煤炭企業(yè)辦公室管理工作的改進(jìn)和創(chuàng)新

屈永杰

（平頂山天安煤業(yè)股份有限公司勘探工程處，河南 平頂山 467000）

辦公室是煤炭企業(yè)的中樞部門，其承擔(dān)著上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)溝通、信息管理等重要職能。一方面，辦公室需要對(duì)上級(jí)政策文件的精神進(jìn)行傳達(dá)，也需要對(duì)下級(jí)單位的請(qǐng)示進(jìn)行呈報(bào)，確保企業(yè)總體經(jīng)營按照特定的流程推進(jìn)；另一方面，辦公室還需要對(duì)企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)制度、通知、文件、審批等信息進(jìn)行管理和存檔，從而保障各項(xiàng)工作的有效留痕和規(guī)范運(yùn)作。辦公室需要承擔(dān)較多的綜合管理事務(wù)，所接觸的信息容量較大，內(nèi)外部溝通頻率較高，如果沒有建立起科學(xué)有效的管理機(jī)制，就會(huì)出現(xiàn)管理不善、工作疏漏等情況。精細(xì)化的管理，作為一種較為深入的管理模式，能夠優(yōu)化工作流程，提升管理效率。

一、煤炭企業(yè)辦公室管理存在的難題

（一）職責(zé)劃分不清晰

煤炭企業(yè)的辦公室工作中，雜亂繁瑣的事物往往無層次，邏輯條理無章法，管理比較差。辦公室需要調(diào)度企業(yè)中的各個(gè)部門，調(diào)節(jié)企業(yè)中的各種突發(fā)狀況，使得本就繁多的工作陷入雜亂，工作人員的分工和各自的職責(zé)劃分也不夠清晰，給實(shí)際工作增加了困難，達(dá)不到指定的目標(biāo)。又加上煤炭企業(yè)精簡機(jī)構(gòu)的實(shí)施，加大了辦公人員的工作量。除了信息上傳下達(dá)、工作督導(dǎo)落實(shí)、辦文辦會(huì)、材料寫作的基本工作外，還要開展制度建設(shè)、信息化等工作，可以說工作內(nèi)容非常復(fù)雜。不僅加大了辦公人員的工作壓力，更會(huì)增大工作中出錯(cuò)的概率，不利于提高煤炭企業(yè)辦公人員的素質(zhì)。

（二）級(jí)別不明地位不高

煤炭企業(yè)辦公室人員的工作主要是協(xié)助下達(dá)指令并監(jiān)督執(zhí)行，本應(yīng)具備一定的公職地位。但在實(shí)際工作進(jìn)行中，辦公室人員的工作有事無巨細(xì)的特點(diǎn)，導(dǎo)致更多的時(shí)候被認(rèn)為是企業(yè)的后勤機(jī)構(gòu)、輔助部門。不能像企業(yè)其他職能部門一樣得到領(lǐng)導(dǎo)和同事們足夠的重視，辦公室工作的重要性沒有得到足夠的理解和認(rèn)可，為企業(yè)作出貢獻(xiàn)和在崗位上兢兢業(yè)業(yè)的員工，不能從其工作中獲得相應(yīng)的位置和待遇，導(dǎo)致辦公人員的工作熱情不高，有時(shí)甚至?xí)霈F(xiàn)畏難和抵觸情緒，從而嚴(yán)重影響工作效率，也會(huì)給煤炭企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)造成一定的影響。為此，我們應(yīng)大力提倡業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、專業(yè)素養(yǎng)高的工作人員參與管理之中，確保辦公室工作處理及時(shí)和有序進(jìn)行。

（三）實(shí)權(quán)小效率低

辦公室工作對(duì)接的層面比較多，面對(duì)的都是一些具體工作，本身的權(quán)力較低，除了辦理事務(wù)性工作外，幾乎不能在實(shí)際工作中對(duì)決策有決定性作用，使得辦公室的工作效率大打折扣。制度制定、工資待遇等方面均不具備權(quán)利，流程安排難以得到及時(shí)有效的處理，辦公室人員只能起到傳遞信息的作用，沒有決策的權(quán)利，在安排和執(zhí)行各項(xiàng)具體工作時(shí)受阻，導(dǎo)致效率得不到提高，并出現(xiàn)不服從辦公室管理和無視辦公室工作的不穩(wěn)定現(xiàn)象，給國企辦公室的發(fā)展造成了不良影響。

