如何做好電子信息檔案管理的保密工作

楊曉英

摘 要：伴隨著當(dāng)今科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新與發(fā)展，檔案的管理也逐漸朝著數(shù)字化發(fā)展，形成了檔案信息的信息化管理。信息化的檔案，既可以方便對資料的收集、數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、以及信息的傳遞等，又可以由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槔秒娮有畔⒓夹g(shù)為主的電子信息檔案管理系統(tǒng)，這也就意味著管理檔案的保密工作會面臨著新的挑戰(zhàn)。做好電子信息檔案管理的保密工作，也就成了首要的工作任務(wù)?；诖耍疚闹饕接懥穗娮有畔n案的特點(diǎn)以及電子信息檔案管理保密工作的重要性，并重點(diǎn)提出了做好電子信息檔案管理保密工作的對策，從而提高電子信息檔案管理保密工作的水平。

關(guān)鍵詞：電子信息;檔案管理;保密工作;對策

電子信息檔案的保密就是指，國家機(jī)構(gòu)或者企事業(yè)單位的信息資源檔案，不會受到各種因素的威脅以及侵害。伴隨著當(dāng)今信息化時(shí)代的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)也正在不斷進(jìn)步，對于電子信息檔案的保密工作也就成為了對檔案進(jìn)行安全管理的一種形式。在這種信息化時(shí)代下，一定要做好電子信息檔案的保密工作，防止誤操以及其他因素致使檔案中的信息出現(xiàn)泄露。在這信息發(fā)展的時(shí)代背景下，會為電子信息檔案管理的保密工作帶來更高的挑戰(zhàn)，也對其保密工作帶來更加嚴(yán)格的要求。因此，只有做好電子信息檔案管理的保密工作，才是推進(jìn)檔案健康發(fā)展的一大保障，從而促進(jìn)企業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

一、電子信息檔案的特點(diǎn)

首先，電子信息檔案是具有很多的優(yōu)點(diǎn)的，它的管理方式會更加便捷，在經(jīng)過計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行處理之后，它的信息內(nèi)容所占據(jù)的空間是比較小的，特別容易對其進(jìn)行存儲;其次，電子信息檔案在對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行傳輸?shù)倪^程中，耗時(shí)比較短，更利于相關(guān)的人員對其進(jìn)行查找以及使用。

除此之外，在電子信息檔案擁有著這些優(yōu)點(diǎn)的同時(shí)，它也存在著一定的缺陷。首先，在極為復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，如果對電子信息檔案進(jìn)行快速的傳輸，就很容易會導(dǎo)致信息泄露，如果資料信息泄露，就會對企業(yè)造成特別嚴(yán)重的損失;其次，由于受到當(dāng)今科學(xué)技術(shù)發(fā)展的制約，對電子信息檔案加密程度的限制就會增加電子信息檔案的泄露風(fēng)險(xiǎn)。

二、電子信息檔案管理保密工作的重要性

1.提高對檔案的管理效率

在檔案的管理工作中，保密工作是最為重要的一項(xiàng)內(nèi)容。早期的檔案管理工作是需要大量的人員參與，從而導(dǎo)致管理的成本會相對較高，最終加強(qiáng)工作人員的工作難度，影響對檔案的管理效率。加強(qiáng)對電子檔案管理的保密工作，就可以有效防止檔案中的信息出現(xiàn)泄露，從而確保檔案中信息的安全。利用當(dāng)今的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)來對檔案進(jìn)行安全管理，不僅可以提高對檔案的管理效率，還可以依靠電子信息的方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，從而節(jié)省了成本。

2.增加電子信息檔案管理的安全性

對檔案進(jìn)行管理的工作是一件特別嚴(yán)肅以及要求嚴(yán)格的工作，長時(shí)間以來，大量紙質(zhì)的檔案資料都會存在于限定的空間中，可能會出現(xiàn)發(fā)霉、引發(fā)火災(zāi)等情況，就會造成不必要的損失。而且，由于檔案管理的工作量是非常大的，因此，就需要更多的人員來對其進(jìn)行管理。對于這種非專業(yè)人員對檔案進(jìn)行管理的模式，并不利于形成有效的管理機(jī)制，甚至還會出現(xiàn)資料泄露的現(xiàn)象，嚴(yán)重危害整個(gè)企業(yè)以及社會的穩(wěn)定發(fā)展。而通過對檔案進(jìn)行信息化管理，就可以有效減少管理人員的數(shù)量，進(jìn)一步提高電子信息檔案的管理質(zhì)量以及管理效率，從而大大降低資料出現(xiàn)泄露情況的風(fēng)險(xiǎn)幾率。

