檔案信息化背景下高校檔案管理的共建與共享

車瑞雯

（菏澤學院，山東 菏澤 274015）

高校檔案館是非常重要的文獻管理平臺，也是學生和教師進行自主學習的主要陣地之一。隨著檔案信息化程度不斷加深，很多高校都組建了自己的數字圖書館、檔案館，并設立了相關的檔案管理系統和門戶信息網站。這些正在運行或者在建的平臺能夠為高校師生的信息獲取提供便利，進而為他們的進一步發展打下堅實的基礎。

一、檔案信息化背景下高校檔案管理共建與共享存在的問題

其一，有些部門負責檔案管理工作的相關人員思想觀念落后。在信息化背景下，高校檔案管理工作的內容早已發生了巨大變化。但是，部分相關的工作人員并未轉變自己的觀念，他們并沒有正確認識到自己在高校檔案管理共建與共享中需要扮演的角色，只是將檔案管理工作看成是一種重復性的勞動。在此思維的影響下，這些檔案管理教師缺乏對自身工作的計劃和總結，缺乏檔案管理共建與共享的理念，以至于檔案管理工作發展緩慢。

其二，進行檔案管理的標準不統一。檔案管理共建與共享是為了讓高校檔案發揮出更大的價值，為高校師生提供更多可以信賴的高質量學習資源。但是，在檔案信息化背景下，高校檔案館的信息資源急速增強，導致檔案管理教師在進行檔案管理時壓力倍增，同時，高校不同部門對檔案管理共建與共享的標準不同，致使檔案檢索和檔案錄入的結果存在很大差異，這些原因在很大程度上影響了高校檔案管理共建與共享的質量和效果。

二、檔案信息化背景下高校檔案管理共建與共享的策略

（一）建設更加完善的統一檔案管理標準體系

統一而完善的標準化檔案管理體系能極大提升高校檔案管理資源共建與共享的效率，這也可以看作高校進行檔案資源共建與共享的核心條件之一。一般來說，高校檔案資源在進行錄入時，會切實遵守檔案界的相關行業標準。但是，在檔案信息化背景下，檔案資源的數量和種類會隨著時間不斷增長，但一些細分領域的檔案管理標準還并不完善。基于此，高校的檔案部門要進行牽頭，針對所有參與檔案管理的部門標準進行調研并整合，而后結合實際情況制定出一套標準的執行框架，做好檔案共建與共享工作的監督和管理工作。其次，在進行檔案資源的整理和收集時也要設定統一的標準，讓不同部門可在數據的錄入、描述上互相進行操作，借此提升他們處理信息的效率。

（二）構建檔案管理共建與共享的信息安全防護體系

在高校檔案管理共建與共享的過程中，信息安全是非常重要的部分。為切實提升檔案信息安全，應從“物防”“人防”“技防”三方面進行努力。首先，高校要對參與檔案共建與共享的師生進行相應的培訓，提升他們的安全意識、責任意識，并切實提升他們處理危機的能力，對檔案共建與共享的流程進行進一步完善。其次，高校要建設統一的檔案管理安全制度，提升高校檔案存儲位置的防火、防盜等級，降低紙質檔案和電子檔案受到危害的概率。最后，高校可聘請專業技術人員，確保高校檔案在共享過程中的安全性，建立相應的信息安全防護體系，為檔案管理的共建與共享保駕護航。

（三）構建更加完善的檔案管理共建與共享人力資源體系

隨著檔案信息化進程的不斷深入，提升相關人員的綜合水平應成為當前高校檔案管理工作的重要內容，這樣可為高校檔案共建與共享的可持續發展打下堅實基礎。首先，高校教師應提升自身的檔案信息防護意識，優化檔案共建與分享的相關技能。此外，通識能力對于當前背景下檔案管理團隊也有非常重要的意義，例如，信息素養、審美素養等。不僅如此，高校還可從校外引進一些優質的專業人才，為高校檔案管理共建與共享工作的開展提供專業指導，通過設立技術性崗位的方式，豐富高校檔案管理人力資源的體系，進而為高校檔案管理共建與共享的順利進行打下堅實的基礎。

總結

綜上所述，在檔案信息化背景下，高校檔案管理的共建與共享需要進行持續的探索，并積極進行相應的創新和改革，只有各部門齊心協力，一起解決在此過程中遇到的各類問題，才能讓高校檔案管理共建與共享工作順利進行，顯露成效。高質量的檔案信息共建與共享能讓高校師生更加便捷地獲取信息資源，對他們的科學研究及日常學習有非常重要的意義。