yīng)當明確檔案突發(fā)災(zāi)害的防護人，在責任人的領(lǐng)導下開展各種搶救工作，責任人應(yīng)當負責突發(fā)事件的指揮、管理以及協(xié)調(diào)不同部門之間的工作，從而提高搶救效率。

（二）資金保障

各種災(zāi)害性突發(fā)事件的發(fā)生通常需要消耗較大的資金去處理，因此資金的保障是十分重要的。根據(jù)檔案災(zāi)害應(yīng)急搶救工作的需要，單位應(yīng)當儲備專門的應(yīng)急經(jīng)費，或單位負責人及時向當?shù)卣暾堁a助經(jīng)費，關(guān)于申請補助經(jīng)費的這一事項，應(yīng)當在日常工作中，提前將各種手續(xù)準備好，甚至直接備案在相關(guān)單位，當事故發(fā)生時簡化流程，可直接放款，從而進行應(yīng)急搶救工作。

（三）人力保障

國家檔案機關(guān)及各級黨委、事業(yè)單位等，都應(yīng)當建立檔案災(zāi)害應(yīng)急管理隊伍，在應(yīng)急搶救隊伍中，搶救人員應(yīng)當熟悉檔案館的各種結(jié)構(gòu)，例如水電、消防、電路以及如何將進行搶救等，從而提高搶救的效率。

（四）物資保障

建立健全物資保證的各種物質(zhì)基礎(chǔ)，檔案館應(yīng)在日常的維護管理工作中做好物資的各種從儲備，例如當檔案館有明火出現(xiàn)時，搶救人員能夠就近取得滅火沙，從而在檔案災(zāi)害發(fā)生時具有主動權(quán)，而不是被動地去尋找個中物資。

（五）通訊保障

檔案應(yīng)急搶救小組中每一位成員，都應(yīng)當具有其他搶救人員的聯(lián)系方式，或提前建立好各種聯(lián)系群，當有突發(fā)事件發(fā)生時，能夠第一時間聯(lián)系到其他搶救人員，從而使其他人員能夠在最短的時間內(nèi)到達搶救現(xiàn)場。

（六）技術(shù)保障

檔案應(yīng)急搶救時間非常緊迫，當面對災(zāi)害發(fā)生時，搶救人員應(yīng)當具有較高的理論水平與實際操作技術(shù)，這樣才能保證應(yīng)急搶救的質(zhì)量，提高搶救的工作效率，降低檔案的各種損失。尤其對于火災(zāi)的發(fā)生，搶救人員應(yīng)當具有較強的處理能力，利用各種可用的滅火設(shè)備，由于檔案的特殊性，通常需要儲備二氧化碳滅火系統(tǒng)。搶救人員應(yīng)當熟悉檔案館的各種滅火系統(tǒng)，在突發(fā)災(zāi)害發(fā)生時能夠第一時間啟動應(yīng)急預(yù)案。因此，檔案館應(yīng)當注意在日常管理中提高對搶救人員的技術(shù)培養(yǎng)，從而使每個搶救人員都具有較強的專業(yè)技術(shù)理論與實操技能。

結(jié)束語

綜上所述，任何地方的檔案機構(gòu)都能面臨突發(fā)災(zāi)害的襲擊，對檔案信息造成破壞。因此，應(yīng)當從上述組織保障、資金保障、人力保障、物資保障、通訊保障以及技術(shù)保障六個方面入手，此外還應(yīng)當注意各種突發(fā)災(zāi)害的預(yù)防，建立健全檔案資料的保護制度，并注意將各種制度進行落實，從而提高檔案管理信息的安全程度，減輕突發(fā)災(zāi)害對檔案造成的損害。