淺論6S 精細化管理在企業(yè)檔案管理中的運用

王興

(黑龍江省八五七農(nóng)場社會保險事業(yè)管理局，黑龍江 密山 158322)

檔案管理是企業(yè)管理工作的重要構(gòu)成部分，是企業(yè)管理的重點環(huán)節(jié)，新時代還要提高檔案管理的規(guī)范化水平，全面加強檔案精細化管理水平，促進檔案管理方法與時俱進，按照6S 管理的方式優(yōu)化檔案管理的具體流程，不斷提高檔案管理的細節(jié)質(zhì)量，更好地發(fā)揮企業(yè)檔案的服務(wù)作用。

一、6S 精細化檔案管理的內(nèi)涵分析

6S 精細化檔案管理方法是應(yīng)對檔案管理粗放問題提出的解決措施，引入6S 精細化檔案管理理念可以提升檔案管理人員操作的規(guī)范性，提高企業(yè)檔案管理工作的效率，發(fā)揮6S 理念在企業(yè)檔案管理工作中的指導作用。6S 精細化檔案管理指向了檔案管理人員、設(shè)備與環(huán)境，圍繞著提高檔案管理質(zhì)量和保證檔案安全開展一系列的工作。

1.整理，主要指向改善企業(yè)檔案管理工作的價值判斷，根據(jù)檔案管理的需要分清有價值的資源和無價值的物品，圍繞著檔案管理的需要進行資源、設(shè)備、設(shè)施的配置，確保工作環(huán)境內(nèi)物品均為有用物品，避免內(nèi)外部環(huán)境不符合檔案管理的需要。2.整頓，圍繞著檔案管理的流程梳理檔案管理存在的具體問題，強調(diào)設(shè)置檔案管理有效標識，在規(guī)范化理念下提高檔案管理的作業(yè)效率，創(chuàng)設(shè)整齊規(guī)范的工作環(huán)境，解決檔案管理的具體問題。3.規(guī)范，保證檔案管理所有工作都符合檔案管理制度的要求，落實檔案管理技術(shù)規(guī)范要求，達到先進的檔案管理工作標準。4.清掃，主要任務(wù)在于鞏固上述三項工作的成果，進一步修訂檔案管理工作的制度，確保檔案管理工作符合相關(guān)技術(shù)發(fā)展趨勢，從而使檔案管理操作更加明朗，為進一步提高檔案精細化水平提供必要的支持。5.素養(yǎng)，主要指提高檔案管理人員工作水平，完善檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)，加強檔案管理技術(shù)人員的培訓，要求檔案管理人員掌握信息化、智能化、專業(yè)化的檔案管理方法，提高檔案從業(yè)的凝聚力。6.安全，需要企業(yè)檔案管理人員維護檔案管理系統(tǒng)運轉(zhuǎn)安全，及時的梳理分析檔案管理工作中的漏洞和風險因素，根據(jù)檔案使用的需要完善安全防控措施，保證企業(yè)檔案在安全的環(huán)境下運行。

二、6S 管理用于企業(yè)檔案管理原則

（一）高效原則

6S 管理的本質(zhì)在于優(yōu)化管理的流程，更新管理的方法，強化管理工作的細節(jié)，提高管理工作的效率，從而在低成本、高質(zhì)量目標驅(qū)動下提高管理工作整體水平。6S管理理念用于企業(yè)檔案管理還要把追求效率放在首位,提高檔案管理工作的整體質(zhì)量和有效性。從細節(jié)出發(fā)防控不合理的因素，從整體上梳理檔案管理流程，才能滿足新時代檔案應(yīng)用的需要。精細化的檔案管理還要落實在具體的項目上，進一步圍繞檔案管理軟件和現(xiàn)場開展檔案管理細化工作，確定檔案管理工作改革的實施要點，達到全面提高檔案管理效率的目標。

（二）人性化原則

檔案管理深化改革需要形成全員參與的機制，僅憑檔案管理專業(yè)技術(shù)人員是不足以實現(xiàn)檔案管理精細化目標的。企業(yè)檔案管理還要從以人為本的理念出發(fā)，大力提高檔案管理部門的服務(wù)意識，從檔案使用的需求出發(fā)，指出檔案管理不符合應(yīng)用需要的問題，從而推動檔案管理人員主動優(yōu)化改進檔案管理的方式，明確檔案管理改革的重點，進一步通過細化服務(wù)項目與流程提高檔案應(yīng)用的水平，更好的發(fā)揮檔案的實用價值，達到深化提高檔案管理質(zhì)量和服務(wù)效率的目標。只有形成人人有事做好的檔案管理機制，建立人人參與的氛圍，才能提高檔案管理整體質(zhì)量。

