事業單位檔案管理創新模式淺析

宋曉慧

（龍江縣財政局，黑龍江 齊齊哈爾 161100）

前言：檔案管理工作極為重要，無論是哪個層次的事業單位，所承擔的任務都是重點任務。而對于事業單位來講，檔案的管理十分關鍵。檔案管理工作的水平決定了社會工作的發展水平。實際上，檔案管理工作不僅要有專業知識和嚴格的職業道德，還要有大量的經費投入。如果事業單位的資金都不能周轉，那么當然很難提高相關人員的業務素質，也很難推動檔案管理信息化的建設。本文對管理模式創新的相關問題做了簡要介紹，希望對大家有所幫助。

一、事業單位檔案管理模式創新面臨的主要問題

（一）檔案管理系統不健全

事業單位的檔案管理機制非常關鍵。這個機制不僅僅關系著事業單位的經濟情況，還關系著事業單位其他工作的開展情況。如果檔案管理機制存在漏洞，那么這項調研很有可能就無法順利的進行下去。當今社會，對檔案信息處理的效率和準確度要求越來越高。目前，我國各類資源檔案的管理顯然還達不到這個要求。很多時候，我們的檔案管理工作還處于非常落后的階段，根本沒有采取有效的措施來調配各種資源，因此，我們的社會工作自然很難做好，這非常不利于我國事業單位工作流的發展。

（二）短缺具備創新素養的專業人才

在管理模式創新工作中，必須具有較高的業務素質和工作能力。在實踐中，從業人員要深刻理解社會機構工作的重要性，同時也要理解檔案管理的操作程序。管理模式創新工作并不是一帆風順的，在進行檔案信息化管理的過程中，也出現了許多管理難點。在這些人中，管理從業者實際上最難。機關管理模式創新是以人為中心的管理，任何個人的行為，都有可能引發檔案管理狀況的重大變化。如果工作中出現失誤，很可能會引起嚴重的蝴蝶效應，影響到整個工程的正常進行。因此，能夠在完成工作中不犯錯誤的專業人士就更少了。所以，我們認為，“人才流失”是一個應該重點解決的問題，應該采取各種措施來培養和引進這樣的人才，以保證管理模式創新的順利進行。事業單位的薪酬一般不是很高，但是福利待遇能夠吸引很多的人才。在開展管理模式創新的過程中，我們要繼續發揮出事業單位對于人才獨特的吸引力，以便于順利完成工作。

（三）資金支持力度不夠

在當今時代，管理模式創新的專業化水平，是推動社會事業單位的工作行業持續發展的重要動力。管理模式創新本身就是為了使事業單位的工作方式實現專業化轉型而建立一套獨特的技術應用體系。假如管理模式創新本身不夠專業，不能準確地解決各類資源調度問題，那么技術體系在這里自然就不能發揮作用。造成這一問題的原因，主要是人才缺乏，資金投入不足。現在看來，要想在短時間內開發出一套大規模的管理系統并通過測試，需要許多開發者日夜不停地努力。因此導致管理模式創新系統建立有較高的專業門檻。與此同時，由于人才稀少，工作繁重，如果沒有好的待遇，就不能吸引人才投入這類事業，從而導致資金也成為一個重要問題。我們在當今時代要想做好社會統工作的發展，提高管理模式創新應用的專業性，可從這兩個方面入手。

二、事業單位檔案管理模式創新應如何持續發展

（一）制訂管理模式創新規劃并嚴格控制進度

管理模式創新規劃是一個技術活，也是一個很緊急的工作。因此，這類系統的建設需要進行細致的規劃并嚴格的把握進度。創新的高收益促使很多部門開始開設專門的管理模式創新系統創新研究部門。我們需要加大技術創新和探究的力度，開展全面化的技術研發，重視創新型技術的應用，選擇最合適的技術手段完成事業單位的認識檔案管理，從而取得更好的工作成果。具體來講，對于系統的維護十分關鍵。信息化系統的更新迭代非常快，因此，在管理模式創新的過程中，應注重技術變革，積極獲取最新的技術流程，并根據實際情況進行技術創新，在節約成本的同時，取得良好的效果。為了能夠做到這一點，應當制定嚴格的管理模式創新規劃，并嚴格把控進度，保證系統可以按時交付。

