淺析殯葬管理中如何利用信息化促進殯葬檔案管理工作健康發展

秦國剛

（吉林省長春市公主嶺市殯葬管理所，吉林 公主嶺 136100）

殯葬檔案能夠直接反映我國殯葬工作的文化變化、改革內容和服務發展，可作為殯葬信息存儲庫建立的直接憑證和依據，直接影響著殯葬服務的層次水平。檔案管理信息化建立于現代化技術平臺，是檔案信息收集、整理、保存、查閱的重要依托，極大地提升了管理效率，是行業進步的重要手段。殯葬檔案管理內容繁雜，包括遺體檔案資料、行業標準、法規政策等，都需要信息化管理方式的有力保障，使檔案信息完整和準確度全面提升。檔案管理信息化的深入化，才能更好地適應現階段的殯葬管理需求，與殯葬檔案資源價值的體現相適應，全面提升服務水平。

一、殯葬檔案管理特點

（一）規律性

殯葬檔案依照時間順序，記載逝者最后的信息，相應的殯葬檔案進行歸檔處理，必須遵行時間規律有序完成。此種信息收集方式，能夠更好地發揮殯葬檔案信息的價值作用，有利于工作人員的快速查閱。

（二）嚴肅性

殯葬檔案管理更為嚴謹，基于殯葬檔案是以登記逝者信息為基本內容，要求工作人員秉持積極、認真的工作態度，避免任何疏漏的出現，進而影響到逝者家屬的情緒。所以，殯葬檔案必須實行規范化管理，按照一戶一檔原則，詳細登記公墓對應的逝者家屬聯系方式，將一墓一檔的編號要求落實下來，確保殯葬檔案管理的科學、有序。

（三）服務性

殯葬檔案服務有遺體火化、公墓安葬、骨灰安放等內容，以此為基礎展開服務工作，要求以編碼登記信息為基礎，保存檔案資料、現場查閱信息，嚴謹資料文件外借；在復印處理時，管理部門加蓋公章是必要的確認步驟。殯葬檔案服務，必須堅決秉持以人為本原則，穩定逝者家屬情緒，以更為靈活的日常辦公方式，確保將各類矛盾控制在最小范圍內，以便于被人們接受。

二、殯葬檔案管理信息化的必要性

殯葬管理屬于政府民政工作范疇，能夠直接體現黨和政府的關懷與愛民之情。殯葬行業，需要人口、土地、能源、生物、文化等方面進行集中處理的特種行業，具有業務內容繁復的基本特點。所以，殯葬檔案管理信息資源從內容上主要分為社會科學、自然科學兩大體系。其中，殯葬的相關法規政策和人文等，屬于社會科學研究范疇；環境監控、火化技術、建筑與設計、生物應用技術、行業標準等，屬于自然科學研究范疇。殯葬檔案的復雜內容，更加凸顯出信息管理網絡系統的重要意義。

三、殯葬檔案管理信息化建設中的問題

（一）安全隱患增大

信息化建設過程中，檔案資源能夠快速完成信息傳輸，但同時也帶來了更大的安全風險。信息技術的應用，使紙質存儲方式逐漸發生變化，利用計算機設備存儲各類信息資源，有利于相關人員的查閱和整理。但是計算機網絡技術的應用，加大了外界入侵的風險性，更易造成檔案資源的損壞，黑客依托于網絡技術，對政府網站進行非法入侵，時常發生重要信息損壞或竊取情況。殯儀館的長期發展，逐漸使很多科技成果衍生出來，以自主產權形式，作為館內資產和財富，避免發生資源損失情況。

（二）信息共享有限

一些殯葬單位已經逐漸建立業務信息管理系統，但是以自身情況為出發點，通用性很低，應用軟件平臺和網絡體系并未實現統一化，導致信息管理系統的應用過程較為封閉，不利于不同單位完成信息共享要求。檔案管理的傳統方式呈條塊分割，導致各單位管理獨立化，限制了上下級之間的業務往來關系。而殯葬檔案的復雜性，決定了分散、多頭管理方式很難落實標準化要求；各個單位也缺乏協調機制作為保障，檔案信息共享受到明顯阻礙。

