探究大數據背景下的檔案管理模式轉型

陳艷紅

（綏化市北林區綏勝鎮衛生院，黑龍江 綏化 152000）

以大數據技術為代表的各類信息處理技術極大地解放了現代社會的生產力，讓一體化集中管理制度普及成為可能。大數據技術能夠處理相互之間毫無關聯的原始數據并發掘其中價值，使之可為某一目的而被重復使用，或者同時用于不同目的。因此，企業必須意識到大數據時代數據的應用潛力是無窮無盡的。為了更好地發揮數據可利用價值，檔案管理部門應將其轉化為經濟效益及社會效益，做好電子數據的收集與儲存工作。

一、大數據技術對現代檔案管理體系革新的推動作用

突破了數據存儲的空間條件限制與信息追溯的時間條件限制傳統形式的紙面檔案管理無法完整地記錄信息錄入檔案的時間，可追溯性不高;在信息技術產生并應用之前要完成業務數據錄入與儲存必須消耗大量時間成本;檔案存放占用較多空間;在查詢檔案內部各項信息之前需要辦理煩瑣復雜的手續，修改處理紙質檔案信息的難度大，耗費時間長;檔案管理者的工作熱情普遍不高。但大數據技術條件下，管理者可在任意時段修改編輯電子檔案的數據，幫助有需求的用戶在數字化檔案庫中查找想要的信息，檔案管理工作不再有空間條件方面限制，且使用大數據技術處理檔案數據的管理系統能夠在錄入檔案資料的同時記錄資料錄入時間，且無法由管理者進行二次修改。

二、利用大數據技術管理檔案信息的弊端

（一）檔案信息管理隊伍的素質不高，難以維護信息安全

信息時代的檔案數據管理工作對工作人員的專業素質要求較高，如果工作人員對現有的信息分類方法缺少理解，就無法保證檔案錄入工作的效率與準確性，部分檔案部門工作者業務能力不高，難以全面理解數據表達的意義，不具備主動在數據庫中尋找問題并解決問題的大數據意識，網絡技術知識匱乏，無法妥善操控信息設備，未能掌握數據分析技巧，容易埋沒關鍵性數據的重要使用價值。

（二）檔案信息管理方法未能跟上技術升級步伐

多數檔案管理者不習慣使用數據處理軟件對信息進行分類，分析信息含義時受到固有思維的限制，無法根據檔案信息本身的性質做出更精準的分類，新時代技術革新推動了檔案信息一體化發展進程，融為一體的數據比分為不同類別的數據更具重復利用價值，工作人員使用傳統的檔案信息處理辦法無法完成信息庫中各大數據集的重組搭配工作，也無法保證重組后的檔案信息數據的還原性，檔案管理人員自身掌握的數據樣本較小，數據分類或重組經驗不足，無法按照現有的行業質量標準處理檔案中的各類數據。

三、提高數字化檔案管理效率的可行措施

（一）重建檔案部門管理結構與管理隊伍，提高人員專業素質

由于現存管理隊伍素質不高，且管理人員習慣陳舊管理模式，對信息技術的使用技巧掌握不足。只有人員素質隨著技術升級而升級，才能切實提高檔案信息管理效率，提高數據信息存取查閱速度。因此，檔案管理部門必須重建管理隊伍，提高工作人員的專業素質和辦事效率，使他們保持工作的積極性，讓新購置的信息處理設備發揮更大的效用。因為我國信息行業的高端技術人才供應不足，無法滿足社會各行業的用人需求，所以檔案部門可與國內高校合作，共同培養一批具備較強的算法設計能力與較高統計學學科素養的數據分析師，縮減面向社會招募人才消耗的時間成本，建立完整的大數據分析人才培育體系，引進國外具備相應工作經驗的優秀行業人才，為檔案管理工作注入活力。

（二）創新檔案信息管理方法，開發信息的內在價值

現代檔案管理工作必須面對海量的數據信息，專業的數據分析師能夠從大量原始數據中挖掘具有一定參考價值的信息，檔案管理工作者不應沿襲舊時代的工作思路與方法，而應改變數據分析方法，在整理匯總檔案信息的同時將信息加工為可采集的數據，并探索其具體的應用途徑。將用戶查詢過的檔案信息作為數據分析的線索與出發點，預測用戶下一次查詢數據的類別與方向，通過大數據技術進行數據匯總與深度挖掘，探明大多數檔案查詢者關注的是哪種信息，根據檔案信息關注度的變化推出具有吸引力的附帶式信息查詢服務。

四、結語

在檔案管理制度中應用大數據技術，為改變紙質檔案時代的管理方法與管理隊伍組織模式提供了有利條件。新的管理模式應以現代化信息技術為基礎，強化檔案管理人員的辦事能力，提高信息查詢服務的質量，發現數據在不同領域的應用價值，提高檔案管理工作的社會效益，保證檔案部門的管理能力隨著科學技術的革新不斷升級。