OA系統(tǒng)在辦公自動(dòng)化進(jìn)程中的應(yīng)用與探索

郭慶林

（福建江夏學(xué)院現(xiàn)代教育技術(shù)中心，福建福州 350108）

0.引言

現(xiàn)階段，我國的辦公信息化自動(dòng)化已經(jīng)得到快速發(fā)展，各行業(yè)、各企事業(yè)單位及中小企業(yè)，都已經(jīng)逐漸關(guān)注自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的使用，向著辦公自動(dòng)化技術(shù)轉(zhuǎn)型。校內(nèi)辦公涉及到的行政要?jiǎng)?wù)工作較多，對(duì)辦公信息化自動(dòng)化的需求日益顯現(xiàn)出來，為保證事務(wù)處理更加準(zhǔn)確，工作效率和質(zhì)量能夠提高，辦公自動(dòng)化的應(yīng)用和發(fā)展較為重要。

1.應(yīng)用OA系統(tǒng)推動(dòng)校園辦公自動(dòng)化進(jìn)程

辦公自動(dòng)化最早是由國外進(jìn)行理論與技術(shù)研究，其英文為Office Automation（簡(jiǎn)稱OA系統(tǒng)），現(xiàn)階段已經(jīng)將文本、語音、圖像、音頻、視頻等技術(shù)融合到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中。在我國，OA系統(tǒng)也得到了快速發(fā)展，其發(fā)展勢(shì)頭良好、普及效果佳，校內(nèi)辦公也開始注重對(duì)辦公信息化自動(dòng)化系統(tǒng)的使用。辦公自動(dòng)化從最早的Lotus12-3、WPS、MSOffice等單機(jī)辦公應(yīng)用軟件開始，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的信息交流和共享無紙化辦公。在實(shí)現(xiàn)個(gè)人單機(jī)辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)上，各職能部門之間需要建立溝通和信息共享機(jī)制，企事業(yè)內(nèi)部要實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作環(huán)境，辦公自動(dòng)化需要拓展到整個(gè)辦公機(jī)構(gòu)的每個(gè)員工，確保所有員工均可實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。

2.應(yīng)用OA系統(tǒng)推動(dòng)校園辦公自動(dòng)化的優(yōu)點(diǎn)

校內(nèi)辦公主動(dòng)適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代OA系統(tǒng)，在共享和傳遞以及使用信息時(shí)，更為方便、實(shí)時(shí)、快捷、高效地協(xié)同工作。隨著信息化技術(shù)的深度發(fā)展，校園已經(jīng)發(fā)展辦公自動(dòng)化進(jìn)程，OA系統(tǒng)改變了復(fù)雜傳統(tǒng)辦公方式，能夠?qū)崿F(xiàn)辦公的迅捷、信息采集的全面和數(shù)據(jù)處理的高效。在以大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等信息技術(shù)發(fā)展為背景下，校內(nèi)辦公自動(dòng)化已經(jīng)向著新型無紙化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的現(xiàn)代化辦公管理方向發(fā)展，并將繼續(xù)深化發(fā)展[1]。

3.校園OA系統(tǒng)在辦公自動(dòng)化進(jìn)程中的應(yīng)用

3.1 發(fā)文管理

校園辦公應(yīng)盡量減少辦公的開支，降低辦公的成本支出，有效實(shí)現(xiàn)內(nèi)部共享各項(xiàng)信息資源，加強(qiáng)校園內(nèi)教師間的交流，提高整體工作效率。通過利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)文管理模塊，對(duì)校內(nèi)和校外的重要發(fā)文進(jìn)行管理，其中包括校內(nèi)產(chǎn)生的發(fā)文和教育局、教育廳等二級(jí)單位所的公文。校內(nèi)文件、黨務(wù)文件、函件、行政公文、會(huì)議紀(jì)要等內(nèi)容，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)部有文件起草、負(fù)責(zé)人審批、簽字、校領(lǐng)導(dǎo)審批、簽發(fā)和蓋章申請(qǐng)等流程，經(jīng)辦人只需要根據(jù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的流程要求，發(fā)起每一步發(fā)文的處理申請(qǐng)，待處理人通過申請(qǐng)，便可施行此步驟。通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，可以清晰看出發(fā)文的申請(qǐng)、經(jīng)辦等全部處理環(huán)節(jié)，還可以完成格式轉(zhuǎn)換和自行歸檔，并對(duì)日常的發(fā)文進(jìn)行記錄，以備隨時(shí)查找，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的規(guī)整與管理。