（三）資源利用率低

殯儀館為了順應信息化潮流，不斷擴大檔案信息化建設力度，整體水平逐漸提升，但是主要在民政部門集體領導下完成具體的工作內容，自主創新意識相對缺乏，數字化工作表現出一定的盲目性，使實際工作脫離了單位基本特點，是人力、物力等資源的極大耗費，基礎設施建設也需要面對更大壓力。檔案信息化管理以利用效率的提升為目標，但是過分看重建設規模和速度，導致開發利用過程中明顯存在檢索人手少、應用功能差、缺乏認知度等問題。

（四）管理人員素質偏低

殯葬單位的日常管理并未與信息化建設真正結合起來，不利于長效機制的建立。這表明相關領導和管理人員對殯葬行業缺乏重視度。檔案管理人員主要有工作經驗豐富而專業理論缺失、新招聘人才的專業素養高而管理經驗薄弱兩類人，都會成為信息化建設的阻礙性因素。

（五）基礎相對薄弱

殯葬部門依照民政檔案管理相關條例展開具體的檔案管理工作。基于殯葬行業本身的特殊性，信息系統管理軟件的專業性相對缺失。殯葬行業目前仍然將紙質作為檔案管理的主要在意，以手工記錄方式進行檔案信息錄入、整理。這屬于該行業的基本習慣，為了順利達成短期快速轉變工作方法的目標，信息技術改革會困難重重。

四、殯葬檔案管理信息化建設優化對策

（一）加大信息化設備投入

一是將RFID 技術、門禁系統安裝于殯儀館、骨灰堂，作為遺體管理的必要措施，以便于跟蹤處理殯儀館到人爐火化的整個過程，有利于逝者家屬順利完成骨灰寄存業務的辦理。二是以無線通信、網絡技術文依托，注重緬懷逝者、宣揚積極意義的小電影、生活片段等服務項目的開展，以便于逝者家屬從中領悟出生命的真正意義。三是通過電子屏幕查詢系統，為殯葬項目設置相應的指南服務，以便于逝者家屬完成各項環節。四是結合GIS 技術的三維顯示功能，創建墓穴管理系統，以便于草坪葬、樹葬等不同墓穴類型的有效管理，為綠色殯葬目標的達成創造有利條件。五是將遠程監控系統安裝于墓園，有利于墓地實際情況的實時監控，更好地保障了墓園內部的安全穩定；也是殯葬網上交易平臺呈現準確信息的重要來源，是墓地成功交易的重要保障；能夠監控祭掃人在傳統節日的實際活動，確保園內交通順暢。

（二）創建多功能閱覽室

多功能閱覽室，是檔案管理信息化建設的重要環節。殯葬行業構建多功能閱覽室，有利于相關部門共享內部情況，是工作效率提升的重要保障，大大提升了部門服務水平。但是檔案管理工作共享，不是各項資料的全面公開化，只是面向相關部門。殯葬行業需要在檔案資料中詳細記錄逝者及其家屬信息，將一些個人隱私涉及在內，所以電子信息安全性，是檔案管理信息化建設過程中避免數據非法侵犯和盜取問題發生的重要關注點。

（三）創新服務手段

殯葬服務要求殯儀館秉持用戶第一的管理理念，堅持對檔案服務方式的創新發展，與網絡時代的用戶需求相適應。所以，檔案管理部門只有貼近老百姓，才能準確判斷出老百姓的殯葬服務需求，提出相應的信息資源開發和創新方式。例如，殯儀館一般只會存儲少量的逝者信息，但是需要面對較為廣泛的信息內容。老百姓如果只利用傳統方式查詢逝者檔案，需要先向殯儀館提出申請，經檔案管理部門統一，由檔案管理人員依照需求者的信息人工查詢對應檔案，繁瑣的工作過程，是人力、時間成本的巨大投入，同時很難保障查詢后所獲信息的完整性。檔案管理部門信息化，就是以電子搜索功能完成信息檢索和查詢，是對信息查詢流程的合理縮減，逝者姓名和年齡、骨灰存放證編號、死亡時間、生前工作單位等，都可作為信息搜尋的重要依據，由經辦人快速找到全部檔案，以便于能夠在短時間內的更多人完成信息查詢，是殯葬服務水平提升的具體體現。

