事業單位數字化檔案管理的現狀與對策

李珺娜

（山東省濰坊市奎文區交通運輸局，山東 濰坊 261041）

引言

在事業單位管理工作開展期間，檔案管理屬于十分重要的一方面，其可以對事業單位內部工作環節進行有效調整。自從信息化技術得到了一定的改進和創新以后，事業單位檔案管理工作逐漸朝著數字化趨勢邁進，雖然事業單位借助計算機網絡技術提升了檔案管理效率，可是因為受到多項因素的影響，導致信息化數字管理工作依舊有著諸多的問題存在。基于此，就要求事業單位檔案管理人員全面了解對檔案管理產生影響的相關因素，在此基礎上制定完善對策，以此確保事業單位良好運行。

一、事業單位檔案管理數字化技術應用必要性

事業單位中的檔案管理是比較重要也是很龐大的一個模塊，其工作形式的先進性和工作開展的效率性，對于事業單位良好運行具有至關重要的作用。在傳統檔案管理工作模式的影響下，無論是工作人員的工作能力還是技術使用都具有很明顯的局限性，而管理理念的落后使得管理工作具有明顯的滯后性，同時,也沒有相對完善的制度作為支撐。事業單位的檔案多以紙質化形式體現，紙質材料的特殊性對于保存方式和保存空間具有很高的需求，使得管理工作開展困難非常大，經常會發生材料丟失、管理混亂、處理麻煩等問題。事業單位的人員構成平均年齡比較大，尤其是很多年紀比較大的工作人員文化程度較低、管理理念落后，同時,針對年紀比較大工作人員的培訓非常少，導致檔案管理工作的開展所能實現的科學性和先進性非常有限。長此以往，事業單位的檔案管理工作會面臨很大的問題。而通過當前時代的高速發展，很多年輕群體進入事業單位，使得很多現代化技術得以步入檔案管理工作當中，檔案管理工作的高效性和先進性具有極大的提升。數字化技術的優勢隨處可見，其無論對于更新管理理念還是革新管理模式都具有十分突出的作用。數字化技術的引入是時代發展的必然，是事業單位進步的必要途徑。

二、事業單位檔案管理數字化的現狀

（一）對檔案數字化沒有引起足夠重視

基層黨委政府的工作重心主要放在經濟發展方面，各項工作開展中均重視的是經濟利益的提升，在編制經濟社會發展規劃時也很難把檔案管理提上重要日程，加之財力緊張，自身保障能力有限，致使在硬件投入上相對不足，在檔案數字化數據庫建設、網線布置、電腦購置都處于一個比較低的水平，僅滿足日常功能，視頻、音頻、圖像處理設備較少甚至沒有，很難滿足檔案數字化的需要。

（二）檔案數字化專業人才偏少

從目前情況看，縣（市、區）級檔案館人員基本為專職，但年輕同志被借調其他單位工作的情況比較多，剩余人員年齡普遍偏大，人員配備不足；鄉鎮（街道）、村級檔案管理人員多為兼職，且流動頻繁、交接手續不完備，導致檔案管理混亂；更為普遍的是，大多數基層單位缺乏專業化人才，現有人員對檔案數字化專業知識、專業技能掌握不夠，這些勢必影響檔案信息化建設的順利進行。

（三）檔案管理技術和設備較為滯后

當前階段，應用數字化技術是實施數字化檔案管理工作的關鍵。其中，數字化技術對于檔案數字化管理質量以及效果體現有著直接性的影響。從目前工作現狀來看，數字化技術應用單位不具備廣泛性，大多數事業單位實施檔案管理工作期間，采取的技術較為滯后，存在著技術和檔案管理工作之間不相符情況。而且應用數字化技術期間所需的費用特別多，事業單位資金較少，無法及時對設備進行更新以及改進，采取的基礎設施過于老化，根本不符合當代應用條件，從而影響了數字化檔案管理工作效率的提高。從事業單位檔案管理實際情況看出，大部分單位依舊以手工檢索方式為主，計算機檢索處理受到的應用不具備普遍性，這從很大方面上加劇了檢索工作量，導致檔案管理質量降低。例如，在人事檔案信息整理期間，各項單位保存信息期間有著非常大的差別，應用手工檢索方式的話不僅會對檔案人員帶來很大麻煩，而且還不利于檔案管理工作良好開展。

（四）檔案管理信息化建設落后

在目前信息時代背景下，事業單位的檔案信息數量及類型都不斷增多，在這種情況下傳統的人工檔案管理模式已經無法適應實際需求，需要有效開展檔案管理信息化建設。然而，目前有些事業單位并未實現檔案管理信息化建設，在檔案管理工作的開展過程中缺乏對信息技術的有效應用，導致檔案管理的信息化無法實現，影響檔案管理效率及質量。另外，有些事業單位內雖然開展了檔案管理信息化建設，然而由于信息化管理思想并未形成，缺乏信息化管理的技術，也就無法充分體現出檔案管理信息化建設的價值及意義，所謂的檔案信息化管理仍處于形式層面，并未真正發揮出應有的作用，影響事業單位檔案信息化建設的結果，最終影響檔案管理的效果。

