人事檔案管理的優(yōu)化改革研究

侯寧霞

（衡東縣農(nóng)業(yè)農(nóng)村教育培訓(xùn)中心，湖南 衡陽 412400）

人事檔案是個人自然情況、受教育情況和社會情況的真實反映，而且與每一個人都息息相關(guān)，所以說應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識相關(guān)管理工作的重要性。在事業(yè)單位內(nèi)部，需要通過人事檔案來判斷員工的工作能力、受教育經(jīng)歷，之后才能夠決定員工的崗位薪資待遇以及職位晉升。新時期，其實人事檔案管理中正面臨著一系列新問題，所以說擺在我們面前的工作局面并不樂觀，需要我們在解決現(xiàn)存問題的基礎(chǔ)上通過對于相關(guān)細(xì)節(jié)工作的優(yōu)化調(diào)整營造出全新的檔案管理格局。

一、改革事業(yè)單位人事檔案管理工作的意義分析

新形勢下，需要提高對于事業(yè)單位人事檔案管理工作的關(guān)注度并且進(jìn)一步推進(jìn)其優(yōu)化改革，之后才能夠讓行政事業(yè)單位履行好自己的職能，進(jìn)而營造出和諧融洽的社會秩序、推動地方經(jīng)濟的全面發(fā)展。具體來說，改革事業(yè)單位人事檔案管理工作的意義主要體現(xiàn)在以下方面：

第一，改革人事檔案管理可以提高工作人員的工作積極性，進(jìn)而提高事業(yè)單位的行政效率。基于多重因素考慮，已經(jīng)有越來越多的事業(yè)單位在開始通過聘用合同工的方式壓縮自身的運營管理成本。【1】殊不知這種做法卻造成了人員的大范圍流動，因此需要通過人事檔案來明確新入職員工的工作能力、專業(yè)素質(zhì)，以便于將其安排的合適的工作崗位之后，保證其工作積極性和工作效率。如果繼續(xù)忽視這部分工作，那么事業(yè)單位的行政效率則很容易會受到影響。此外，由于人事檔案中記錄了事業(yè)單位工作人員的受教育經(jīng)歷或是獎懲經(jīng)歷，因此在選拔評優(yōu)或是職稱晉升時也需要以人事檔案為參考，而這一現(xiàn)狀則進(jìn)一步說明了改革其認(rèn)識檔案管理工作的必要性，能夠幫助事業(yè)單位協(xié)調(diào)好所掌握的人力資源，進(jìn)而提高行政效率與服務(wù)質(zhì)量。

第二，改革人事檔案管理能夠全方位反映出單位內(nèi)部的真實情況。【2】具體來說，人事檔案是對單位內(nèi)部工作人員個人情況和流動情況的詳細(xì)記錄，所以能夠通過分析內(nèi)部工作人員的人事檔案來了解事業(yè)單位各個階段的發(fā)展情況，進(jìn)而及時調(diào)整管理制度和發(fā)展方向。需要注意的是，事業(yè)單位內(nèi)部的優(yōu)化調(diào)整也會加劇人員流動，因此需要在改革人事檔案管理工作的基礎(chǔ)上優(yōu)化事業(yè)單位內(nèi)部的績效考評機制，借此來提高相關(guān)工作人員的工作積極性，鼓勵其為事業(yè)單位的良性發(fā)展貢獻(xiàn)出自己的力量。

二、現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題

首先是沒有認(rèn)識到人事檔案管理重要性的問題。雖說針對行政事業(yè)單位的改革正在不斷深入，但還是有很多事業(yè)單位并沒有認(rèn)識到這部分工作的重要性。在相關(guān)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識中，針對員工的人事檔案管理并不會產(chǎn)生額外的經(jīng)濟價值，而且還需要投入額外的人力及物力，所以便將其放到了“可有可無”的位置上，因此造成了一系列負(fù)面影響。【3】今后需要先對這部分工作擺正認(rèn)識，之后才能夠進(jìn)一步推進(jìn)相關(guān)細(xì)節(jié)工作的優(yōu)化改革，進(jìn)而營造出全新的檔案管理格局，最終促進(jìn)事業(yè)單位的良性發(fā)展。

其次是檔案管理模式落后的問題。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，仍有很多事業(yè)單位在繼續(xù)使用舊有的人事檔案管理模式，不僅非常容易出錯，而且還造成了這部分檔案資源的浪費。問題表現(xiàn)為使用手工錄入的方式整理檔案資料，檔案管理室的空間較小，缺少標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案存放柜，沒有配備滅火器等安全設(shè)施。在此基礎(chǔ)上，還需要重點關(guān)注沒有在這部分工作中用好信息技術(shù)或信息化設(shè)備的問題，所以這部分檔案資料的利用效率一直沒有實現(xiàn)進(jìn)一步提高。