（四）提升檔案管理人員素質

檔案管理人員必須堅持以日常工作順利開展為基礎，嚴格落實機構調整和變革過程中的具體要求，將信息化建設任務落實到位。這也就是在檔案管理部門中充分利用電子信息技術、數字技術的特點，建立對應的閱覽室、電子查詢室等多個管理部門。而管理人員素質的提升，是信息化管理的實際要求，通過信息化培訓計劃的逐步落實，確保更多具備專業技能的人才參與進來，為檔案管理信息化目標的達成奠定堅實的基礎。

（五）統一數據庫備份

殯葬檔案信息化，必須以安全性為首要。一是電子信息安全。電子檔案需要經過讀取，才能為使用者提供數據信息，針對電子檔案實體設置必要防護是基本的保管措施，同時做好檔案元數據和背景的統一存儲工作；要求以計算機網絡為基礎保障電子信息安全，需要從完整度、有效性兩項指標為參考，全力保障電子檔案質量，對可能發生的外部用戶非法入侵加強防護。二是開放檔案信息安全。基于《政府信息公開條例》中明確的各級行政機關職責，檔案信息管理都逐步從內向型轉而跨入外向型。隨著檔案的開放化利用方式，預示著自身朝著多元化方向發展，檔案信心安全性要求也會不斷提升。所以，設置保密級別、應用數據庫備份，都屬于檔案信息化平臺構建過程中必須注意的問題，同時利用安全屏幕直接顯示出相應的管理負責人，在審批制度的嚴格約束下，確保各項安全保障責任能夠明確到個人，使安全級別符合實際情況。

（六）加強網絡信息安全管理

殯儀館記錄的檔案信息不可避免的設計一些非人因素，在發生信息安全問題后，一旦發現信息丟失問題，必然會造成一定損失。網絡安全問題的發生時間不固定，一般都是極短時間內信息資源快速遭到破壞。所以殯儀館的檔案信息化管理，必須正確處理信息服務、安全兩方面關系。一是技術和非技術關系的正確處理，必須認識到信息安全不能僅僅依靠于硬件設備和應用技術，管理人員必須堅定自身的責任心，高度重視起來。檔案信息安全的落實，需要完善的管理制度作為保障，將信息服務和信息安全整合處理，通過服務器上設置密碼認證機制、敏感系統施行審計制度、實體保護重要服務器、文件定期備份等配套方法，逐步落實下來。

（七）檔案管理信息化平臺統一化

殯葬行業的信息管理只有符合標準化要求，才能真正發揮出其功能作用。檔案管理信息化平臺統一化，是標準化管理模式下的科學管理方式，數據標準能夠保持一致。數據管理和應用規則只有實現統一，才能順利完成系統應用過程中的具體指令和數據集成處理。而且網上平臺提供的殯葬檔案信息，是資源共享的重要方式。

結束語

殯葬部門關系到廣大民眾，是民政部門工作過程中的重要一環，需要采取科學、合理的方案管理措施。而且殯葬檔案管理需要面對的較大工作量和繁雜內容，都體現出信息化管理模式的重要價值，是有效應對檔案管理過程中的效率低、質量差等問題的重要手段，可作為殯葬行業提升服務水平的具體措施。殯葬檔案管理信息建設向著規范化發展，適應了現階段的客觀情況，通過辦公系統自動化、融合信息管理技術，為檔案管理現代化奠定基礎，保障服務質量。