高校檔案公共服務能力研究

徐小莉

（赤峰學院，內蒙古 赤峰 024000）

高校的檔案公共服務指的是檔案部門通過比較多的館藏資源，深入地對館藏檔案信息進行挖掘[1]。這不但是針對本校師生，還針對的是全社會公眾，特別是需要豐富館藏資源的廣大群眾，為其提供一些服務。這些服務是對高校檔案查證存史功能的延伸，繼而預防高校的檔案被閑置。高校的檔案對學校從成立到發展壯大過程進行詳細的記錄。除此之外，這對學校管理、科研、教學等發展進行記錄。它是高校一項比較重要歷史文化資源，是我國檔案重要的構成內容。隨著我國高等教育的不斷發展，各個高校都從省內外進行不斷擴招，和外界之間的聯系也不斷增多。越來越多的優秀畢業生進入到社會當中，教師科研成果越來越多[2]。這些都進一步促進了高校檔案室有效地進行公共服務，同時要求不斷增加公共服務基礎保障，提高服務的能力。這樣才可以使公眾對高校檔案資源基本需求進行有效的滿足，更好地實現高校檔案比較強的服務價值。因此，本文對高校檔案公共服務的內容、開展公共服務的重要性進行了研究，另外分析了高校檔案館公共服務能力的保障機制，力求給提升高校檔案公共服務能力帶來強有力的保障。

一、高校檔案室充分做好公共服務的重要性分析

（一）高校檔案公共服務是傳統服務功能的進一步擴展

隨著我國經濟發展越來越快，我國高等教育事業改革不斷深入，高校檔案服務已經不單單局限在傳統服務功能方面，其不管是服務形式還是在內容方面，都需要向著公共服務領域進行擴展，例如：文化教育領域、電子化的信息服務等方面。高校檔案館作為科學的文化事業機構，從傳統檔案信息的管理、文化的儲存服務功能，到傳播教育文化的公共服務，其逐漸變為學術的研究場合。這些都需要在高校的檔案館公共服務功能進行開展[3]。

（二）高校檔案公共服務是自身發展宣傳的有效途徑

在一些人眼里，高校檔案館比較神秘，許多人不知道有這種部門的存在。當有人提及檔案館的時候，許多人將會誤以為是圖書館。這就嚴重影響了檔案的公共服務功能的有效實現。由于高校的檔案館和高校圖書館相同，都為對信息資源進行提供的場所。這兩個場所僅僅所提供的范圍和內容不同。但是，為什么高校的檔案館不被許多人知道，最終原因就是高校檔案館宣傳不到位。高校的檔案服務還僅僅是傳統服務當中，其存在比較差的服務。高校檔案公共服務功能不能充分地發揮出來[4]。在信息不斷發展的時期，高校擴招形式之下，越來越多畢業生涌入社會當中。高校的檔案館服務對象不斷擴大到了社會組織以及個體。所以，高校檔案館需要利用現代化信息途徑和手段，比如：微博、微信以及互聯網當中進行檔案公共服務，進而得到用戶認識、傳播和支持，充分滿足不同用戶的需求，并且對高校檔案館進行廣泛的宣傳，更好實現高校檔案館比較高的價值。

（三）信息化是推動高校檔案館開展公共服務的動力

高等教育部門進行信息化建設時間比較久，在這種環境下，對于服務高校教育事業重要的部門，高校檔案室教育信息化建設也得到了比較多的成績，比如：目錄能夠更好地實現電子化，同時將檔案管理軟件進行引進。然而，在信息化時代，越來越多的群眾對知識和信息的興趣變高，進而給高校檔案公共服務能力帶來強有力的推動作用。

二、高校檔案公共服務能力保障的機制分析

（一）構建完善的高校檔案公共服務法律法規

現階段，我國從戰略方面已經陸續出臺《保密法》《檔案法》《高校檔案管理辦法》，然后再到開發利用相關檔案方面有關政策法律法規，具體到地區的檔案管理方法，甚至是各個高校檔案管理辦法。然而這些管理制度沒有太多的設計高校檔案館信息的利用。這些制度都是從國家、省市檔案的建設方面來對有關規定進行提出。在檔案的信息資源服務方面，缺少健全的檔案公共服務的法律法規，進而在規章制度上制約了高校檔案公共服務能力更好地發揮。

第一，從國家戰略高度方面，不但要健全我國的檔案公共服務有關制度，還需要從我國長期教育事業方面來健全高校檔案公共服務的法律規定，給廣大公眾對使用高校檔案渠道帶來強有力的法律保障。要想更好地實現高校檔案信息給社會公眾帶來強有力的服務，就要對現行的《檔案法》《保密法》《高校檔案管理辦法》等進行修改，進而讓其和服務對象的基本需求相符合。

制定詳細的高校檔案信息服務和公共服務業務規范。這些規范制度的制定需要和當前狀況下修改之后的《保密法》以及《檔案法》范圍當中的情況相符合。這樣就能夠更好的避免信息不科學的公布，預防出現一定的損失。

