基于大數據視角下高校檔案工作與治理體系建設研究

陳瑾

摘 要：檔案工作是高等學校一項奠基性和基礎性工作。近年來，檔案工作在高校中的地位受到重視，檔案工作建設成效顯著，檔案工作隊伍結構優化，工作人員素質明顯提升。如今的大數據時代背景下，高校檔案工作面臨著亟待更新老舊的管理模式、原始的工作手段和數據處理方式的挑戰，需要及時利用大數據時代的利好，完善工作系統和模塊。將高校檔案工作用現代化技術手段進行更新、用信息化的現代管理方法推進變革，是提升高校治理能力、推進高校治理水平現代化的題中之義。

關鍵詞：大數據;檔案工作;治理體系

高校治理是用一套完整的制度體系，對高校進行規范化管理的活動，治理水平的高低直接影響高校發展的進程。隨著大數據時代的到來，檔案工作面臨著前所未有的機遇和挑戰，檔案信息資源作為一種不可或缺的根基資源，在給檔案工作帶來新變化的同時，也給高校治理體系的優化建設注入了新鮮血液。應該直面高校檔案工作現狀，轉變意識導向、健全機制體制、改變發展模式、創新技術手段，利用大數據賦予檔案工作的契機，在高校治體系中發揮積極作用。

一、高校檔案工作現狀

1.不被重視，機制體制不完善

第一，高校檔案部門其最重要的職能是“存史”，也就是說，存的是生命周期即將終結的資料，是活動事后的產物，是現行文件的衍生物，是文書工作帶來的附屬品，具有一定的滯后性。在具體工作中，檔案部門既沒有其他行政處室職能作用發揮得顯著，也不能和教學、科研等一線部門相比，往往容易被忽視，管理者和被管理者均將檔案工作置于高校治理體系的底層，覺得檔案工作無關緊要，對其重視程度欠缺。

第二，一些高校并未真正將檔案工作納入年度規劃和相關考核之中，機制體制不完善。完整的制度體系是做好檔案工作的前提條件，沒有規范的制度體系和管理辦法作為依托，檔案工作難以有序運行。一些高校即使制定了相關檔案管理制度，并沒有落到實處，一份份檔案管理的規章制度往往成了“空殼子”“形象工程”。沒有制度作為支撐，檔案工作的有效開展舉步維艱。

2.手段落后，開發利用不深入

檔案信息資源因其原始記錄性的本質屬性，在社會信息資源結構中具有不可替代的地位。但高校檔案信息資源開發利用工作仍然存在一些問題。

第一，檔案信息資源開發存于表面。檔案信息資源開發一般分為信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料等構成，信息輸出則由提供閱覽、復制、咨詢、外借、出版、展覽等多項服務活動構成。一次加工材料較多，二次加工形成的編研性資料較少，深度挖掘能力不足。一些高校僅有檔案利用登記，沒有總結提煉典型的利用效果事例，缺乏利用效果反饋和分析，檔案使用情況過于隨意和散漫。

第二，檔案信息資源利用效率不高。一些高校檔案數字化工作進程緩慢，利用僅停在手工階段，沒有完備的電子檔案管理體系。由于手段和方法的落后，存儲下來的檔案信息資源有限，整合程度不高，最終影響了館藏檔案的數量和質量。由于數字化程度低下，查找利用不全面，檢索方式不方便，使得檔案信息資源的利用效率非常低。

3.資金有限，數字化進程緩慢

檔案數字化是一種運用信息技術生成、管理、開發利用檔案的過程。隨著存儲載體的進步，電子檔案越來越普遍和實用，各種載體的檔案資源需要向數字化的檔案信息形態轉化，而這個過程需要大量資金，給高校檔案工作帶來了挑戰。

資金不足影響檔案數字化進程。由于檔案經費緊張，沒有統一的檔案數字化規劃，嚴重影響了檔案信息資源的有效利用。例如，老舊檔案無法進行數字化工作，有些高校甚至沒有一套完整的檔案管理信息軟件，即使有軟件，也未實現與協同辦公系統的對接，無法進行電子文件的歸檔與移交工作。此外，一些高校沒有建立起電子檔案安全保障、應急機制及備份策略，不能確保電子檔案的真實、完整、安全、有效。

