關(guān)于事業(yè)單位檔案管理工作效率的提高方法研究

劉子光

（天津市南開區(qū)水上公園街社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心 天津市 300191）

事業(yè)單位的檔案管理工作提供了基礎(chǔ)人員調(diào)動(dòng)信息，通過檔案管理可以清晰地了解工作人員的一系列變動(dòng)，可以綜合評(píng)估人員價(jià)值，檔案記錄著人事關(guān)系、內(nèi)部變化以及單位發(fā)展軌跡的相關(guān)信息。因此，事業(yè)單位需要不斷提高檔案管理工作的信息化水平，從而提高工作效率。

事業(yè)單位提高檔案管理工作效率的重要性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人員調(diào)動(dòng)、任用的信息全部在檔案中體現(xiàn)，通過在檔案中查詢相關(guān)人事資料，可以很清晰地了解人員的重要信息以及崗位輪換過程中的表現(xiàn)，從而分析事業(yè)單位人員的應(yīng)用價(jià)值，科學(xué)合理的安排崗位，是機(jī)關(guān)單位人才任用、選拔的重要依據(jù)。在人員的選拔過程中，是從面試的基本溝通大概了解人員信息，對(duì)求職者只是初步的了解，無法很準(zhǔn)確的評(píng)估求職者的能力，這就需要相關(guān)檔案的記錄并跟蹤崗位工作中的績效考核，從而提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人才管理水平。對(duì)于追求長期發(fā)展的機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，一個(gè)人員的晉升標(biāo)準(zhǔn)，需參考的指標(biāo)不僅是短時(shí)的業(yè)績，而是通過人員從入職到工作過程中的整體崗位職責(zé)、績效考核中系統(tǒng)分析得來的，選擇最出色的人員任用，這是事業(yè)單位檔案管理工作最基礎(chǔ)的價(jià)值，為事業(yè)單位基礎(chǔ)運(yùn)作提供重要保障。

事業(yè)單位中的檔案，不僅記載著人員的基礎(chǔ)變動(dòng)，同時(shí)也具有保存國家重大事件的現(xiàn)實(shí)意義，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，事業(yè)單位檔案管理的信息化水平能夠得到提高是很重要的。過去事業(yè)單位的檔案一般都是由紙質(zhì)來保存管理，很容易損壞或丟失，給單位評(píng)估事件的準(zhǔn)確性帶來了阻力。而現(xiàn)如今，隨著信息技術(shù)不斷革新，電子網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)不斷普及，給保存和管理工作帶來了許多便利。因此，現(xiàn)階段的檔案管理工作，應(yīng)基于信息化網(wǎng)絡(luò)的背景下，利用更高端的技術(shù)手段提高檔案管理的安全性，將檔案信息化從采集、儲(chǔ)存、管理等方面進(jìn)一步升級(jí)。檔案管理工作記載了整個(gè)單位發(fā)展的歷史軌跡，以及處在這個(gè)軌跡中人員的成長，是單位發(fā)展與人員成長的歷史見證，保證檔案的完整性與真實(shí)性是檔案管理工作的意義所在，做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的保密工作是當(dāng)前所面臨且應(yīng)著重提高解決的問題。

事業(yè)單位提高檔案管理工作效率的具體辦法

提高檔案管理的重視度。想要提高事業(yè)單位中檔案管理的工作效率，首要的任務(wù)是提高檔案管理工作的認(rèn)知水平，尤其需提高相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與管理層對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度?；旧蠙n案管理工作出現(xiàn)漏洞和缺乏規(guī)范性，都是源于領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)識(shí)不到檔案管理工作的重要性，只是簡單認(rèn)為資料記載而已，將工作的重心放在業(yè)務(wù)的拓展上面。還有另外一層原因，部分事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量與效率低下，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)者無法認(rèn)知到檔案管理對(duì)整個(gè)單位未來發(fā)展的重要性。但本著以人為本的原則，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從單位長遠(yuǎn)發(fā)展的角度看待檔案管理所產(chǎn)生的間接利益，檔案管理的質(zhì)量與水平在某些方面決定了人才留用的正確性，并在工作過程中為更好地解決人才發(fā)掘、任用、選拔等方面提供了借鑒信息，因此各部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視主體業(yè)務(wù)與檔案工作相結(jié)合，以軟硬結(jié)合的方式更高效地解決人員的問題。

健全檔案管理制度。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理制度，一定是系統(tǒng)性的、規(guī)范性的。檔案管理工作是否能夠高效運(yùn)行依賴于相應(yīng)的管理制度，健全檔案管理制度是提高機(jī)關(guān)單位檔案管理工作效率的前提保障，也是提高檔案管理水平的主要途徑。檔案管理工作應(yīng)運(yùn)用科學(xué)的管理制度，尤其是績效考核制度與責(zé)任制度。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理中，其工作性質(zhì)復(fù)雜且瑣碎，在采集、查閱、分類保管等方面，如果沒有明確的相關(guān)制定來定義和要求，檔案管理將會(huì)相當(dāng)?shù)臒o序與混亂。為了有效提高工作效率，應(yīng)在制度中以條文的形式將檔案管理要求與標(biāo)準(zhǔn)更細(xì)致化的體現(xiàn)，使得檔案人員能夠嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，只有這樣檔案管理制度才能發(fā)揮其優(yōu)勢，使得檔案管理更加的有序和規(guī)范，再配合人事考核機(jī)制，久而久之使得檔案管理人員養(yǎng)成良好的行為習(xí)慣，從而促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)化、規(guī)范化運(yùn)行，是提高事業(yè)單位檔案管理工作的重要手段[1]。