（二）強化人才引進，提供人才保障

要想確保高效檔案公共服務能力的有效開展，需要對檔案管理人才引進以及培養進行注重，不但要儲備專業檔案人才，還需要引進各專業人才，比如：計算機專業、歷史性人才、法律專業人才等等。專業的檔案管理人員需要有著專業檔案管理開發檔案的公共服務功能。非專業管理人員需要在日常工作當中對工作經驗進行不斷總結，根據自身專業，提升自己綜合的素養，進而給公共服務帶來專業的保障。從一定意義上來說，服務人員素質在一定程度上直接對服務水平和服務能力帶來影響。所以，在高校檔案公共服務進行擴展的時候，對高校檔案工作人員也提出越來越多的要求。由于工作人員不但是服務人員，還是檔案信息的收集和管理人員，還是檔案信息資源的編纂人員。因此，需要對高素質人才進行引進，另外還需要培養高素質的復合人才。進而給公共服務帶來強有力人才保證。高校檔案在進行公共服務的時候，需要盡可能地得到高校領導大力支持，強化物力、財力以及人力方面的大力支持。除此之外，還需要強化現有工作人員公共服務的素質，對館員的服務責任感進行大力培養，積極給信息化背景下高校檔案公共服務工作帶來人力資源方面的保障。

（三）對檔案范圍和內容進行不斷擴展

高校檔案收集只有不斷地完善才可以給公共服務帶來基本資源。檔案收集的完整性和齊全性指的是高校檔案橫向和縱向內容就需要完整，力求做到不缺項和不缺件。只有這樣才可以更好給高校檔案公共服務帶來基礎內容資源的保證。按照《高等學校檔案管理辦法》的有關規定，高校的檔案橫向內容含有高校發展過程中各種檔案、學生檔案以及科研檔案等。高校的檔案縱向內容含有各個類別當中文件材料都需要完整和齊全。要想不斷擴展檔案范圍和內容就需要從下面幾個方面入手：第一，操作性能比較強的歸檔范圍。第二，需要含有穩定收集檔案的團隊。第三，需要密切融合日常收集以及集中收集。只有這樣才可以讓檔案資源內容縱向和橫向更加齊全，給高校檔案公共服務帶來基礎內容資源的保證。

（四）建立教學檔案公共服務平臺

第一，強化編纂工作，促進傳統公共服務平臺的構建。對各類檢索工具進行編制，其含有目錄型的檢索工具等，更好地利用計算機軟件來對檢索工具進行編制。充分利用檔案的管理軟件，更好地讓檔案目錄更加信息化，給利用人員帶來基本檢索工具。除此之外，還需要將各類有關檔案信息進行融合，進而編輯為各類電子信息檔案資源，更加方便用戶進行使用。

第二，利用現代化的手段，積極地對新型的公共服務平臺構建進行擴展。首先，利用互聯網技術來建立高效檔案網站，對其公共服務功能進行大力的宣傳。在網站當中，基本內容含有檔案的服務指南、數字檔案館以及信息查詢等信息。除此之外，還含有相關的檔案知識、規章制度以及檔案管理軟件等。這樣能夠大大有利于對高校檔案的了解，提高宣傳效果。其次，通過微信平臺來增加高校檔案公共服務功能。現階段，微信廣泛應用到人們日常生活和工作當中。微信平臺的構建給高校檔案公共服務打下了牢固的技術基礎和用戶基礎。微信平臺傳播信息有著速度快、多樣化以及經濟實用等特點。對高校檔案公共服務模式進行創新，提升服務水平和服務能力和質量，能夠給高校的師生和社會大眾帶來個性化以及公開的服務。這是當今時代發展的需求，同時也是公共服務功能擴展的主要途徑。再次，通過微博平臺來增加高校檔案公共服務功能。高校檔案能夠試著通過微博平臺發布一些高校檔案的新聞以及宣傳檔案管理知識和文化，增加高校檔案公共服務功能。通過微博力量，不斷增加高校檔案工作的影響力。在微博平臺建設方面，需要對公共信息進行充分的考慮，比如：檔案管理有關法律法規，利用微博來傳遞到社會公眾。這樣不僅能夠讓廣大人民對檔案基本內容進行充分了解，還能夠給服務信息推動給用戶，并且和用戶進行互動，對用戶類別和需要的檔案類別進行實時的掌握，其有利于提升高校檔案公共服務能力。

三、結論

通過上述分析我們可以看到，檔案部門是高校對外大力宣傳和服務的窗口。它的公共服務能力直接表現出高校實力和服務國家經濟發展的能力。它對建立高質量大學發揮著重要作用。因此，本文對高校檔案公共服務的內容、開展公共服務的重要性進行了研究，另外分析了高校檔案館公共服務能力的保障機制，其中包括構建完善的高校檔案公共服務法律法規，建立教學檔案公共服務平臺，對檔案范圍和內容進行不斷擴展，強化人才引進，提供人才保障。通過高校檔案公共服務能力保障機制的建立，力求為進一步提升高校檔案公共服務能力帶來強有力的保障。