基于財務檔案管理的問題及完善對策

符曉紅

（衡東縣農業廣播電視學校，湖南 衡陽 421400）

具體來說，我們可以將財務檔案理解為事業單位財務活動的高度濃縮，因此是其日常檔案管理工作中必須要涉及到的內容。具體來說，財務檔案主要包括資金檔案、預算檔案、財務支出往來文件、財務年度報告等內容，所以是事業單位財務活動的重要參考，之后還會影響到事業單位的發展轉型。

一、現階段事業單位財務檔案管理中遇到的問題

（一）管理機制有待于優化

改革背景下，雖說事業單位內部的財務管理工作的關注度正在不斷提高，但卻并沒有制定出科學嚴謹的管理機制，致使針對財務檔案所開展的管理工作始終沒有形成統一化的管理標準，最終拉低了這部分工作的整體效果。【1】需要明確的是，這方面的問題還體現在沒有形成完善的檔案管理流程之上，所以無論是檔案資料的收集整理還是分析整合之后都存在諸多問題。而在出現問題之后，由于沒有制定完善的追責機制，所以相關問題也很難在短時間內得到及時有效的解決，進而造成了一連串的負面影響。

（二）管理人員的專業素質有待于提高

與其他類型的檔案管理工作相比，財務檔案管理需要相關負責人員具備一定的主要素質，至少要能夠分清楚哪些檔案資料是重要的，進而找到管理重點并且做好相關檔案資料的分析整合工作。但結合實際管理現狀分析，眼下負責財務檔案管理的工作人員卻并沒有掌握財務領域的專業技能。【2】因此他們只能根據自己積累的工作經驗被動的完成相關財務資料的收集整理工作，難以讓針對財務檔案所開展的管理工作發揮出應有作用。除了專業素質方面的問題之外，還有很多負責人員一直在消極應付自己所負責的工作。主要是因為薪資福利待遇以及工作環境難以達到預期標準，對此同樣需要擺正認識。最后還需要關注相關負責人員工作理念陳舊的問題。在大部分負責人員的認識中，財務檔案管理可能都只是在收集、整理、分析收支憑證和財務報告，自己不需要投入過多的時間和精力，只要保證檔案資料不丟失、不受損即可。在上述觀念的影響之下，即便已經制定的科學嚴謹的管理機制，工作人員也很少會主動將其落實到位，于是便造成了實際管理現狀難有改觀的局面。

（三）檔案管理的信息化改革難以推進

目前，以互聯網為代表的新興技術已經在檔案管理工作中得到了相對廣泛的應用實踐，所以應當繼續推進這部分工作的信息化改革。然而需要強調的是，目前這部分工作中卻依舊存在諸多問題。【3】主要是因為這方面改革的要求較高，再加上缺乏統一的改革標準，所以無論是硬件基礎設施還是軟件技術層面的改革都沒有取得理想的效果。后續工作中，要立足于信息化檔案管理模式的優勢完成這部分工作的創新改革，以提高改革效果。

二、解決上述問題，推進財務檔案管理改革的策略分析

（一）優化管理制度

基于瞬息萬變的工作形勢，需要從優化管理制度著手推進這部分工作的創新改革，進而營造出全新的檔案管理格局。首先，要確定下財務檔案管理的基本流程，讓相關負責人員和事業單位內部的財務明確各個環節需要完成的工作以及工作標準。以財務檔案資料的分類匯總為例，先要做好相關檔案資料的分類工作，具體可以分成憑證、賬簿、報告、合同以及其他檔案這幾類。【4】待完成分類工作之后，需要確定相關檔案資料的保密程度并且根據實際工作需要制定完善的審核制度。在存檔環節的工作中，要根據財務資料的零散程度、調用頻率來選擇合適的裝訂方式，以延長相關檔案資料的保存和使用期限。以上述工作為基礎，還需要明確相關負責人員的工作職責，進而對其工作行為進行監督約束，提高其工作效率和工作積極性。要注意做好檔案管理人員的考核激勵，引導其為事業單位的轉型發展貢獻出自己的力量。

（二）做好人才培養工作

財務檔案管理的特殊性決定了相關負責人員的專業素質會直接影響到管理效果，因此需要做好這方面的人才培養工作，進而營造出全新的檔案管理格局。首先，應當通過職業道德層面的培訓教育活動來提高相關負責人員對自己所負責的工作的關注度，以端正其工作態度、約束其工作行為。其次，需要通過工作技巧方面的培訓活動來提高相關負責人員的專業技能，進而幫助其適應全新的工作形勢。期間，需要結合相關檔案管理崗位的實際任職需要制定科學嚴謹的培訓計劃，以保證培訓效果。在條件允許的情況下，可以選派表現優異的檔案管理人員外出學習，加強與同類型單位的溝通交流，引進全新的檔案管理模式和管理經驗。之后還可以嘗試邀請相關領域內的專業來單位進行講座，進而幫助相關負責人員打開思路，提高檔案管理效率。【5】應當以管理制度為依托努力實現相關培訓活動的制度化、常態化，進而提高管理效果。如果在崗管理人員不了解財務會計方面的知識，那么為了讓其更好的開展工作，則必須要通過有針對性的培訓活動來彌補其在這方面存在的短板，幫助其適應日漸復雜化的工作局勢。

（三）對管理制度的落實執行情況進行監督

以完善檔案管理制度為基礎，還應當做好相關管理制度落實執行情況的監督工作，進而營造出全新的檔案管理格局。這需要由單位內的財務部門和檔案管理部門共同牽頭制定完善的監督審查機制，重點在于通過對檔案資料的審查來明確相關負責人員落實各項管理制度的情況。在設置監督審查機制之余，還應當建立必要的激勵和獎懲工作。如果發現工作中存在疏漏或短板，那就需要直接向當事人追責并且按照預先制定的管理制度對其進行懲罰。部門領導要定期對相關負責人員進行績效考評，若發現有消極怠工的問題，要進行適當的處罰。當然，對表現積極、工作業績突出的員工也需要進行適當的獎勵，進而在單位內部營造出寬松、融洽的檔案管理秩序。

（四）推進檔案管理信息化改革

要積極推進互聯網技術在財務檔案管理中的應用實踐，以彌補傳統管理模式的缺陷，提高管理效率。在此基礎上，還需要進一步推進檔案內部的電子檔案管理改革，利用電子檔案、數字檔案替代原有的紙質檔案，進而實現對于各項財務支出數據的精準把控，提高資金利用效率。這方面的改革中，需要加大資金投入，及時更新相應的管理設施、購置先進的計算機設置，組建高效的數字化檔案管理系統，進而使財務檔案資料實現在單位內部的高速流通。

總結：財務檔案管理是事業單位日常運營管理中涉及到的非常重要的一部分工作，所以要提高關注度。在此基礎上，財務檔案的特殊性也決定了其管理工作中依舊存在諸多問題，因此應當在解決現存問題的基礎上推進相關細節工作的優化改革，進而營造出全新的管理格局。前文中筆者對這類問題進行了研究闡述，希望能夠為相關工作的創新優化調整帶來新啟示。