第二，資金不足影響信息技術維護。在檔案信息化的過程中，檔案管理軟硬件的維護、電子產品的更新換代、專業技術人員的工資保障，都需要投入大量資金。而“人”作為當今社會最重要的資源，技術人員的不足，會造成檔案在管理過程中的丟失和信息收集不完整等問題，并給檔案信息化工作帶來隱患，最終嚴重制約了檔案工作信息化進程。

4.主動不夠，檢索平臺建設滯后

第一，提供檔案利用的主動性不夠。多數的利用是被動產生的利用，利用模式也主要以被動的查閱為主。但是實際上，檔案利用方式有很多種類，不僅有被動的提供閱覽、復印、掃描、咨詢，還可以主動地進行檔案陳列、展覽、發行檔案縮微膠卷、編輯出版檔案史料、創辦檔案刊物、根據檔案內容加工整理參考性資料等。

第二，檔案檢索平臺建設相對滯后。在檔案載體多樣化的今天，一些高校的檔案檢索還處于初級階段，由于檢索手段比較低下、檢索方式比較落后，導致檢索工作存在著響應時間慢、查全率不高等問題，嚴重影響高校檔案管理水平，制約治理體系的發展進程。

二、大數據時代給檔案工作帶來的機遇

麥肯錫全球研究所給“大數據”的定義是：一種規模大到在獲取、存儲、管理、分析方面大大超出了傳統數據庫軟件工具能力范圍的數據集合。如今，隨著大數據概念的深入人心，數據共享與資源整合程度已成為影響高校治理水平的顯著指標，而承載著重要信息資源的檔案工作獲得了前所未有的重視。

1.受重視程度顯著提高，機制體制逐漸健全。

目前，大數據已成為高校各部門所關注的重要戰略資源。隨著各部門對信息資源的重視，檔案部門應該抓住機遇，積極整合檔案資源，把檔案工作納入學校整體發展規劃中去，確保檔案工作與高校整體工作同步部署、同步發展;建立以高校主要領導為檔案工作分管領導的責任制，形成二級部門負責人共同配合的檔案工作縱向網絡體系，加強檔案管理部門對各個立檔單位的指導，發揮檔案在高校治理中的基礎性作用，讓檔案為高校發展服務，為師生服務。

2.積極創新技術手段，深入開發信息資源。

檔案信息資源有效開發，是大數據帶來的必然趨勢，是各項事業對檔案信息的迫切需求。要運用現代技術手段加強對檔案信息資源的開發力度，提升抓取信息資源的信息化水平。例如可以運用先進的射頻識別技術、OCR文字識別技術等來進行檔案的著錄，快速提取可用的檔案信息資源?，F今是5G技術、智慧化辦公等數字化治理形態普及的時代，檔案工作要抓住機遇，創新管理模式，將“數智”時代融入檔案管理的實際。在整合檔案信息資源的同時，為高校治理體系建設奠定基礎。

3.加大資金投入力度，推進檔案數字化建設。

利用大數據時代開發信息資源的契機，加大資金投入力度，做好檔案數字化工作，引進先進的檔案信息化工作軟件，建立行之有效的檔案信息平臺，解決隨時間推移導致的檔案數量激增和檔案信息、工作任務持續上漲的問題，利用互聯網技術精簡檔案工作的煩瑣環節，為科學規范檔案數字化管理奠定基礎，積極引進檔案管理專業人員，加強對專業人才的技術培訓，通過檔案人、財、物的整合，為更好地構建資源共享、管理高效的現代化高校治理體系奠定基礎。

三、把握時機，積極發揮檔案工作在高校治理體系中的作用

加快數字社會建設，是“十四五”規劃和2035遠景目標綱要所強調的重要精神。高等學校治理體系建設現代化包含著豐富的內容，對于檔案工作來說，尤其需要打造智慧檔案系統、建設智能型的檔案檢索工具、合理編研檔案以煥發其生命力。在這個層面上，大數據時代給檔案工作提供了契機。

1.借助大數據時代的東風，積極開發檔案檢索工具

檔案檢索工作是檔案工作的重中之重，在數字時代到來之前，人們往往使用紙質這種傳統檔案記錄載體，利用純人工手段來開展這項工作。如今的社會，豐富的數字體驗打開了檔案人員的視野，互聯網+、云媒體、人工智能等技術的普及為檔案工作帶來了春天。新時代固然需要新技術，因此開發嶄新而合理的檢索工具，是提升檔案工作效率的必要一環。