3.提高電子信息檔案的資源利用效率

對檔案進(jìn)行管理的工作內(nèi)容是相對比較多的，而利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來建立數(shù)據(jù)庫，對信息以及資料進(jìn)行統(tǒng)一的管理，就可以實(shí)現(xiàn)對信息資源的分類處理。相關(guān)部門也就可以在管理人員的授權(quán)下，對信息資源進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)式的訪問，從而大大提高信息資源共享的利用率。而且，這種共享的模式，安全性是比較好的，不僅可以發(fā)揮出信息資源的最大作用，還可以推動(dòng)信息資源的進(jìn)一步發(fā)展。

三、電子信息檔案泄露的途徑

伴隨著當(dāng)今時(shí)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，大多數(shù)企業(yè)都會選擇利用電子信息技術(shù)來對檔案進(jìn)行儲存管理，這種方法雖然可以提高工作的效率。但在極為復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，也會存在著信息泄露的情況，這也是當(dāng)前電子信息檔案管理有待解決的一個(gè)重要問題。在當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，不管是對信息進(jìn)行傳輸、利用還是管理的過程中，電子信息檔案都會出現(xiàn)被盜竊的風(fēng)險(xiǎn)，而最常見的泄露途徑主要有三種。一是通過網(wǎng)絡(luò)的傳輸，將資料信息進(jìn)行復(fù)制;二是利用計(jì)算機(jī)的各種接口來進(jìn)行復(fù)制，如U盤;三是遭受到黑客以及病毒的入侵，從而對電子信息檔案進(jìn)行復(fù)制或者損壞。一旦電子信息檔案出現(xiàn)泄露，就會嚴(yán)重影響企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。由此我們可以得知，做好電子信息檔案管理的保密工作是十分有必要的。

四、電子信息檔案管理的保密工作所面臨的挑戰(zhàn)

在當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的大背景下，大部分辦公室都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化辦公，這也使得檔案管理工作發(fā)展到了新的階段。對于電子信息檔案的管理雖然會對于企業(yè)的辦公和存儲提供便利，但是在其保密的工作中也可能會導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)很多的安全隱患，也就給電子信息檔案的管理提供了更高的要求和挑戰(zhàn)。在企業(yè)進(jìn)行電子信息檔案保密工作中，所需要包含的數(shù)據(jù)和信息安全不但可以直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，還會直接危害整個(gè)社會和國家的安全。一旦不能夠做好對于電子資料和檔案的保密工作，就可能會為企業(yè)甚至是國家造成巨大損失。在實(shí)際的工作中，電子信息檔案管理的保密工作所面臨的挑戰(zhàn)主要有以下幾點(diǎn)因素。

1.關(guān)于保密工作的法律法規(guī)不健全

雖然我國的保密法已經(jīng)實(shí)施了很多年，也為我們國家的每一項(xiàng)事業(yè)提供了保障，可有關(guān)保密工作的法律法規(guī)并沒有很健全，從而導(dǎo)致電子信息檔案管理中的保密工作并沒有有效的法律法規(guī)進(jìn)行參考。而且，我國計(jì)算機(jī)管理的制度也不健全，不能順應(yīng)當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的趨勢，從而為各個(gè)企業(yè)的檔案管理部門的保密工作帶來了限制。檔案的管理人員也就不能依照規(guī)定來進(jìn)行管理，最終影響電子信息檔案管理中保密工作的順利開展。

2.檔案管理人員的保密意識薄弱

由于受到早期管理意識的影響，檔案管理人員在對檔案進(jìn)行管理的過程中都會遵循著不動(dòng)手、不動(dòng)口的理念，這就導(dǎo)致在做電子信息檔案保密的工作上，沒有足夠重視檔案的安全性。在很多企業(yè)中都出現(xiàn)，檔案管理人員用存儲電子信息檔案的電腦上網(wǎng)、不設(shè)置密碼或者將公司存儲重要的文件電腦交給外部人員進(jìn)行維修等現(xiàn)象。這些現(xiàn)象就會導(dǎo)致公司的機(jī)密文件出現(xiàn)泄漏，由于檔案管理人員的保密意識比較薄弱，就致使電子信息檔案的泄露。

3.網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下的保密技術(shù)比較落后

當(dāng)今開放性以及自由性的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景，會為電子信息檔案管理的保密工作帶來一定的困難。在當(dāng)今的社會中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在盜取機(jī)密的領(lǐng)域中進(jìn)行應(yīng)用，就會大大增加企業(yè)中電子信息檔案的泄露風(fēng)險(xiǎn)。與此同時(shí)，由于我國的保密技術(shù)發(fā)展比較落后，就會導(dǎo)致保密的對策順應(yīng)不了當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的趨勢，最終致使網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，對電子信息檔案管理的安全防范能力落后。

