社會救助中心電子檔案管理探討

閆新平

（忻州市救助站，山西 忻州 034000）

目前我國的生活水平發(fā)生了翻天覆地的變化，全面建成小康社會已經(jīng)到了決勝階段，但部分地區(qū)仍然存在著因病或因災(zāi)導(dǎo)致的絕對貧困和流浪人員，所以社會救助中心的發(fā)展和建設(shè)勢在必行。當(dāng)前，社會救助中心的大部分工作仍需要依靠現(xiàn)有的資料和檔案來進(jìn)行，一些紙質(zhì)的文件、圖書、圖表、文獻(xiàn)資料等相關(guān)文件在傳遞、存儲中不可避免地出現(xiàn)一些管理方面的問題，且傳遞時間不能保證，如果有了計算機(jī)技術(shù)的加入，不僅可以對文件、資料進(jìn)行及時地收集和歸檔，而且還可以迅速傳遞并實現(xiàn)備份保存，從而減少了對紙質(zhì)文件的利用，有效地保護(hù)了原件。

一、社會救助中心電子檔案管理現(xiàn)狀

社會救助中心實現(xiàn)檔案電子化管理是大勢所趨，不僅可以從根本上解決紙質(zhì)檔案重復(fù)利用的問題，而且還可以使檔案管理更方便、更便捷，檔案信息傳遞更快捷，進(jìn)而提高電子檔案信息的使用率，滿足各方面利用者的需要。由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡，在我國一些地方和單位，還很難做到信息化和統(tǒng)一管理，所以目前管理上存在著很多問題，且管理水平參差不齊。檔案里的信息比較多，且主要分為以下幾種：電子報表、圖形、視頻文件、電子郵件、圖像文件、數(shù)據(jù)文件、網(wǎng)頁文件以及文本文件等。這些電子檔案在管理方式、信息互動、載體形式等方面與紙質(zhì)檔案并存，特別是過去形成的保存在檔案室的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案沒有實現(xiàn)數(shù)字化，沒有轉(zhuǎn)換成電子檔案，這樣就導(dǎo)致傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理無法跟上現(xiàn)代化發(fā)展的步伐，而現(xiàn)在產(chǎn)生的電子檔案又沒有及時轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)件歸檔保存，因此出現(xiàn)了電子檔案與紙質(zhì)檔案在管理、利用等方面的不協(xié)調(diào)和不統(tǒng)一，影響了電子檔案信息資源的有效開發(fā)和信息共享。

二、社會救助中心電子檔案管理中存在的問題

（一）電子檔案不能完全取代紙質(zhì)檔案資料

在當(dāng)下社會救助中心的檔案管理中，電子檔案還不能完全取代紙質(zhì)檔案，不少社會救助中心的正常運行依然主要依靠紙質(zhì)資料，在沒有實現(xiàn)辦公自動化的地方和單位，電子檔案的形成還不很普遍，多數(shù)地方的社會救助中心自成立以來至信息技術(shù)普及之前都是通過紙質(zhì)檔案進(jìn)行資料錄入和登記。所以目前我國的社會救助中心已經(jīng)擁有數(shù)量不少的紙質(zhì)檔案，還沒有錄入到計算機(jī)里面成為電子檔案。同時，由于社會救助中心人員編制和技術(shù)力量的缺乏，現(xiàn)有的工作人員忙于處理日常業(yè)務(wù)，很少有專門的工作人員將紙質(zhì)檔案錄入電腦，這樣久而久之就造成了檔案丟失或損壞。其次，從某種意義上講，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息服務(wù)是以其保守性來維護(hù)其權(quán)威性的。如簽訂協(xié)議時，都是在紙質(zhì)上，而且合同在簽字時一定要舉行簽字儀式，經(jīng)多邊談判，雙方簽字、蓋章等一系列程序后方可生效，雙方同時保持原件。而電子檔案信息服務(wù)可將信息快捷地傳遞到用戶手上。網(wǎng)上檔案信息一般是開放信息，價值不大，權(quán)威性較差，這類信息一般量大雜亂，用戶查詢識別真假難度較大。

（二）缺乏檔案管理意識

在很大程度上由于對社會救助檔案工作的重要性認(rèn)識不足，尤其是一些領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視不夠，甚至是沒有將檔案管理真正納入議事日程，與業(yè)務(wù)工作同安排同部署，在人員的配備上兼職多，專崗少，缺乏對檔案工作所需資金的投入，疏于利用制度進(jìn)行管理檔案，尚未把檔案工作列入綜合考核制度體系中，從而嚴(yán)重影響檔案管理工作的健康開展。并且由于電子文件形成的時間短，檔案管理人員又對社會救助中心的電子檔案錄入不是很熟練，也就導(dǎo)致信息和資料不能按時存檔。除此之外，就是對于檔案管理方面疏于嚴(yán)格的規(guī)范來約束，長此下去會導(dǎo)致對檔案工作的發(fā)展也有一定程度的影響。而且紙質(zhì)檔案裝訂以及整理時，沒有進(jìn)行科學(xué)的分類，因此也就導(dǎo)致在進(jìn)行電子檔案錄入時，許多紙質(zhì)檔案因為繁瑣和復(fù)雜，所以體現(xiàn)不出電子檔案本身的便捷快速優(yōu)勢，檔案管理的效率也相對比較低下。

