大數據視域下國企單位人事檔案管理的探討

李增敏

（山東高速臨沂發展有限公司，山東 臨沂 276000）

引言

人事檔案信息資源要實現數字化，檔案管理要嚴格遵從網絡化建設。唯有如此，才能夠充分發揮人事檔案管理的重要功能，才能進一步推行的人才戰略，提升人事檔案信息的安全性、全面性。

一、人事檔案大數據管理的重要作用

（一）有利于推動無紙化管理，提高人事檔案管理效率。

隨著電子計算機技術和網絡技術的不斷成熟，無紙化管理已經成為人事檔案管理的必然趨勢，同時這也是人事檔案電子信息化管理的必然要求。可以最大限度地節省管理資源、降低管理成本。大數據時代，人事檔案電子信息化管理能夠竭盡所能地刪繁就簡，最為準確、高效地實現的人事檔案管理目標，不僅以提高人事檔案管理的時效性，還能夠提升管理效率。

（二）提高人事檔案管理的安全性

將人事檔案中的具體數據與智能技術相結合，能夠幫助資料中的相關數據得到妥善的安置與處理，并且避免傳統檔案中資料磨損、遺失等情況出現，給人事管理工作帶來不便。此外，電子信息化管理技術通過設置數字化的人事檔案，可以進行加密與授權訪問的相關操作，進而幫助擴大檔案的收集范圍，使得檔案的管理與維護更加具有實質性意義，能夠有效提升人事檔案資料管理的快捷性與完整性，同時保證的人事檔案信息更具安全性。

二、大數據時代人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案信息化管理缺乏技術人才

人事檔案管理想要實現信息化，不能只注重對于軟硬件設備的投入，還應當配備技術型人才，對人事檔案信息化管理提供應有的技術指導。然而，在當前部分的機構設置中，檔案管理部門處于相對邊緣的位置，并且其員工普遍存在素質較低、專業技能不完善的尷尬境地，不能進行數據分析和對資源的有效利用，也不能對相關的電子信息管理知識進行深入了解，因此不利于開展人事檔案信息化管理工作，不能幫助的人事檔案管理工作邁向智能化與專業化的發展道路。

（二）人事檔案信息更新不及時

高層領導通常側重于征聘和職位，技術的培訓，科學研究和學科建設方面密切相關的機構生存和發展，人事檔案管理意識淡薄，加之各職能部門的不重視，常常使得材料的收集難以在規定的時間內及時歸檔，不能夠及時更新信息。企業的檔案管理方面依然處在文件管理工作的傳統階段，過時的檔案管理方法和設備遠遠不能滿足企業檔案信息的增加和新媒體應用的增加。人事檔案管理工作重視材料收集整理，檔案材料的收集范圍限定在十大類。檔案管理方式方法陳舊落后，工作人員檔案管理員的工作方式仍然以手工輸入為主，工作繁瑣、重復性高。

（三）數字化、信息化程度低

隨著信息化技術的不斷普及，加快推進企業人事檔案管理信息化建設進程已提上日程。但當前，很少有企業能夠真正落實這一政策，企業高層管理人員不能及時意識到人事檔案信息化管理的重要性，進而使得企業人事檔案管理部門現有的人事檔案管理制度普遍存在著數字化、信息化程度較低的現象，嚴重阻礙了企業人事檔案管理部門相關工作的順利開展。企業實體人事檔案龐大，內容復雜，為檔案信息數字化建立，人事的工作人員需要大量的人力、物質和財政努力。但在企業的數字人事檔案記錄的發展水平上，他們的大部分人力資源記錄的建立和投資是不夠的，人事檔案缺乏人力、資源、財務輸入、軟硬體和硬件設施，數據和信息水平非常低，導致人事檔桿管理工作中出現數據庫不完整、基礎性設施缺失、系統功能不完善等諸多現象，使得檔案管理部門檔案利用率長期處于一個低下的水平，人事部門的生產力也大幅下降。

三、大數據視域下國企單位人事檔案管理的措施

（一）深入分析戰略轉型，密切聯系實際情況

在國企單位中，人事檔案管理員應深入分析當前我國關于信息化建設的發展戰略方向，應重點關注云計算、信息化、大數據、電子商務等未來規劃，建設全新的管理模式、規范制度、人事檔案基礎設備等。人事檔案管理應將重點發展目標立足于“大數據+人事檔案管理”的基礎上，推動檔案管理部門向信息化升級轉型。同時，人事檔案部門還要建設出可行性、創新性的發展目標，利用科學規劃的方法，將各種信息資源有機整合，積極攻破當前大數據視域下的種種難關。首先，檔案管理領導應組織部門員工，深入學習國家最新頒布的人事檔案管理相關指導文件，使所有檔案管理內部員工深刻感悟檔案管理工作的發展道路。其次，人事檔案管理部門在向大數據轉型升級時，應以人事檔案部門當前的實際軟硬件基礎設施為主，避免大數據轉型升級超越實際，只是“空談”。最后，人事檔案管理員應針對當前大數據發展形勢，定期整理工作人員提出的建議，以實際工作問題為重點改進方向。

（二）積極完善數據制度，有規可循有據可依

人事檔案部門在建設大數據化管理工作時，還應重視規章制度的建設工作。基于大數據視域下，相較于以往的人事檔案管理工作，將“戰線”從線下管理不斷推向了線上管理，這就要求人事檔案管理部門積極完善大數據化管理制度，以此約束檔案管理員的工作行為。首先，檔案部門應健全規范制度，將傳統的人事檔案管理密切融合大數據化人事管理，要求檔案管理員認真控制好“人事檔案進出關口”。其次，還應積極優化人事檔案管理規定，以我國頒布的《人事檔案管理法》為基點，結合國企單位的具體情況，設計國企單位專屬的《人事檔案管理規定》，要求人事檔案管理內部員工在完成日常工作時，嚴格參照相關規定，以制度要求約束收集信息、檢索、轉移數據、鑒別歸納、審核等工作行為。最后，人事檔案管理部門應引導管理員樹立安全意識，面對外界誘惑時，堅守廉潔品質，不為眼前利益泄露國企單位人事信息。

（三）提升管理人員綜合素質

基于新形勢下，企業人事檔案管理相關人員需要具備較高的信息技術能力，同時需要具備一定的專業理論能力和實踐操作能力，但是目前企業缺乏一定的專業管理人員，人事檔案管理相關人員缺乏一定的大數據認識，難以滿足大數據背景下企業人事檔案管理的實際需求。基于人事檔案管理的基本現狀，企業內部人事檔案相關管理人員需要增強自身的專業水平，提升大數據信息技術水平，在人事檔案管理過程中，充分借助于大數據技術，提升人事管理工作的效率。企業需要重視對人事部門相關人員的培訓和教育，提升管理人員以及基層員工的大數據素養，同時可以引進先進的大數據管理人才，完善企業內部人力資源結構，提升人事管理團隊的專業水平。

結束語

大數據時代雖然給國企單位的人事檔案管理工作帶來了一定的挑戰，但同樣也給人事檔案管理帶來了一定的發展契機，希望國企單位管理層與相關工作人員能意識到人事檔案信息化發展的重要意義，積極學習各項信息化技術和業內的相關經驗，為人事檔案管理工作跟上時代發展的步伐貢獻自己的力量。