（三）美觀化原則

檔案管理不僅要滿足用戶的需要，而且還要優(yōu)化檔案用戶的應(yīng)用體驗，進一步服務(wù)客戶群體的檔案實用需要。首先，應(yīng)當構(gòu)建良好的檔案應(yīng)用場景，細化檔案服務(wù)流程，從檔案收集、整理、共享、應(yīng)用到反饋的全過程進行優(yōu)化，進一步方便用戶的檔案使用。其次，6S 管理理念更注重挑戰(zhàn)極限，強調(diào)在現(xiàn)有的檔案管理機制下開拓創(chuàng)新，不斷創(chuàng)新檔案管理改革的著眼點，進一步在制度上、設(shè)備上、資源上加強更新，從而達到提高檔案品質(zhì)和提升檔案效率目標。6S 精細化檔案管理必須明確改革的目標，確定具體的工作方針，對實施內(nèi)容加以確定，采用科學的方法進行檔案管理流程的評估，把握檔案管理工作的重點，達到全面提高檔案管理效率目標。

（四）持續(xù)性原則

檔案管理的6S 精細化管理應(yīng)當不間斷進行，貫徹持續(xù)更新的檔案管理理念，細化檔案管理階段性任務(wù)，加強人員績效考評，調(diào)動相關(guān)人員的積極性，從而促進檔案管理方式方法的持續(xù)更新，達到實現(xiàn)檔案管理工作方式不斷創(chuàng)新效果。檔案管理精細化應(yīng)當融入新的技術(shù)方法，按照檔案技術(shù)的發(fā)展趨勢引進先進的管理理念，實現(xiàn)技術(shù)設(shè)備更新，總結(jié)新型的檔案管理工作方法，這樣才能全面提高檔案管理工作的效率，解決檔案管理的隱患，達到高質(zhì)量檔案管理目標。

三、6S 精細化檔案管理的具體應(yīng)用

（一）整理（SEIRI）管理方法的具體應(yīng)用

整理工作的精髓在于進行價值判斷，分析哪些檔案管理操作是有價值的，哪些檔案管理工作是無效的，同理對檔案管理工作環(huán)境中的有用物品和無用物品進行分析，將提高效用作為檔案管理工作改革的中心任務(wù)。首先，企業(yè)檔案管理部門需要按照先進的檔案管理技術(shù)修訂檔案管理工作計劃，按照價值判斷的思路確定檔案管理工作現(xiàn)狀，例如，對企業(yè)檔案的類別進行劃分，圍繞著檔案的使用需求將檔案進行重新歸檔存儲，將無價值的檔案資料進行精簡優(yōu)化，從而理順檔案存儲空間，實現(xiàn)企業(yè)檔案的有序管理。其次，大數(shù)據(jù)背景下的檔案資料數(shù)量較大，檔案來源廣泛，具有分散、大量、凌亂的特征。企業(yè)檔案管理人員需要按照價值判斷的理念設(shè)置既定的檔案管理程序，基于嚴格的檔案管理標準進行檔案數(shù)據(jù)信息的核對判斷。例如，判斷上級機關(guān)下發(fā)的文件資料的價值，對企業(yè)重要會議的文件資料、技術(shù)資料和病歷信息進行分類歸檔。還要對企業(yè)科研資料進行歸檔，重點收集科研領(lǐng)域的課題書、鑒定書、論文、實驗數(shù)據(jù)等。其他如實驗設(shè)備、醫(yī)療器材的說明書，基建項目的合同、圖紙與工程竣工結(jié)算等，這些資料都具有某方面的管理與企業(yè)工作價值，都應(yīng)當按照相關(guān)的標準與門類進行管理。

（二）整頓（SEITON）管理方法的具體應(yīng)用

整頓工作的核心任務(wù)在于進行檔案標識，從而為企業(yè)檔案資源的應(yīng)用提供更加便利的條件。企業(yè)檔案應(yīng)當處在合適的位置，做到由專職檔案管理人員負責整理。檔案管理人員不僅要按照規(guī)范進行檔案操作，還要梳理檔案管理中存在的問題，總結(jié)檔案管理問題的主要原因，從而更好地降低檔案管理成本，提高檔案管理工作的效率。例如，企業(yè)行政部門在進行公文檔案整理時不僅要梳理公文檔案的價值，而且還要根據(jù)檔案保留價值區(qū)分為短期與長期檔案，并將檔案交由檔案部門保存。只有做好檔案的標識，明確企業(yè)檔案管理的期限，修訂企業(yè)檔案管理的制度，按照規(guī)格要求存放原件，針對性地對檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換才能提高檔案管理質(zhì)量，消除檔案運轉(zhuǎn)中的問題，進一步全面提高企業(yè)檔案管理工作的整體質(zhì)量水平。