五、現(xiàn)階段電子信息檔案的管理模式

在當(dāng)今信息時(shí)代的發(fā)展下，不管是電子信息檔案的紙質(zhì)化，還是紙質(zhì)檔案的電子化，這兩套檔案都會同時(shí)進(jìn)行存在，并發(fā)揮著自己的特點(diǎn)。

現(xiàn)如今，電子信息檔案會實(shí)行雙套制的歸檔管理。電子信息檔案可以在一定程度上促進(jìn)檔案的自動(dòng)化管理，從而使相關(guān)的流程進(jìn)行了簡化，提高了電子信息檔案管理工作的效率。為了更好解決早期檔案信息保存困難、查找速度慢等一系列問題，實(shí)行歸檔管理就可以對電子的文件以及紙質(zhì)的文件進(jìn)行統(tǒng)一的存儲。在對電子信息檔案歸檔的過程中，可以依照我國的保密法中，對紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔的要求來進(jìn)行，其中包括相應(yīng)的背景信息以及元數(shù)據(jù)。相應(yīng)的背景信息，主要就是指描述生成電子信息檔案的作用、過程、結(jié)果、以及對其產(chǎn)生影響的因素等信息;元數(shù)據(jù)，主要就是指描述電子信息檔案數(shù)據(jù)中，有關(guān)于文件處理軟件、編排結(jié)構(gòu)等數(shù)據(jù)。對紙質(zhì)檔案的有效管理就可以更好完善電子信息檔案的管理。在對檔案信息化進(jìn)行建設(shè)的過程中，要想保證電子信息檔案的安全運(yùn)行，就可以依據(jù)相關(guān)的管理要求來建立一套統(tǒng)一的檔案管理制度，并進(jìn)一步完善信息資源庫，從而保證檔案管理能夠更加規(guī)范以及合理。

實(shí)行雙套制的歸檔管理，可以將電子信息檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行融合。在對檔案進(jìn)行管理的過程中，不能因?yàn)榧堎|(zhì)檔案的價(jià)值，就忽略電子信息檔案的發(fā)展。雖然電子信息檔案可以便于查找，但一旦電子信息檔案被損壞，或者想保證所查找文件的真實(shí)性，也是會對紙質(zhì)檔案進(jìn)行利用的。因此，建立雙套制的檔案管理制度是十分有必要的，它們也會在一定時(shí)期內(nèi)，相輔相成，共同發(fā)展。

六、做好電子信息檔案管理保密工作的對策

1.對檔案的資料進(jìn)行規(guī)劃管理

信息化的檔案管理工作已經(jīng)成為了當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的趨勢，這也就要求電子信息檔案管理人員一定要充分認(rèn)識到檔案信息化的重要性。這也就意味著，在短時(shí)間內(nèi)會大幅度增加電子信息檔案的數(shù)量，因此一定要對檔案管理的優(yōu)勢進(jìn)行合理的利用，通過互聯(lián)網(wǎng)來對資料進(jìn)行處理，從而提高管理的工作效率。由于傳統(tǒng)的檔案管理方法可能會出現(xiàn)資料丟失的現(xiàn)象，因此在對檔案進(jìn)行管理的過程中，一定要建立數(shù)字化的平臺，并形成數(shù)據(jù)庫，利用專業(yè)的設(shè)備對資料進(jìn)行處理，以提高工作的效率。

2.提高對檔案進(jìn)行整理的效率

要對電子信息檔案進(jìn)行管理，就一定要做好相應(yīng)的工作。首先，一定要加強(qiáng)對硬件的建設(shè)。由于早期的管理模式在效率上比較落后，因此，一定要做好網(wǎng)絡(luò)的安裝以及內(nèi)網(wǎng)保密的工作;其次，一定要對當(dāng)前的檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，并利用電腦對數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲;最后，一定要與相關(guān)部門進(jìn)行配合，保證檔案管理系統(tǒng)的完整。只有這樣才能完善制度的建設(shè)，為電子信息檔案提供更標(biāo)準(zhǔn)的流程。

