基層檔案管理模式創(chuàng)新研究

韓東辰

（黑龍江省社會組織服務(wù)中心，黑龍江 哈爾濱 150001）

引言：對于基層單位來說，檔案管理工作是十分重要的，它關(guān)系到該基層單位的自身經(jīng)營以及未來發(fā)展。因此，基層單位一定要將檔案管理工作重視起來。隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)逐漸滲透進(jìn)了人們生活中的方方面面，這也意味著，現(xiàn)有的檔案管理模式已經(jīng)落后于飛速發(fā)展的當(dāng)今社會。所以，基層檔案管理人員一定要與時俱進(jìn)，創(chuàng)新檔案管理模式，并以此促進(jìn)自身發(fā)展。

一、當(dāng)前基層檔案管理模式中存在的問題

基層單位沒有充分重視檔案管理。在現(xiàn)今的基層單位中，單位管理層只看重一些可以為單位帶來直接效益的部門，并為其引入大量專業(yè)化人才。而對于檔案管理這種只具有隱性收益的部門，單位管理層則有所忽視，要求一些臨近退休的老員工負(fù)責(zé)檔案管理工作，這樣不僅使得檔案管理缺乏專業(yè)性人才，還會由于老員工對檔案管理工作的不熟悉，致使檔案管理工作效率低下，從而嚴(yán)重制約基層單位自身的發(fā)展。

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國已經(jīng)步入了信息化時代。信息化時代不僅為人們的生活提供了便利，還為傳統(tǒng)的檔案管理工作造成了沖擊。傳統(tǒng)的檔案管理工作多是人工錄入，并以紙質(zhì)形態(tài)進(jìn)行保存。這種檔案管理模式不僅錄入效率低下，還會由于紙質(zhì)文獻(xiàn)的局限性，使得查閱資料時的效率不高，拉低了單位工作效率。并且，紙質(zhì)文獻(xiàn)的保存期限短，如果不及時謄寫，容易使重要文件遺失，從而造成不必要的損失。另外，由于基層單位對檔案管理工作的不重視，使得檔案管理器械得不到更新，以上問題也就得不到有效解決。

二、創(chuàng)新基層檔案管理模式的策略

（一）加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)

要想有效創(chuàng)新基層檔案管理模式，就要加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)。只有檔案管理模式具有專業(yè)的人才隊(duì)伍，其工作內(nèi)容才會有實(shí)質(zhì)性的改變。因此，基層單位要重視檔案管理人員的應(yīng)聘情況，通過引進(jìn)專業(yè)管理人員，大幅提升檔案管理工作的工作效率。同時，基層單位可以定期組織檔案管理人員進(jìn)行進(jìn)修，從而不斷提升其專業(yè)素質(zhì)。并且，基層單位可以定期開展座談會，并邀請領(lǐng)域內(nèi)專家蒞臨現(xiàn)場進(jìn)行演講，在座談會上，檔案管理工作人員可以將自己在工作上遇到的問題分享給大家，并仔細(xì)聽取專家建議，以此來不斷提升自身的工作能力。另外，基層單位可以不定期舉辦一些相關(guān)活動，例如：知識大問答、工作成果展示等。通過這些活動，可以激發(fā)工作人員的競爭意識，從而提升其工作的積極性，并促進(jìn)檔案管理工作的大力發(fā)展[1]。

（二）完善現(xiàn)代化檔案管理模式

在當(dāng)前這個信息化時代，要想跟上時代發(fā)展的步伐，就需要檔案管理工作人員及時意識到信息化的重要性，并將其融入進(jìn)檔案管理模式中。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案管理人員多采用紙質(zhì)形式收錄各種文獻(xiàn)，導(dǎo)致工作量繁雜龐大，查閱資料也十分困難。為了解決這一問題，就需要基層單位為檔案管理工作撥款，購入新型檔案管理器材，將收錄文獻(xiàn)由紙質(zhì)形式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问剑瑥亩跍p少工作量提升工作效率的同時，方便員工自行查閱資料。并且，基層單位要大力宣傳新型檔案管理器材的使用方式，從而使其作用淋漓盡致地發(fā)揮出來。通過這種現(xiàn)代化的檔案管理模式，能夠使檔案管理模式與時俱進(jìn)，避免其落后于時代發(fā)展，從而推進(jìn)基層單位自身的大力發(fā)展[2]。

（三）健全基層檔案管理機(jī)制

良好的檔案管理工作離不開完善的檔案管理機(jī)制，只有基層單位健全檔案管理機(jī)制，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的不斷創(chuàng)新。因此，基層單位要將健全檔案管理機(jī)制重視起來，并以此促進(jìn)檔案管理工作地發(fā)展。單位管理層可以建立信息收集機(jī)制，要求檔案管理人員定期對檔案信息進(jìn)行收錄匯總，并篩查所收錄的所有信息，對于一些較為重要的文獻(xiàn)信息進(jìn)行及時收錄，重點(diǎn)保存。同時，要重視信息反饋系統(tǒng)，通過聽取檔案查閱者對于檔案管理工作提出的建議，努力改進(jìn)自身存在的不足之處，從而使得檔案管理工作漸趨完美。另外，單位管理層要注重建立完善的檔案管理流程，基層檔案形式眾多，內(nèi)容繁雜，如果沒有完善的檔案管理流程，很難對這些檔案進(jìn)行有效的管理。因此，檔案管理人員可以通過規(guī)范檔案管理流程，使專業(yè)檔案通過專業(yè)檔案管理流程得到有效的管理，并以此促進(jìn)基層單位自身的不斷發(fā)展[3]。

結(jié)束語

綜上所述，隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也在不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)漸漸滿足不了一些新時代的新要求。這就意味著，創(chuàng)新檔案管理模式是刻不容緩的工作。基層單位管理者可以通過加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)、完善現(xiàn)代化檔案管理模式、健全基層檔案管理機(jī)制等方式，創(chuàng)新基層檔案管理方法，使得新型檔案管理方式符合當(dāng)前時代發(fā)展趨勢，并以此促進(jìn)基層單位的不斷發(fā)展。