（三）規(guī)范(Standard)管理方法的具體應(yīng)用

檔案管理工作有序開展還要進一步從檔案管理擴建與信息化發(fā)展趨勢出發(fā)，及時對檔案室進行科學化的處置，尤其注重對檔案管理設(shè)備硬件設(shè)施進行規(guī)范處理，要求根據(jù)實際情況修訂檔案管理防盜、消防、溫控、掃描管理等的規(guī)范性。檔案管理人員還要根據(jù)信息化檔案管理的趨勢進一步規(guī)范檔案業(yè)務(wù)流程，運用信息技術(shù)提高檔案管理規(guī)范性，達到提高檔案管理工作效率，促進相關(guān)工作規(guī)范化運動，消除檔案運轉(zhuǎn)隨意的弊端。

（四）清掃（SEISO）管理方法的具體應(yīng)用

6S 精細化管理用于企業(yè)檔案管理，需要明確檔案管理工作職責，及時做好檔案資料的清理維護工作。一般來說應(yīng)當明確檔案管理工作的責任分工，優(yōu)化檔案管理控制的底層邏輯，細化檔案管理工作的具體改進方向，要求檔案制作人、管理人、審核人員按照工作職責各負其責。例如，圍繞著檔案管理精細化管理做好檔案室的環(huán)境控制工作，要求檔案員按照既定要求進行檔案室通風，控制檔案室溫濕度在合理的范圍。按照檔案室的要求及時的清理檔案室的雜物，貼好檔案盒標簽，將檔案文件中的違規(guī)資料、模糊不清文件等及時的交由相關(guān)部門處理。精細化檔案管理需要有維護優(yōu)化意識，根據(jù)檔案管理的要求對現(xiàn)有檔案資料及時更正補充。檔案管理清掃的實施源于檔案整理、整頓工作中暴露的問題，清潔工作需要基于檔案技術(shù)的革新創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理的方式，以有效、低成本和高質(zhì)量的方法更好地解決檔案管理中發(fā)現(xiàn)的問題，消除檔案管理的風險隱患，推動檔案管理高質(zhì)量的運行，提高檔案管理整體水平。

（五）素養(yǎng)（SHITSUKE）管理方法的具體應(yīng)用

提高檔案管理人員的素質(zhì)才能保證檔案管理整理、整頓、清潔工作的順利運行，提高企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范性。一般來說檔案管理工作的問題很大程度上是由于管理人員的業(yè)務(wù)操作能力不足引起的。應(yīng)當分析檔案管理工作中的主要問題，提高檔案管理業(yè)務(wù)人員素質(zhì)的整體水平。首先，基于企業(yè)檔案管理工作的需要加強檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓，促進檔案管理人員熟悉信息技術(shù)時代檔案操作的方法，保證檔案操作符合既定程序要求。其次，還要加強檔案管理人員的技術(shù)革新，推動檔案管理人員學習先進的技術(shù)方法，了解專業(yè)的檔案管理操作規(guī)程，要求檔案管理人員以系統(tǒng)化、專業(yè)化、規(guī)范化、創(chuàng)新性的方式解決檔案管理工作中存在的問題。能夠在檔案管理過程中梳理以往漏洞的性質(zhì)，明確檔案管理問題的核心，在此基礎(chǔ)上提出優(yōu)化改革措施。新時代還要創(chuàng)新檔案管理工作的方式，明確檔案管理重點，加強檔案管理人員績效考評，從而推動檔案管理改革的順利實施，大力實施檔案管理規(guī)范化和精細化目標。

（六）安全（SECURITY）管理方法的具體應(yīng)用

保證檔案安全才能發(fā)揮檔案的實用價值，促進檔案資源的充分共享。安全管理是企業(yè)檔案管理的重要任務(wù)，消除檔案運轉(zhuǎn)中的安全隱患才能構(gòu)建更加穩(wěn)固的檔案管理體系。企業(yè)還要根據(jù)檔案網(wǎng)絡(luò)運行的發(fā)展趨勢制定相關(guān)的管理制度，加強檔案數(shù)據(jù)信息的監(jiān)控水平，保證基層企業(yè)檔案信息匯總的規(guī)范，形成嚴格的檔案流轉(zhuǎn)權(quán)限分配機制，從而保證檔案資源在可控范圍進行共享。

結(jié)論

6S 精細化檔案管理符合企業(yè)檔案管理改革的趨勢，有助于發(fā)揮全員在檔案管理工作中的作用，更進一步地形成明確的檔案管理責任分工，圍繞檔案管理、運轉(zhuǎn)、使用中的問題修訂檔案管理方法，提高檔案管理的整體質(zhì)量，從而推動檔案管理工作向著規(guī)范化與精細化方向發(fā)展。