探討如何做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案信息化建設

孫少良

（梨樹縣雙河鄉(xiāng)衛(wèi)生健康服務站，吉林 四平 136517）

隨著社會發(fā)展、經(jīng)濟進步，人們的日常生活也越發(fā)信息化，為適應現(xiàn)代化發(fā)展的步伐，鄉(xiāng)鎮(zhèn)的計劃生育服務中心檔案管理工作也逐漸應用了信息化技術，加快了計劃生育檔案管理的數(shù)字化、現(xiàn)代化。為提高計劃生育檔案工作的質(zhì)量與服務，為計劃生育管理和決策提供科學、有效的信息支持，做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案信息化建設極為重要[1-2]。目前信息化環(huán)境下，檔案管理工作信息化是一大熱點，本文對鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案信息化建設發(fā)展進行了綜述，以期為研究鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案物質(zhì)化管理提供一定的參考價值。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案信息化建設的重要性

（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案信息化建設的內(nèi)涵

鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案信息化建設主要是指將目前的檔案管理理念與現(xiàn)代信息科技技術手段相結合，完成傳統(tǒng)管理方式向新型管理方式的轉(zhuǎn)型，對當今海量人口信息進行有效整理，提高信息管理的質(zhì)量、效率與利用率[3]。信息化管理的關鍵時信息技術、信息資源與信息設備，而鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案信息化建設的本質(zhì)時通過當前信息管理技術完成現(xiàn)代海量人口信息的整合、分享管理等，有效利用信息技術明確人口資源，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案工作的質(zhì)量、效率等。鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案信息化建設主要內(nèi)容便是指利用當前的信息技術完成人口的信息采集、存儲、篩選、處理、發(fā)布與后續(xù)管理，讓計劃生育信息管理任務更有效、高效、科學[4]。

（二）鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案信息化建設的意義

1.有利于政府掌握人口信息資源。從宏觀角度看，完成鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案信息化建設可幫助政府了解社會各階層人口的遷徙規(guī)律、局部老齡化情況、當?shù)鼐蜆I(yè)情況、人員健康情況與受人情況等，也可更深入了解社會人口配置與文化水平、結構等，為政府在做相關問題決策時提供科學、有效的數(shù)據(jù)依據(jù)，提高政府研究人口問題的科學性[5-6]。另一方面，社會活動中最主要的參與人員便是人口，了解人口信息是了解當?shù)卣巍⒔?jīng)濟、文化等各方面內(nèi)容的主要手段，了解人口信息對推動社會發(fā)展有著重要意義。目前大多計生部門都配備了計算機，基層開展計劃生育工作有了一定的物質(zhì)保障，這也是政府可以第一時間了解相關信息的保障[7]。

2.有利于提升計劃生育工作的質(zhì)量與效率。長期以來，計劃生育工作是由行政部門進行管理的，然而改革開放后，計劃生育工作量越來越大，開展模式也越來越復雜，面對政府機關對透明度、質(zhì)量、效率的要求，行政部門面臨的挑戰(zhàn)越來越大[8]。因此推動計劃生育檔案信息化建設，提高計劃生育檔案的合理性與科學性極為重要。對于行政部門工作人員而言，采用信息技術完善計劃生育檔案工作，可提高自身的工作質(zhì)量與工作效率，對民眾而言，計劃生育檔案信息化，可有效減少到行政部門辦事的時間成本，提高了民眾的滿意度[9]。計劃生育檔案信息化可完成相關部門之間的信息交互、信息共享，更有利于各部門溝通、交流，有利于深入計劃生育相關工作的進行，為計劃生育工作順利進行提供了科學、有效的數(shù)據(jù)支持，符合了建設電子政府的要求。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案信息化建設的具體措施

（一）建立計劃生育檔案數(shù)據(jù)庫

政府在具體措施中起著領導者的角色，鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案信息化建設過程中，需充分利用各部門的優(yōu)勢作用，建立計劃生育檔案信息數(shù)據(jù)庫，優(yōu)化工作質(zhì)量[10]。在計劃生育檔案信息數(shù)據(jù)庫中，每個人都有唯一的識別標志，在我國該標志可設為居民身份證。各地計劃生育部門需保證采集到的計劃生育檔案信息的準確性，了解其中的各方面資料，并經(jīng)多方面、反復核實信息準確性后，準確錄入到數(shù)據(jù)庫中。在采集信息、錄入信息的過程中，要注意信息是否出現(xiàn)反復采集或重復錄入，避免造成資源浪費，明確部門相關工作人員的職責，可適當建立合理的懲罰制度，提高工作人員的責任心，也提高工作人員的工作效率，嚴格把控數(shù)據(jù)質(zhì)量，保證采集、審核、錄入等檔案信息化全過程的高準確度，確保相關信息的完整性。