（二）激發從人員的創新潛能

疫情當前，很多事業單位已經開發出了互聯網辦公的全新方式。實際上，疫情結束之后，這種辦公方式也依然可以起到很好的作用。改革推動了互聯網技術的應用，疫情更是為互聯網辦公開拓了全新的道路。因此，事業單位應當進一步革新，廣泛的采用互聯網技術開展檔案管理工作，克服空間的限制，從而進一步提高檔案管理的效率和水平。這樣一來，才算得上是利用好了檔案管理模式創新的影響。當下次遇到類似本次疫情的突發情況時，就可以游刃有余地開展工作了。事業單位的檔案管理模式改革給我們帶來了不少方便，也給機關檔案管理工作帶來了很大的益處。但如果我們不能抓住機遇，充分利用改革帶來的檔案管理新模式，那么改革的成果就會付之東流。

（三）專項資金分配支持管理模式創新

企業檔案管理需要充足的經費來支持。專項基金將用來建立相關的管理體系，并培育相關人才。如果沒有資金，這項工作的進程將非常困難。現在看來，無論從哪個角度來看，對企業的檔案管理模式創新的資助都是遠遠不夠的。企業在檔案管理方面的資金投入，與一般單位相比，已經非常低了。但由于我國一直沒有把檔案管理擺在戰略位置上，企業獲得的經費支持一直達不到其快速發展的要求。因此，許多企業盡管有發展的潛力，但其發展狀況卻不容樂觀。只有把資金上的漏洞堵住了，企業單位的檔案管理甚至整個單位的運作狀況才會更理想。國家、社會應給予一定的重視，并撥出專項資金，用于對事業單位工作流信息化建設工作。對于機構的工作，雙方也應給予更多的關注和更多的投入。檔案管理系統的投資最終會轉化成巨大的經濟效益。如果沒有經費，不僅信息管理系統難以建立和維護，檔案人員的薪酬水平也難以提高。避免事業單位檔案管理創新難現象的最好、最簡單的辦法，就是撥出專項資金。隨著專項資金的投入，相關制度的建設也會更加完善，從業人員的工作熱情也會得到空前的提升，管理模式創新的建設也將不再是一個難題。

（四）通過信息化系統管理檔案

為了能夠有效地防范企業檔案管理危機，我們需要建立一個有效的檔案管理系統。這類系統應該包含檔案管理過程中所需要的所有功能，并且易于維護，便于在今后的工作中不斷優化。目前，需求比較緊急的功能就是檔案的查詢功能。企業往往會出現一定的人事或財務變動，也需要不斷地豐富檔案信息。目前的企業檔案管理過程中都沒能建立一個自己的信息化管理系統，都是在第三方平臺的基礎上開展招聘工作。然而，這類平臺可能會出現檔案泄露、數據丟失等風險，并且需要企業繳納費用。因此，建立一個企業私有的檔案管理系統意義非凡。我們在建立相關的檔案管理系統時，還必須拓展視野，把更多的高科技應用到這一領域，而不僅僅是關注互聯網技術。

（五）重視專業人員的培訓

網絡時代背景下，檔案管理需要專業化人才。這類人才不僅要具備管理學方面的知識，更要熟悉信息化的運作方式。因此，這項工作具有較高的難度。若無足夠的知識儲備和較強的組織領導能力，無論如何都做不到信息化的檔案管理。除此以外，從事這類工作的人員還需要深入了解企業內部是如何運作的，而且能很好地了解到企業中教職工的實際生活狀況，最好是有多年在企業工作的經歷。最重要的，當然是對互聯網加技術和政策有獨特的洞察力，并且能夠將這些技術應用于實踐。

結語：當前，檔案管理工作是我國經濟建設的重要內容之一。但是，檔案管理問題常常使相關檔案不能直接利用。這個問題嚴重阻礙了我國進一步把握經濟發展狀況。因此，必須加快檔案信息化管理步伐。要建立健全工作機制，在此基礎上加大監管力度，加強社會監督，確保地區利益不受損害。文章主要介紹了電子檔案在管理過程中遇到的問題，提出了一些可持續發展的有效措施，希望能對相關部門和人員有所幫助。