（三）檔案管理人員的知識有待提高

一般情況下，社會救助中心的工作人員學(xué)習(xí)層次和工作崗位都偏向于中年化，而且也比較喜歡采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料錄入，加之在制度層面也沒有嚴(yán)格規(guī)定，除此之外，社會救助中心電子檔案的管理人員文化程度比較低，熟悉信息技術(shù)領(lǐng)域的人才也比較少，因此對檔案實際操作能力差等現(xiàn)象較為普遍，工作上被動的多、主動的少，直接影響檔案管理水平的提高。加之檔案人員隨意改動資料，也就會造成檔案資料的不完整。再者就是對社會救助中心的資金投入比較少，以至于社會救助中心里的工作人員的待遇也普遍不是很優(yōu)越，因此要想找到有電子檔案管理方面的專門人才是難上加難。

三、改進(jìn)社會救助中心電子檔案管理的措施

（一）加大電子檔案管理的投入，對檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理

為了使社會救助中心的電子檔案管理更加現(xiàn)代化，首先應(yīng)該要加大計算機(jī)等硬件設(shè)施的投入，在逐步實現(xiàn)辦公自動化過程中實現(xiàn)電子檔案的形成、存儲和利用。只有實現(xiàn)計算機(jī)系統(tǒng)中電子檔案的儲存，這樣才能幫助使用者有效地、及時地進(jìn)行資料查閱，不僅節(jié)省人力、財力和物力，同時也能夠節(jié)省時間，提高電子檔案的使用效率。另外，社會救助中心要想更好地發(fā)展下去，就需要切實滿足當(dāng)下電子檔案管理工作的相關(guān)要求，實現(xiàn)檔案儲存介質(zhì)的多元化發(fā)展。此外，社會救助中心還應(yīng)當(dāng)逐步實現(xiàn)電子檔案自動化管理的目標(biāo)，必須要改變傳統(tǒng)管理中“重藏輕管”的理念，高度重視民政社會救助中心檔案的“利用”性質(zhì)。比如：建立社會救助工作的信息管理系統(tǒng)，使得社會救助中心電子檔案工作的檢查更為便捷、內(nèi)容更為準(zhǔn)確。

（二）健全管理制度，明確電子檔案管理工作流程

由于電子檔案中的資料信息相對比較分散，所以我們應(yīng)該建立一套健全的檔案監(jiān)督管理制度，使得檔案人員能夠清晰了解電子檔案的管理過程。在對電子檔案資料的搜集和歸類處理過程中，工作人員需要建立起必要的網(wǎng)絡(luò)信息共享機(jī)制，在社會救助中心的各部門之間也要有信息共享的辦法和權(quán)限，主要負(fù)責(zé)一些重要信息的保存，防止部門之間相互查閱時丟失或遺漏，進(jìn)而保障資料的準(zhǔn)確性和完整性。一般來說，在對各類電子檔案材料進(jìn)行回放或者歸檔的過程中，應(yīng)該將長期保存好的各類電子檔案材料進(jìn)行拷貝，保證其有絕對安全的備份，條件許可的情況下，還應(yīng)該實行異地備份保存，這樣就可以保證電子檔案的絕對安全。在平時的管理工作中，還要定期對檔案進(jìn)行復(fù)制、轉(zhuǎn)錄，這樣才能夠有效地確保電子檔案保存介質(zhì)的及時更新，提高資料的可靠性和安全性。同時為了更高的健全社會救助中心的檔案管理制度，要建立檔案管理員專屬系統(tǒng)，為防止重要資料泄露或遺失，選擇專門的負(fù)責(zé)人來進(jìn)行資料錄入和整理。

（三）培養(yǎng)和調(diào)高工作人員的專業(yè)能力

檔案管理工作人員要明確自身的工作職責(zé)，注重自身綜合素質(zhì)、工作能力的提高，才能夠把好社會救助保障工作的第一關(guān)。社會救助檔案管理工作離不開工作人員的責(zé)任心，如果工作人員檔案管理出現(xiàn)問題，那么實施的社會救助活動必然會出現(xiàn)“紕漏”，甚至還會造成更大程度的不公。因此針對工作人員要做到：首先，調(diào)整工作人員的年齡結(jié)構(gòu)，要多招募接受過良好教育的年輕人，對于年齡偏大的工作人員則要實現(xiàn)員工定期培訓(xùn)，要設(shè)置考核制度,要定期定時地對他們的專業(yè)能力和信息技術(shù)能力進(jìn)行培訓(xùn)和考核，鼓勵他們?nèi)⒓痈鞣N社會等級考試，把考核的結(jié)果和自身能力修養(yǎng)的提高和工作待遇掛鉤。其次，要提升他們的工作待遇，只有將工作人員的待遇適當(dāng)?shù)奶嵘拍苁顾麄儼l(fā)揮出積極性。其次，也應(yīng)當(dāng)依照檔案管理的實際需求，針對現(xiàn)有的檔案管理隊伍進(jìn)行優(yōu)化，適當(dāng)?shù)恼{(diào)整工作人員的年齡結(jié)構(gòu)，盡量多招聘各方面比較良好的年輕人。最后，也要定期地進(jìn)行培訓(xùn)，通過開展多方位的知識體系培訓(xùn)教育，進(jìn)一步完善管理人員的知識框架和信息素養(yǎng)，并在工作中積累經(jīng)驗以適應(yīng)信息技術(shù)的需求。

四、結(jié)束語

社會救助中心電子檔案利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，可以有效地進(jìn)行信息資料的查詢和利用，同時也能夠大大提高其工作效率。但在實際的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，社會救助中心的電子檔案管理中存在的問題，各級民政主管部門和社會救助站所應(yīng)該要予以足夠重視，并能夠在解決存在問題的同時，有效地利用電子檔案管理，促進(jìn)社會救助等各項工作和活動的順利開展。