3.2 公共模塊管理

OA系統(tǒng)的應(yīng)用，為校園辦公提供了便捷，其系統(tǒng)包含校內(nèi)人員的通訊錄管理，還能夠直觀辦公人員的日程管理，系統(tǒng)還可以反饋并提示個(gè)人待辦事項(xiàng)以及他人提交審批的申請(qǐng)，避免了工作人員之間溝通、傳遞工作，還節(jié)約了時(shí)間，提高了辦公效率。

3.3 文件合同管理

校外文件來源主要是與其他單位進(jìn)行往來的通知、函、合同等，處理校外來文件和其他單位來函或簽訂合同，可以在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中按照學(xué)校的實(shí)際定制每個(gè)流程，系統(tǒng)在每一環(huán)節(jié)對(duì)下一環(huán)節(jié)處理人進(jìn)行提醒。將外來文件、合同按標(biāo)題、創(chuàng)建時(shí)間、內(nèi)容及全文檢索，在“收文登記簿”中以年份、收文字號(hào)、起止編號(hào)等內(nèi)容進(jìn)行檢索，能夠?qū)С鰴z索結(jié)果。辦文流程流轉(zhuǎn)完成后自動(dòng)歸檔。合同的發(fā)起需要根據(jù)學(xué)校的合同模板，制作電子檔合同會(huì)簽單。由權(quán)限設(shè)定的對(duì)應(yīng)人發(fā)起申請(qǐng)，以附件形式流轉(zhuǎn)合同，系統(tǒng)支持修改附件并且保留修改留痕。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)每個(gè)合同進(jìn)行分類自動(dòng)編號(hào)，并由學(xué)校合同管理員生成最終版合同，合同可附帶水印、二維碼。實(shí)現(xiàn)合同分類、合同統(tǒng)計(jì)。流轉(zhuǎn)過程中，流轉(zhuǎn)信息能夠被自動(dòng)化辦公系統(tǒng)中記載，便于合同管理員對(duì)合同狀態(tài)進(jìn)行查看。校內(nèi)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有較高的安全性、保密性，符合國家信息安全等級(jí)保護(hù)制度要求，對(duì)于使用人員需要進(jìn)行身份信息確認(rèn)，并保存下瀏覽使用記錄，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)施行操作權(quán)限管理控制，能夠更好地確保校園文件、合同和函件信息的安全。校內(nèi)辦公時(shí)需要驗(yàn)證身份登錄自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，辦公結(jié)束后退出，再次登錄自動(dòng)化辦公系統(tǒng)仍需重新進(jìn)行身份認(rèn)證。自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的服務(wù)器端有安全機(jī)制，系統(tǒng)日常工作信息及數(shù)據(jù)庫自動(dòng)全備份，備份信息進(jìn)行核心數(shù)據(jù)加密存儲(chǔ)[2]。

3.4 會(huì)議、活動(dòng)行程管理

由于自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的操作界面模塊和功能十分清晰，操作流程標(biāo)準(zhǔn)，是校園辦公規(guī)范化的信息平臺(tái)，在校內(nèi)通過自動(dòng)化辦公系統(tǒng)將各會(huì)議室、活動(dòng)室的安排情況進(jìn)行上傳、公開顯示，能夠便于全體師生查詢會(huì)議室和活動(dòng)室使用情況，以及了解參會(huì)人員情況。將會(huì)議、活動(dòng)行程管理的內(nèi)容加到自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，能夠提高校園各會(huì)議室、活動(dòng)室的利用率，會(huì)議管理包括會(huì)議室申請(qǐng)、參會(huì)人員管理、座位安排、材料管理等方面。系統(tǒng)可按照會(huì)議申請(qǐng)、審批情況每周生成會(huì)議會(huì)議室使用情況一覽表。重要專題會(huì)議提前自動(dòng)提醒參會(huì)人員的功能，包括校黨委常委會(huì)、校長辦公會(huì)參會(huì)人員統(tǒng)計(jì)等，提供校園卡、二維碼、身份證等簽到功能，實(shí)時(shí)顯示應(yīng)到會(huì)單位數(shù)和實(shí)際到會(huì)單位數(shù)。會(huì)前承辦單位可上傳會(huì)議議程、擬討論材料等文會(huì)議材料，并在參會(huì)提醒中提醒參會(huì)人員提前查看，會(huì)后承辦單位可上傳會(huì)議紀(jì)。例如，周五前向?qū)W校辦公室提交下周會(huì)議申請(qǐng)，重點(diǎn)確定會(huì)議時(shí)間、會(huì)議室和參會(huì)人員等信息，由學(xué)校辦公室工作人員審核匯總、審定并發(fā)布。自動(dòng)化辦公系統(tǒng)根據(jù)會(huì)議申請(qǐng)審批情況，生成會(huì)議安排表和會(huì)議室使用情況一覽表。

