新時代背景下檔案管理在醫院管理中如何發揮新作用

劉洋

（濟寧市第一人民醫院，山東 濟寧 272000）

一、引言

大數據作為我國近幾年我國社會發展中的熱門問題之一，如何在大數據的背景推動社會的發展一直是倍受人們關注的核心。與此同時，在這一大數據背景下，傳統醫院的檔案管理工作也發生了很大程度的變革，傳統的檔案管理工作已然很難滿足現階段醫院工作者們對于檔案管理工作的切實需求，所以，如何將傳統的檔案管理工作切實的與大數據技術有機的融合在一起，最大程度上推動未來大數據背景下我國醫院檔案管理工作的現代化發展，就成為目前大數據時代醫院檔案管理工作發展的必然方向。

二、大數據時代醫院檔案數據管理特點

（一）醫院檔案數據管理智能化。在大數據時代，醫院檔案數據管理逐漸向著智能化方向發展，主要表現特點為醫院檔案數據管理信息化系統的建立。在醫院檔案管理過程中，醫院全員上下對大數據的應用十分配合，并積極應用在醫院檔案管理的信息錄入、掃描等過程中，促使電子檔案管理在醫院普及發展，其涵蓋醫院辦公室系統、患者病歷系統等，進而使醫院檔案管理工作更加標準化、信息化，同時也可以實現信息共享。（二）醫院檔案數據管理服務水平提升。在大數據時代，醫院檔案管理工作另一個顯著的特點就是服務水平在不斷提升。醫院檔案數據管理在信息化錄入和查詢的前提下，醫院檔案管理工作人員以此為基礎，搭建更加智能化和自動化的服務系統，進而使醫院各個科室實現自動化辦公。現如今，各大醫院已經開始實施就診卡制度，其工作原理就是通過就診卡的數字芯片與醫院檔案系統相連，查看患者的詳細檔案。除此之外，醫院的掛號、繳費等服務水平也在提升。

三、新時代背景下醫院檔案管理工作所存有問題

（一）信息化管理水平滯后

在新時代背景之下，不同類型科學和信息技術如雨后春筍般層出不窮。在知識信息社會中，醫院應強化檔案管理信息化力度。在實行檔案管理工作過程之中，醫院需整合現代化信息技術，促進檔案信息管理和檔案管理服務質量，從而令檔案管理工作能夠可持續健康發展。但是，站在醫院檔案管理工作角度上來看，其在信息化建設過程之中面對著各種問題，由于醫院交付資金不足、設備龐大、不具備強力科學技術作為支撐，在這一條件下之下，導致醫院檔案信息化建設的難度逐漸增大，并且，由于部分管理人員欠缺信息化技術專業性，對于數字化信息技術也不具備更深層次掌握，在這種情況之下，導致醫院檔案管理工作信息化受到嚴重制約。

（二）針對檔案管理工作重視程度不足

自改革開放以來我國醫院便有檔案管理工作的傳統，至今這一工作已然發展了數十年的時間。在數十年檔案管理工作發展的過程中，隨著時代的變革醫院實際的檔案管理模式也在潛移默化中發生著改變。但是，也正是受這一固有檔案管理工作思想的影響，導致在實際醫院發展過程中檔案管理工作受重視程度長期處于不足的狀態，影響實際檔案管理工作的開展效果，同時造成了比較嚴重的數據資源浪費問題。

（三）檔案管理工作人員配備不足

大數據時代的到來導致檔案數據巨量增長，且涉及的數據多樣化，以多種形式存在，例如紙質檔案、數據檔案、音頻等，使檔案管理人員的工作量成倍增長；當前時代背景下要求檔案工作人員不但具有多年的專業知識積累，同樣需要計算機等多方面的綜合知識以及認真嚴謹的服務態度，而現有的檔案工作者人員數量過少、專業素質差距大，無法應對當下的檔案管理工作。

四、檔案管理在醫院管理中發揮新作用的途徑

（一）加大技術研究，保障數字檔案安全

若想保障醫院檔案數據信息的安全性和隱私性，醫院檔案管理部門需要與信息技術部門加強合作，通過信息技術部門的技術，建立切實可行的醫院檔案管理信息系統安全管理制度，并對各種電子信息檔案通過多機熱備份等技術，保障醫院電子信息化檔案的安全性，具體如下：1.建立完善的醫院檔案信息系統安全管理制度，對新錄入的電子檔案進行詳細的審核，其中包含檔案內容是否安全、傳輸介質是否可靠等內容。2.根據國家相關標準，建立符合醫院發展的標準制度，保障電子檔案存儲網絡的安全性，促使相關設備能夠正常運行，應用軟件符合相關要求，保障電子檔案的長久安全保存。

（二）建設規章制度

首先，根據相關法律法規及上級檔案部門的有關規定，結合本院發展的實際情況，建立檔案信息管理配套的規章制度，真正做好、做實制度化建設工作，包括檔案歸檔、借閱、保管、利用、保密以及風險防范制度等。完善醫院檔案管理人員的培訓機制，定期組織相關人員參與業務技能學習與培訓活動，增強從業人員應用計算機技術的能力，從而整體提升檔案管理人員的職業素養。其次，醫院在進行教學、科研、管理、基礎建設等各類活動中產生的有保存價值的文字、圖表、聲像等多媒體資料，明確要求將這些資料均要以數字化形式整合至信息管理系統內，并形成相關制度，實現檔案管理的規范化。最后，加大醫院現存各類檔案及各科室有關資料的整合力度，交給醫院檔案室統一管理，均以數字化形式存儲備用，保證檔案資料的完整性、精確性與安全性。

（三）完善檔案管理工作隊伍建設

管理隊伍的專業性水平會在很大程度上影響實際醫院檔案管理工作的效果，所以，在未來檔案管理的過程中，管理者們也應著眼于自身檔案管理工作中人才方面存在的不足進行針對性的優化，通過對現有人才培養和選拔外部人才的方式實現對檔案管理工作隊伍專業性的提升，以此確保其能夠將更加創新、科學的檔案管理思維落實到實際的醫院檔案管理工作中去，推動后續檔案管理工作地發展。比如，就這一環節，管理者們可以定期地組織檔案管理人員參與有關大數據時代下檔案管理知識的宣講、實踐等活動，使其能夠通過這一活動逐步提升對大數據技術的理解，以此將這一技術更多、更契合的應用到實際檔案管理工作中，以此獲得更好的檔案管理效果。

五、結束語

大數據時代對檔案管理工作產生了巨大影響，它帶來了很好的發展機遇，將大數據和檔案管理工作結合起來，會促進檔案事業的發展；與此同時也帶給檔案管理工作很大的挑戰，堅持原有的檔案管理方式是不可行的，需要檔案工作者注重創新，全面提高檔案工作者專業素質，加大對檔案人才的培養力度，將檔案管理過程信息化、網絡化，不斷提高檔案數據的安全防范意識。大數據時代賦予檔案工作新的內容和方式，隨著大數據技術的發展，檔案工作者不斷的努力，檔案事業會從容應對這次挑戰，最大限度地實現價值。