（二）實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享

采用相應的信息技術，可將采集到的計劃生育檔案資料建設成人口信息系統(tǒng)，有利于后續(xù)計劃生育工作的順利進行。比如目前證件辦理是采用證件打印模板，相比以往傳統(tǒng)的辦理證件流程，當前的流程更簡便，辦證效率更高，比如查詢計劃生育檔案信息，可在檔案數(shù)據(jù)中采取關鍵詞查詢，確保了信息的準確性[11-12]。共享信息，可提高相關部門工作人員的工作效率，降低了可避免的工作量，并減少了統(tǒng)計工作中可能出現(xiàn)的誤差。

（三）加強信息化隊伍建設

計劃生育檔案信息化需要不斷培養(yǎng)、引進專業(yè)人員，目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)的計劃生育檔案管理人員的專業(yè)能力較低，尤其是基層人員對信息化了解程度不高，需要加強工作人員的業(yè)務能力，尤其是計算機相關軟件的操作能力，保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)相關部門工作人員可獨立操作所需的軟件，加強信息化隊伍建設。

三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案信息化建設的必要性

（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案信息化是必然結果

當前時代科技發(fā)展日新月異，若人口計生部門仍采取傳統(tǒng)檔案管理模式開展工作，其海量的人口數(shù)據(jù)是工作人員工作量的巨大挑戰(zhàn)。采取相應的信息技術，完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案是必然結果，這項措施可有效提高計劃生育檔案管理工作的服務質(zhì)量，讓民眾、工作人員都享受到當前科技為我們帶來的便捷服務，有利于計劃生育服務中心更好地為民眾服務。

（二）傳統(tǒng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案管理模式無法滿足當前社會發(fā)展

我國傳統(tǒng)計劃生育檔案管理模式是工作人員采取手工登記、完成紙質(zhì)存檔，這種管理模式對工作人員的能力、耐心、責任心有著較高的要求，同時耗時極高，且紙質(zhì)檔案無法長期保存，在保存過程中可能出現(xiàn)紙張脆弱、字跡模糊等現(xiàn)象，且在管理過程中，高調(diào)用頻率對檔案的存儲也是一種挑戰(zhàn)。對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)而言，管理計劃生育檔案的工作人員調(diào)用檔案所需時間與精力更高，會降低工作人員的工作積極性[13-14]。計劃生育檔案信息化可有效提高調(diào)用效率，不必擔心紙質(zhì)檔案可能存在的檔案損壞問題，有效提高工作人員的工作效率與工作積極性。

四、結論

在當前迅猛發(fā)展的信息社會下，檔案信息化與檔案信息化建設已經(jīng)成為檔案事業(yè)應對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。在進行科學化微機管理的當下，尋求新形勢下人口與計劃生育檔案管理工作的新思路、新方式，對強化人口與計劃生育檔案管理質(zhì)量、良好實施新時期人口與計劃生育工作以及促進經(jīng)濟社會快速發(fā)展都可產(chǎn)生積極效應。計劃生育檔案管理工作歷經(jīng)了由原始的粗劣且簡單的手工報表到先進的科學化的電腦操作管理，經(jīng)過大量有益探索，各部分領導、工作人員從思想根本上意識到了計劃生育檔案工作的重要性，從上至下實現(xiàn)了計劃生育檔案工作信息化，有效保障了人口與計劃生育工作的有序開展。計劃生育檔案信息化，相比于傳統(tǒng)的管理方案，有著檔案調(diào)用效率高、工作人員工作效率高、民眾辦事時間短等多種優(yōu)勢，可為政府對重大問題決策時提供有效的數(shù)據(jù)依據(jù)。

當前部分地區(qū)的計劃生育服務中心已采取了相應的信息技術，并取得了一定的成果，然而部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)在計劃生育檔案信息化建設方面出現(xiàn)了問題，如系統(tǒng)建設、管理強化方面還有大量值得探討的地方，管理人員對信息化建設的掌握也十分重要，相應部門應根據(jù)各地檔案管理現(xiàn)狀，加強信息化建設工作指導思路，采取靈活的方式進行分類指導，對工作人員進行技術培訓，提高工作效率、提高計劃生育檔案信息化建設工作的進程。隨著國內(nèi)信息技術普及，鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案信息化建設也會不斷發(fā)展，相信未來檔案管理體系定會出現(xiàn)突破性發(fā)展，滿足當前時代的社會發(fā)展需求。