二、優(yōu)化措施分析

（一）責(zé)任分工精細(xì)化

通過科學(xué)的分工能夠規(guī)避管理交叉和管理空白風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于煤炭企業(yè)辦公室管理而言，須對(duì)企業(yè)內(nèi)部和部門內(nèi)部的不同部分進(jìn)行權(quán)責(zé)分工，以保障企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)行，提高精細(xì)化管理的科學(xué)性。一方面，在部門間分工上，應(yīng)當(dāng)根據(jù)部門之間的業(yè)務(wù)差異、目標(biāo)任務(wù)情況，合理確定不同部門的管理邊界。對(duì)于需要多個(gè)部門進(jìn)行協(xié)同配合的業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)明確牽頭部門和主責(zé)部門，其他部門均為配合部門，從而促進(jìn)部門之間的配合能夠依照相關(guān)制度進(jìn)行，減少不必要的管理交叉和內(nèi)部溝通成本。對(duì)于存在管理空白的業(yè)務(wù)內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)情況、業(yè)務(wù)組織管理架構(gòu)，合理確定相關(guān)審批部門和主責(zé)部門，初步明確相關(guān)的管理規(guī)范，并根據(jù)新興業(yè)務(wù)的發(fā)展情況，開展相應(yīng)的管理制度優(yōu)化，保障新興業(yè)務(wù)始終在企業(yè)整體管理的框架中開展。另一方面，在部門內(nèi)分工上，應(yīng)當(dāng)對(duì)辦公室團(tuán)隊(duì)開展合理分工，為不同崗位人員劃分明確的管理邊界，并鼓勵(lì)其在管理邊界內(nèi)部開展管理方式研究與優(yōu)化，逐步完善相關(guān)管理細(xì)節(jié)，提升管理的精細(xì)化水平。

（二）強(qiáng)化制度建設(shè)

黨的十九屆四中全會(huì)中要求構(gòu)建系統(tǒng)完備、科學(xué)規(guī)范、運(yùn)行有效的制度體系。對(duì)于煤炭企業(yè)而言，規(guī)章制度建設(shè)是企業(yè)改革發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營的“譜”，是全面貫徹“依法治企”的關(guān)鍵因素。辦公室作為煤炭企業(yè)的中樞紐帶，更應(yīng)將“以法治企”總體要求貫徹于辦公室各項(xiàng)管理制度的制定及執(zhí)行之中，各項(xiàng)制度制定與發(fā)布要本著簡捷、實(shí)用、高效的原則，既要符合上級(jí)要求，又要符合辦公室工作實(shí)際。具體而言，辦公室的各項(xiàng)制度務(wù)必要能夠反映出辦公室工作的規(guī)律、特點(diǎn)和要求，也要能夠?qū)k公室人員履行崗位職責(zé)、行使權(quán)利進(jìn)行有效指導(dǎo)和規(guī)約，促使辦公室管理制度化、程序標(biāo)準(zhǔn)化、流程表單化。此外，要特別注重“三重一大”、企業(yè)議事規(guī)則等重要制度的制定與修訂，通過健全合理的決策制度，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營與決策的科學(xué)化、規(guī)范化。

結(jié)語

總體而言，新時(shí)期賦予煤炭企業(yè)辦公室系統(tǒng)更高的要求，辦公室更應(yīng)以時(shí)不我待、只爭朝夕的奮斗精神，緊跟改革步伐，不斷解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，用新思維研究新情況，用新思路破解新難題，努力創(chuàng)新管理機(jī)制，充分發(fā)揮服務(wù)中心、輔助大局的作用。更加注重打造具有“學(xué)習(xí)力、領(lǐng)悟力、創(chuàng)新力、執(zhí)行力”的“四力”管理隊(duì)伍，提高工作效率，在“謀”字上下功夫，在“融”字上做文章，在“新”字上求突破，在“深”字上見實(shí)效，從“黨建引領(lǐng)、參與政務(wù)、管理事務(wù)、做好服務(wù)”多維度發(fā)力，不忘初心、砥礪前行。