3.5 申請(qǐng)、審批、督辦管理

為了能夠提高校內(nèi)辦公效率，減輕校行政部門人員的工作強(qiáng)度。自動(dòng)化辦公系統(tǒng)取締了文件、材料線下遞交的行為，基于OA平臺(tái)可以讓信息完成線上的傳遞，實(shí)現(xiàn)提高辦公信息資源和工作時(shí)間利用率的良好態(tài)勢(shì)。由于傳統(tǒng)的辦公會(huì)導(dǎo)致存在工作分工不夠清晰的情況，校內(nèi)工作信息在上傳下達(dá)的過程中，會(huì)存在各部門相互推脫，工作積極性差，導(dǎo)致工作被拖延，浪費(fèi)時(shí)間的現(xiàn)象。建立辦公自動(dòng)系化后，這種現(xiàn)象得到了良好的改善，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的出現(xiàn)，能夠?qū)⒚總€(gè)工作細(xì)節(jié)的責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，能夠事事有人做。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通過加強(qiáng)每個(gè)業(yè)務(wù)流程的審批過程，明確審批單位、審批負(fù)責(zé)人，使業(yè)務(wù)審批程序更加清晰、合理、準(zhǔn)確。每個(gè)工作流程都有負(fù)責(zé)人進(jìn)行跟蹤、督辦和歸檔，且每項(xiàng)工作的工作節(jié)點(diǎn)都能清晰、準(zhǔn)確地呈現(xiàn)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，全程透明可視。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)功能對(duì)進(jìn)度更加透明，使工作管理變得更公正。學(xué)校督查、督辦的各事項(xiàng)，主要根據(jù)學(xué)校會(huì)議、文件和領(lǐng)導(dǎo)批示要求來執(zhí)行，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠起到對(duì)事項(xiàng)的督辦作用，學(xué)校辦公室可以對(duì)承辦部門進(jìn)行跟蹤督辦，掌握工作進(jìn)展情況。承辦單位要在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)反饋的承辦期限內(nèi)，反饋處理過程及承辦情況，并由小辦公室監(jiān)督下載時(shí)限內(nèi)辦結(jié)事項(xiàng)，督辦流程可對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行提醒。對(duì)于沒能在工作事項(xiàng)中按照辦公自動(dòng)化系統(tǒng)工作節(jié)點(diǎn)進(jìn)行的，可予以駁回處理，對(duì)申請(qǐng)不符合要求、審批超時(shí)、督辦管理不力的情況，系統(tǒng)將信息記錄，并作為個(gè)人績(jī)效考核內(nèi)容[3]。

3.6 各種終端訪問OA系統(tǒng)的便捷化、兼容化

通過電腦網(wǎng)頁、OA手機(jī)客戶端、微信小程序集成等各種方式均可便捷地訪問OA平臺(tái)。并且通過安全認(rèn)證機(jī)制保護(hù)訪問安全和平臺(tái)數(shù)據(jù)安全。

4.結(jié)語

校園辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，清晰了工作流程管理模塊，為學(xué)校現(xiàn)代化的日常辦公提供了便利條件，使校內(nèi)辦公事務(wù)處理更加便捷。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提高了校內(nèi)辦公的效率，實(shí)現(xiàn)了學(xué)校日常工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和無紙化。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是順應(yīng)現(xiàn)代化、信息化、智能化發(fā)展的潮流，為現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。