如何提升檔案管理科學化信息化水平

王旭

（河北省淶源縣礦產品交易管理局，河北 淶源 074300）

一、檔案管理現狀與存在的問題

（一）當前，大多數人群對于檔案管理工作存在錯誤認識，片面認為檔案管理并不形成直接效益，因此僅要加強收集、管理、存儲、編目以及統計便可。該類不重視檔案管理的態度較易導致員工消極、敷衍了事的問題。事實上檔案管理終極目標在于有效應用，進而發揮其真正功能價值。然而當前較多單位檔案管理工作仍舊停留在重視收藏忽視應用的層面。相關機構也沒能圍繞用戶需求提升服務水平，各部門之間欠缺交流溝通，導致工作效率大大下降。當前，我國較多區域檔案管理始終采用傳統工作模式，雖然開發應用了較多系統與軟件，然而由于欠缺統一標準，信息并不完整，使得信息檔案不具備良好的共享性。

（二）檔案管理的安全意識阻礙了其創新性不管是處于何時何地，檔案管理對社會發展都起著重要的作用和意義，只是不同時期具備不同的作用。在當今時代背景下，各領域已不再使用以往的檔案管理模式，開始逐漸廣泛使用現代化檔案管理模式。同時，隨著信息化的發展，也給我國檔案管理事業帶來了極大沖擊，然而我國檔案管理體系依然具有諸多問題，無法跟上社會發展的步伐。盡管我國檔案管理事業已經進入到信息化發展階段，然而依然有很多問題亟待解決。從而可知，實現檔案管理信息化的過程是十分復雜的，以往的檔案管理與管理創新之間具有一定的矛盾，應該應用切實可行的措施進行有效解決。

（三）檔案資料管理制度不夠完善我國對各領域的檔案資料均做出了明確的管理規范，但其中仍然存在一些遺漏的地方，主要表現為：1.缺乏完善的檔案管理制度，檔案管理人員在實際工作中無章可循，這就大大降低了工作效率；2.領導者忽視檔案管理工作，這就導致檔案管理制度無法落到實處；3.檔案信息化的保護不到位，相關人員未對檔案資料的存儲和保管引起足夠的重視，這就導致檔案信息發生丟失、損壞等情況。

（四）檔案信息化管理尚未實現規范化和法治化當前，我國檔案管理逐漸實現信息化發展，但在這一過程中依然存在信息化程度不足的問題，檔案使用范圍存在一定局限性，未能夠實現資源共享，造成這些問題的主要原因在于：1.因為受到管理方式和體系的影響，不同的檔案管理部門之間并沒有形成統一的規范，以政府部門為例，其當前并沒有形成標準化的檔案管理體系，這項工作的開展依然處于分散狀態，在檔案管理過程中各部門之間所需執行的政策、法規還存在一定的差異，甚至存在矛盾和沖突；2.在信息時代環境下，我國檔案管理處于動態變化中，這就要求其具備更強的時效性。

二、提升檔案管理科學化、信息化水平對策

（一）完善檔案管理制度體系

創建完善的檔案管理制度體系是提升科學化、信息化水平的核心途徑，宏觀層面應制定合理有效的法規制度，令檔案管理工作更加規范、科學與標準，并逐步實現自主創新。有關政府單位也應將提升檔案管理科學化、信息化水平作為中期以及長期規劃。微觀運行層面各個部門應由思想層面給予檔案管理足夠重視，成立專門機構聯合檔案員工一同努力。同時，檔案部門應依據各個工作環節特征制定對應的工作制度，加強制度改革，創建嚴格細致的考核標準、獎勵制度、責任追究體系，提升員工責任意識以及奮斗活力。另外，應創建良好的制度系統，組建信息檢索應用體系，創建惠及廣大用戶的檔案資源系統以及便利的應用平臺，把關檔案錄入以及輸出環節，確保檔案工作創設更大的經濟效益以及社會效益。

（二）更新檔案管理理念

為使檔案資源更加靈活，體現更高的生命力，檔案館應致力于建成實體館以及虛擬館兩個單元，戰略目標則應定位在重視信息存取上。為此，各區域檔案館應重視對原館藏資源的再次處理，即令以往陳舊多年的死資料再次發揮應用價值，令廣大用戶更精準方便的找到所需的資料。檔案館服務的對象也應從單純的社會學者輻射到更多人群，例如面向廣大社區或是百姓家庭。新時期，檔案管理應做到與時俱進方能符合各個社會群體的不同需要，為此檔案管理應在確保資料品質的基礎上提升應用價值，更新服務觀念。在匯總資料的過程中應做好系統整理、分類以及歸檔，體現檔案價值。另外，還應促進各個檔案管理部門的資源共享。

（三）優化員工綜合素質

新時期，檔案管理內容包羅萬象、應用技術手段更為先進，分工更加細化，這使得檔案員工需要面臨更多的考驗與挑戰，不但要具備豐富知識，同時還要掌握多元化理論以及現代化、信息化操作技巧與管理技術。另外，深厚的道德情感、職業奉獻精神與創新品質、優質作風也必不可少。也就是說員工培訓環節應重視信息技能與業務教育，提升員工自我管理與學習水平，創建學習型團隊。當前，檔案管理人才的聘用選拔直至后續的培訓管理、思想教育，均應秉承培養多元化人才的原則，令檔案管理員工不僅精通計算機、信息化技術，還應了解檔案管理現代化、專業化知識，具備應有的技能，唯有如此方能為檔案事業后續的可靠穩定發展提供良好的技術與人才保障。

（四）促進檔案管理現代化、信息化發展

伴隨現代社會信息化發展水平的不斷提升，對檔案管理工作提出了更高的需求，即采用新型技術方式提升信息化、科學化水平，以滿足時代需要。另外，檔案管理信息化也是檔案工作持續向前的必由途徑。為此，應擴充檔案管理硬件系統投入，做好基礎設施建設，豐富檔案載體。另外，應廣泛應用計算機系統，提升檔案系統電子化水平。同時，在關注共性的基礎上應注重不同單位對檔案資源管理的現實需要，便于激發檔案管理核心功能。再者，可利用互聯網完成檔案信息資源的網絡化傳輸，令各類寶貴資源惠及不同民眾。再者，信息時代應重視檔案資源安全保密管理，在開放應用檔案資料的基礎上，應創建完善的檔案管理體制，加強監督控制，同時應強化檔案員工思想認識，降低檔案資源開發應用階段中導致的泄密事件機率。

總之，檔案管理科學化、信息化是符合信息時代、知識經濟時代需要的必由途徑，可以說檔案管理科學化、信息化需要經歷長期的努力，是一項不折不扣的系統工程。唯有各單位、各部門互相配合、積極協調，做好各個環節工作，方能達到事半功倍的效果。因此，各級政府單位應創建完善健全的制度體系，完善管理結構，明確發展戰略，加強員工培訓、及時更新軟硬件系統，轉變管理觀念，提升服務意識，積極探索新型服務模式與防范，方能更好的符合社會需要，準確的抓住機遇，使檔案管理工作獲取更大的進步與提升。