由于在對檔案進(jìn)行管理的過程中，電子存儲的信息會比較多，因此就一定要加強(qiáng)其系統(tǒng)性的管理。相關(guān)部門也一定要構(gòu)建一個(gè)比較穩(wěn)定的系統(tǒng)，做好檔案的共享以及傳遞，并由專人負(fù)責(zé)，對檔案進(jìn)行歸檔。而且，一定要營造一個(gè)安全的環(huán)境。由于信息化的建設(shè)為檔案提供了很多便利的條件，但依舊會遭到黑客以及病毒的攻擊。因此，要想保證檔案的安全，就一定要建立防火墻，設(shè)置訪問的權(quán)限，定期進(jìn)行殺毒以及清理垃圾的工作。除此之外也一定要對電子設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，保證檔案信息的安全。

3.加強(qiáng)檔案信息的協(xié)同管理

利用信息化的建設(shè)來對電子信息檔案進(jìn)行管理，就一定要發(fā)揮出信息處理時(shí)效的優(yōu)勢，并讓相關(guān)的部門對檔案信息進(jìn)行操作。要想提高工作的效率，就一定要加強(qiáng)員工之間的交流，并對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓員工意識到對檔案進(jìn)行保密管理的重要性。

在進(jìn)行檔案信息管理的保密工作時(shí)，一定要加強(qiáng)對信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的合理運(yùn)用，確保檔案的完整，關(guān)注檔案信息的錄入，確保檔案信息的錄入能更加準(zhǔn)確以及快速。在推進(jìn)檔案信息化管理的過程中，不僅僅要構(gòu)建先進(jìn)的檔案管理體系，還要推廣一系列的軟件，從而為后續(xù)進(jìn)行檔案信息交流以及資源的共享奠定良好的基礎(chǔ)。而且，一定要具有先進(jìn)的管理體系將檔案中的信息進(jìn)行歸檔以及分類，并由專門的部門進(jìn)行管理。除此之外，由于電子信息檔案的數(shù)量比較多，因此，可以依據(jù)重要的程度來對檔案資料劃分為不同的層次，每一層次都要設(shè)置訪問權(quán)限。只有進(jìn)行全方位的保護(hù)，才可以減少檔案資料泄露的風(fēng)險(xiǎn)幾率，在最大的程度上對電子信息檔案的信息進(jìn)行安全管理，進(jìn)一步促進(jìn)電子信息檔案管理工作的發(fā)展，提高檔案管理的質(zhì)量以及工作效率。

4.加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)

要想做好電子信息檔案管理的保密工作，就一定要引進(jìn)專業(yè)的人才，充分發(fā)揮檔案管理中信息化技術(shù)的價(jià)值，對電子信息檔案管理的保密制度進(jìn)行完善，提高管理人員的管理意識，并將這種意識落實(shí)到工作中的每一層面。若想對當(dāng)前的電子設(shè)備進(jìn)行改進(jìn)，就一定要對技術(shù)人員進(jìn)行有效的培訓(xùn)，以便于利用先進(jìn)的信息技術(shù)，提高管理的效率。與此同時(shí)，由于當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化應(yīng)用也會發(fā)生著一定的變化。因此，一定要做到推陳出新，對工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，做好檔案的所有管理工作，并對檔案的信息進(jìn)行備份處理，從而提高檔案管理的水平。

在開展電子信息檔案管理的保密工作時(shí)，會在一定程度上受到管理人員觀念以及素質(zhì)的影響。通過對檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理，就可以滿足當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢。而這也就需要利用有效的措施來對檔案管理人員的素質(zhì)以及能力進(jìn)行培養(yǎng)。一旦引進(jìn)人才，一定要更注重于他們的計(jì)算機(jī)操作能力、掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)的情況、以及對檔案管理知識的理解，從而保證能夠引進(jìn)高素質(zhì)，有專業(yè)能力的人才。除此之外，伴隨著當(dāng)今社會的不斷進(jìn)步與發(fā)展，管理人員一定要做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)。對數(shù)字化的資源一定要做好存儲的工作，也一定要做好檔案分類、錄入等工作。做好電子信息檔案管理的保密工作，最重要的就是對計(jì)算機(jī)的設(shè)備進(jìn)行及時(shí)更新，關(guān)注網(wǎng)絡(luò)的安全管理，對計(jì)算機(jī)的硬件以及軟件進(jìn)行更新，以確保計(jì)算機(jī)設(shè)備的高效運(yùn)行，以便電子信息檔案管理保密工作的順利開展。

七、結(jié)束語

總而言之，當(dāng)今時(shí)代電子信息檔案管理正在不斷趨于數(shù)字化發(fā)展，檔案的管理工作也在面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，管理人員一定要運(yùn)用有效的對策來對檔案進(jìn)行保密的工作，從而推動(dòng)企業(yè)以及社會的長遠(yuǎn)發(fā)展。

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（作者單位：陜西延長石油鉆井工程有限公司）