三、事業單位數字化檔案管理優化策略

（一）建設數字化檔案管理制度

從現階段事業單位檔案管理工作開展的情況來看，應該進一步加強對數字化技術的運用，樹立數字化檔案建設目標，明確事業單位檔案管理未來發展的方向，進而促使檔案管理制度建設良好推進。從當前社會發展的趨勢來看，數字化技術已經逐步深入到人們生活工作中的各個角落，并且從高效的工作效率和優質的生活水平來看，數字化技術具有不可替代的作用。因此，事業單位應該充分認識到這一社會發展趨勢，進而改革優化檔案管理工作，將數字化技術有效落實到管理工作當中，促使檔案管理工作能夠為事業單位未來發展奠定堅實的基礎。檔案管理制度是管理工作開展的根本依據，事業單位應該著手于建設數字化檔案管理制度，以數字化的角度進行工作流程優化，從而切實提升管理工作開展的效率。事業單位管理層應該明確作為領導的責任，主動了解數字化技術的發展情況和具體運用，并積極推動數字化技術落實到檔案管理工作當中。有意識地對檔案管理工作現狀開展調查，投入相應的人力、物力，強化數字化設備建設，完善相應的基礎設備體系，為之后的數字化檔案管理工作提供充分的支撐。

（二）構建數字化檔案管理系統

數字化檔案管理系統是開展檔案管理工作的有效途徑，能夠極大程度上保障檔案管理工作的效率和質量。因此，事業單位建立健全相應的數字化檔案管理系統是非常有必要的，進而提升檔案管理工作的效率，盡可能地減少部門之間的矛盾，推動事業單位得以良好運行。構建數字化檔案管理系統，促使文件檔案能夠以電子形式進行管理，極大程度上延長了檔案保管的時間，讓檔案資料的利用價值得以延伸。同時，檔案資料從生成開始，到整理、提交、處置、保存這整個流程，都實現了數字化管理，在充分簡化管理流程的同時，也極大地減輕了工作人員的工作負擔，也為后期檔案追蹤提供了可供查找的依據。數字化檔案管理系統應該包含文件收集、文件存儲、文件運用、鑒定處理等，確保每一步檔案管理工作都能夠實現良好開展，切實保障檔案管理工作的有效性。

（三）加速推進“檔案快辦”服務

檔案工作數字化轉型要堅持以人民為中心，以優化服務為導向。進一步完善區域檔案信息資源互認互信、合作共享機制，深化區域間民生檔案一網查檔、掌上查檔和電子出證，實現跨部門、跨區域、跨層級的數字檔案服務。加快區域檔案信息資源共享服務平臺建設，適應新發展階段要求，加快推進建立館室互聯互通的區域數字檔案管理服務一體化平臺，探索大數據、區塊鏈、人工智能等新一代信息技術在檔案管理中的應用，推動數字檔案館（室）建設向智慧化方向發展。加大檔案數據開放審核力度，加快檔案數字資源向部門共享，實現機關、事業單位網上查檔“一次不用跑”。

（四）加強專業化檔案人才隊伍建設

適應新發展階段檔案事業發展新形勢，科學合理設置崗位和編制，配齊配強檔案隊伍，優化檔案隊伍年齡結構和知識結構，把那些工作能力強、綜合素質高、富有創新精神的年輕人才，充實到檔案隊伍中來，提升檔案管理專業化水平。建立健全檔案隊伍建設的管理機制，把檔案隊伍建設納入本地人才隊伍建設總體規劃，制定完善的用人制度，為現有檔案管理人才提供晉升機會，增強人才吸引力。加強檔案人員實操培訓，開展省、市、縣三級培訓機制，開展“菜單式”培訓，讓他們在干中學、學中干，以干代訓，以干促培，開闊檔案人員視野，快速提升檔案隊伍技能和工作水平。鼓勵檔案技術攻關和理論創新，通過推廣應用創新成果，不斷升級檔案收集、保護、利用體系，實現檔案數據智能管理、高效利用，為助推經濟社會發展提供優質、海量的檔案資料支撐。

（五）投入足夠的資金，對設備以及技術進行改進和優化

要想促使數字化檔案管理工作的良好開展，少不了資金的幫助，從事業單位實際運行現狀入手，全面分析以及探究數字化檔案技術管理期間存在的各項問題，在這一基礎上制定完善的計劃，引進新型技術以及設備，為數字化檔案管理工作穩定開展奠定堅實的基礎。在引進設備期間，工作人員應當明確認識到的是，數字化檔案管理基礎設備表現為兩方面，分別是硬件設備以及軟件設備，前者所需的資金較多，要求相關人員做好保養，改善設備性能，而后者是以研發軟件為主，注重軟件開發期間存在的兼容性現象。在投入資金期間，事業單位提前實施前期預算，提升資金利用率，在此基礎上促使事業單位數字化檔案管理工作良好開展。

（六）轉變事業單位檔案內容管理方式

因為目前的事業單位檔案管理方式中檔案內容無法進行聯網更新，基于此，有的違法人員經常利用該項漏洞實施違規行為，使得人事檔案的可靠性降低。比如，有的人員為了工資更高一些，隨意更改參加工作的時間或者是提升自身受教育程度，此種違規行為難以得到有效的證實。所以，要想對事業單位檔案管理內容進行全面管理，就需要增強人員的識別能力，定期檢驗檔案情況，當出現了檔案和標準要求不相符現象的話，務必進行嚴懲。在工作期間還可以構建電子人事檔案管理方式，將數字化處理方式落實到紙質檔案內，以此達到各部門共享人事檔案的目的。在電子事業單位檔案內，還應當匯總員工個人信息，提升信息儲存和更新水平，以此為事業單位檔案數字化管理工作的開展提供一定的幫助。

結束語

通過對事業單位檔案管理的了解，在管理過程中，采取數字化技術，對事業單位實現現代化發展具有重要意義。結合當前事業單位檔案管理實際，在管理過程中，數字化技術對檔案管理工作創新化發展具有直接影響。因此，應立足于事業單位檔案管理實際，對數字化技術的應用進行有效分析，推動數字化技術得以良好運用，為檔案管理工作奠定基礎，切實提升檔案管理工作質量，解決傳統管理工作模式下產生的負面影響。