首先，擺脫原始的檢索方式，探索可行的現代化檢索手段。不少高校的檔案館仍然使用老舊傳統的檢索系統，浪費人力物力，也極其容易造成信息錯誤和紕漏。隨著信息技術的飛躍發展，時至今日，類似“阿里云”“華為云”等智能軟件工具已經得到了部分運用。高校檔案管理人員需要積極探索這些新檢索軟件的優勢與劣勢，取其精華而去其糟粕，開發適合本校的檢索工具，在熟練運用之后，將新技術作為舊方法的替換。

其次，校企合作，將高校檔案檢索工作日漸專業化。建立大數據研發公司與高校相關信息資源管理專業等相關專業的深度合作，讓師生參與到檔案檢索工具的開發工作中來，利用企業的實踐特征和師生的理論派特質，優勢互補，相融并進，相關企業可以從高校的檔案工作實際中發現大數據的實際運行情況和問題，高等學?？梢詮闹忻鏖_發出屬于自己的創新的檔案數據體系和檢索方法。

2.利用大數據時代的契機，積極做好檔案編研工作

大數據時代不是紙上談兵，對于高校檔案管理工作而言，不斷研究檔案管理工作的方式方法，利用現代化的技術手段，將大數據時代賦予的資源進行深度加工和運用，才能有效促進信息資源的開發和利用。在處理好檔案開放和利用關系的基礎上，結合現代媒體技術，將檔案工作整合深化，通過不同形式的合理加工，加深對于檔案的利用深度，做好檔案編研工作。

第一，靜止的檔案資源化身動態的檔案教材。檔案不應該被存于故紙堆中，開發出一些專題性強、新穎性突出的檔案材料，是檔案編研工作的突出特點。尋找具有史料價值的檔案材料，通過專題介紹、專研選編、影像學習方法，檔案資源在此過程中得到了廣泛開發和運用，并整理為可讀性或者可觀賞性較強的學習材料。

第二，開放并蓄，館內資源與社會資源相結合。高校館藏資源知識檔案編研材料的基礎和立足點，編研工作的成功取決于材料的深度，因此多家合作、優勢互補，將社會資源中積淀的相關檔案材料運用到“拿來主義”，多家資源共享以此總結歸納。

最后，保護原始檔案資料，運用“編研”使其重獲新生。很多原始檔案，如果不進行整理編研，很容易將原件損毀，尤其是孤本檔案。大數據時代提供給檔案工作者的信息量更多、范圍更廣，更要采用合理的編研方法和辦法，積極做好檔案編研工作。這樣才會更利于檔案的長久保存，才會達到既保護原件，又整合資源的目的。向人們提供檔案匯編、編研資料，不僅起到了一定的宣傳教育作用，也是檔案利用工作高層次的體現。

結束語

總之，隨著科技和經濟的高速發展和進步，“大數據”已經融入各行各業，也給高校檔案管理工作帶來了新的機會和挑戰。檔案部門要在統一領導、分級管理的原則下，建立起健全的檔案管理機制體制，適時地加大檔案管理專項資金投入力度，引進檔案專業人才和信息化專業技術人員，創新技術手段，做好資源整合，建立檔案管理信息化平臺，推動檔案工作發展。

與此同時，我們應積極發揮檔案管理工作在高校治理體系中的保障性、基礎性作用，無論是制度保障、組織保障還是人員配備，都應該相互促進、連接成線、一以貫之，真正實現檔案工作的質量控制和協調發展。提升高校治理體系和治理能力現代化的相關權威論述中多次提及，信息化思維和先進的現代技術手段是必要條件，檔案管理體系是高校治理體系的分支，必須實現科學化治理，用“大數據”帶來便捷的服務，保障數據的完整鏈條，保證高校檔案體系的易操作易辨讀，打造信息技術帶來的系統整合和蓬勃發展，在工具方法上勇于創新、善于總結，通過信息服務，深化高校內部管理體制改革，繼而為高校各方面工作的推進提供先行條件。在深化教育領域綜合改革的大背景下，檔案管理工作應借助工作特質和優勢，率先實現教育現代化的要求，為高校治理體系更快更好的建設提供強有力的支撐。

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（作者單位：安徽工業經濟職業技術學院）