三、解決上述問題，改革人事檔案管理工作的具體措施

（一）提高思想認(rèn)識，正視人事檔案管理的重要性

實際工作中，事業(yè)單位需要先對這部分工作建立起系統(tǒng)全面的認(rèn)識，之后才能夠為各個方面的改革打好基礎(chǔ)。要注意將這部分工作放到更高的位置上，并且積極開展與之相關(guān)的宣傳工作，進(jìn)而讓相關(guān)負(fù)責(zé)人員、事業(yè)單位的工作人員對這部分工作建立起全方位的認(rèn)識，提高其對于人事檔案管理的配合度。在此基礎(chǔ)上，還需要引導(dǎo)檔案管理人員轉(zhuǎn)變過去所秉持的工作理念，以幫助其提高工作效率。在完成上述工作之后，還需要做好資金、人才以及設(shè)備方面的保障工作，為相關(guān)細(xì)節(jié)工作的創(chuàng)新改革打好基礎(chǔ)。

（二）健全管理機制，明確崗位職責(zé)

在提高重視程度的基礎(chǔ)上，需要進(jìn)一步建立起科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫龋源_保各個環(huán)節(jié)的細(xì)節(jié)工作均能夠得到切實有效的落實。這方面的改革中，事業(yè)單位需要立足于實際管理需求開展更深層次地探索實踐，以提高管理機制的有效性。期間，要注意做好崗位責(zé)任的劃分工作，以約束相關(guān)負(fù)責(zé)人員的工作表現(xiàn)和工作行為并且加強相關(guān)部門的交流協(xié)作。在建立健全管理機制的基礎(chǔ)上，還需要做好制度落實情況的跟蹤監(jiān)督，以確保這方面的管理制度都可以落實到位，避免出現(xiàn)形式主義的錯誤。【4】以上述工作為基礎(chǔ)，其實還應(yīng)當(dāng)做好人事檔案管理的績效考核，這既是為了明確人事檔案管理發(fā)揮的作用，又能夠?qū)ο嚓P(guān)負(fù)責(zé)人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行量化評價，以敦促其提高工作效率。

（三）做好檔案資料的搜集整理工作

人事檔案資料的收集整理是整體檔案管理工作中涉及到的非常基礎(chǔ)的內(nèi)容，只有將這方面的工作落實到位，才能夠讓后續(xù)各個環(huán)節(jié)的工作變得有價值、有意義。再者，人事檔案管理所具備的長期性特點也決定了必須要在把控好相關(guān)細(xì)節(jié)問題的基礎(chǔ)上落實好前期的資料搜集工作。在此基礎(chǔ)上，需要重視相關(guān)檔案資料的審核把控，以把控好檔案資料的質(zhì)量。如果發(fā)現(xiàn)資料存在缺失或遺漏的問題，則需要記錄在案并且做好后續(xù)的補充完善工作。此外，還應(yīng)當(dāng)在現(xiàn)有基礎(chǔ)上進(jìn)一步拓展檔案資料的搜集渠道，以保證人事檔案資料的完整性和豐富性。具體來說，需要注意搜集事業(yè)單位員工的基本情況、受教育經(jīng)歷、獎懲情況、職稱評定情況。假如發(fā)現(xiàn)員工有資料造價的問題，要追究責(zé)任，以規(guī)范人事檔案管理的工作秩序。要注意做好檔案資料的分類整理工作，以提高其利用效率、挖掘出其中潛藏的有價值的信息。

（四）利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提高人事檔案管理的信息化水準(zhǔn)

新形勢下，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已很難滿足這部分工作的實際需求，所以應(yīng)當(dāng)重視管理模式的創(chuàng)新改革，以提高工作效率。具體來說，要注意推進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用實踐，以提高整體檔案管理工作的信息化水準(zhǔn)。要注意利用好互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高效性和便捷性，通過電子化檔案的方式彌補傳統(tǒng)管理模式的缺陷，進(jìn)而提高管理效果。在此基礎(chǔ)上，還需要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來加強各個業(yè)務(wù)部門之間的溝通交流，構(gòu)建起全方位、立體化的人事檔案管理體系，促進(jìn)人事檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。這方面的改革中，需要通過相關(guān)方面的人才培養(yǎng)活動來提高檔案管理人員的工作技能、信息素養(yǎng)，以幫助其更好的適應(yīng)全新的工作形勢。此外，開展人事檔案管理的信息化改革時要注意提高信息數(shù)據(jù)庫的安全性，以免發(fā)生數(shù)據(jù)外泄事件。

總結(jié)：人事檔案管理是事業(yè)單位日常運營管理中涉及到的非常重要的一部分工作，需對其提高關(guān)注度。在此基礎(chǔ)上，要集中精力解決好這部分工作中存在的問題，進(jìn)而營造出全新的管理格局。前文中筆者對這類問題進(jìn)行了研究論述，希望對推進(jìn)相關(guān)工作的優(yōu)化創(chuàng)新改革有所幫助。