加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)工作。任何一項(xiàng)工作都是以人為基礎(chǔ)而得到進(jìn)展的，檔案管理工作也是一樣，在這個(gè)工作崗位中人員的素質(zhì)直接影響檔案管理工作的質(zhì)量水平。因此，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，從而提高其人員的綜合素質(zhì)水平，確保每一檔案管理人員都能夠發(fā)揮作用與價(jià)值。而且現(xiàn)代的事業(yè)單位檔案管理工作，其信息化水平強(qiáng)，數(shù)字化趨勢明顯，對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求越來越高，需要檔案管理人員具備網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與管理技術(shù)的知識(shí)與能力。

加快檔案管理信息化建設(shè)?，F(xiàn)階段，檔案管理工作不再是以紙類文件為主要的記載主體，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已滲透在檔案管理工作的方方面面，同時(shí)也給繁雜的工作量帶來了諸多便利，任何單位、任何組織與人員都無法脫離信息技術(shù)而獨(dú)立工作，事業(yè)單位檔案管理的信息化水平應(yīng)滿足現(xiàn)代發(fā)展的需要，不斷完善檔案管理的信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的重要任務(wù)。因此，事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人應(yīng)重視檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大投入引入現(xiàn)代化技術(shù)先進(jìn)的管理設(shè)施設(shè)備，使得檔案信息的管理工作速度更快、準(zhǔn)確度更高。同時(shí)，需對(duì)檔案輔助輸入輸出設(shè)備進(jìn)行升級(jí)優(yōu)化，如計(jì)算機(jī)、掃描儀等基本設(shè)施的基礎(chǔ)性能應(yīng)滿足單位要求的傳遞速度，通過對(duì)基礎(chǔ)設(shè)備的更新?lián)Q代，加強(qiáng)視頻、文字處理的速度和技術(shù)，在提高事業(yè)單位檔案管理工作效率中發(fā)揮重要作用。

提高檔案管理的保密性。檔案對(duì)于事業(yè)單位和人員都具有非常重要的歷史意義，是單位和人員成長發(fā)展軌跡的最原始憑證，其伴隨在單位發(fā)展的方方面面，跟隨一個(gè)人的一生，不僅是一個(gè)人晉升職稱的重要依據(jù)，也是關(guān)乎單位發(fā)展的前提保障，如果有檔案泄露或流失是單位無法彌補(bǔ)的損失，因此加強(qiáng)檔案保密工作具有重要意義。要想切實(shí)地保障檔案管理的安全性，首先應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案人員的保密教育工作，在提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)也不應(yīng)疏忽職業(yè)素養(yǎng)的提升。通過專項(xiàng)授課、宣傳片、考試等方式，使檔案人員了解相關(guān)法律法規(guī)、需承擔(dān)的責(zé)任與義務(wù)，并從上到下營造一個(gè)保密的氛圍，該說的說，不該說的絕對(duì)不說。檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)層，應(yīng)起到帶頭作用來影響其他員工，從而提高全體員工的保密意識(shí)[2]。

創(chuàng)新檔案管理手段。檔案管理工作的時(shí)效性強(qiáng)，是事業(yè)單位對(duì)檔案管理的最基本要求，在實(shí)際工作中，需嚴(yán)格的把控并解決檔案管理利用率低的情況發(fā)生。采取不斷創(chuàng)新檔案管理手段的方式，對(duì)提高檔案管理效率是具有促進(jìn)作用的。但在實(shí)踐中，由于人員的規(guī)范性操作，不但沒有提高效率，反而起到反作用，這對(duì)檔案管理工作是急需解決的問題。因此，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案人員創(chuàng)新方面的培訓(xùn)，使之能夠靈活運(yùn)用檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)管理手段，結(jié)合單位實(shí)際情況，使網(wǎng)絡(luò)與技術(shù)相結(jié)合，不斷優(yōu)化并創(chuàng)新管理手段。比如，為了提高檔案的服務(wù)能力，事業(yè)單位可建立內(nèi)部局域網(wǎng)，結(jié)合自身的優(yōu)勢并運(yùn)用網(wǎng)站檢索能力，制作數(shù)字圖書館網(wǎng)站，并建立內(nèi)部在線服務(wù)系統(tǒng)，員工通過在數(shù)字圖書館可以很便捷的搜索到想要的資料，如果遇到問題還可通過服務(wù)系統(tǒng)在線交流，從另一方面還加強(qiáng)了檔案服務(wù)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作效率全方位的提升[3]。

綜上所述，現(xiàn)代的檔案管理不再是脫離信息技術(shù)的一項(xiàng)工作，要想提高其管理工作效率，應(yīng)從單位長期發(fā)展的角度不斷創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理手段，將數(shù)字化真正地運(yùn)用在檔案管理工作中。對(duì)于檔案管理人員，應(yīng)定期組織培訓(xùn)，不僅提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)還應(yīng)注重職業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，并提高保密認(rèn)知水平，從而實(shí)現(xiàn)在保證檔案安全的前提下提升工作效率的目標(biāo)。