大數據背景下機關事業單位檔案管理效率提升策略探析

陳浩

摘 要：隨著科學技術的不斷進步，大數據技術如雨后春筍般出現在人們的生活并改變了原有的生活方式。當前，大數據管理模式已逐漸成為各行各業的主流發展趨勢。我國機關事業單位主要履行管理服務職能，體現了作為政府職能部門為社會服務的價值，在新的發展背景下，借助大數據優勢提升檔案管理效率，能夠有效促進機關事業單位服務職能發揮，進而提高人民群眾的服務滿意度。本文對大數據的基本概念及技術特點進行分析，并在此基礎上探討了大數據在檔案管理中應用的重要作用，立足機關事業單位檔案管理效率不高的原因，探索性的提出大數據背景下機關事業單位檔案效率提升的具體策略方法。

關鍵詞：大數據技術;機關事業單位;檔案管理

機關事業單位主要承擔政府職能并提供公益服務，每天都會產生大量的文字、數據和表格信息，這些既是機關事業單位的工作記錄，也是機關事業單位的履職依據，具有重要的借鑒和指導價值。檔案管理工作中信息收集、整理、儲存都需要耗費大量的財力、精力，傳統的檔案管理方式嚴重阻礙了管理效率的提升。近年來，國家高度重視機關事業單位的檔案管理工作，陸續出臺了若干政策，支持、引導、鼓勵機關事業單位利用新的技術手段解決檔案管理效率低下的問題，為加快其檔案事業發展提供了有力條件。各機關事業單位借助大數據背景開展檔案管理工作，能有效壓縮管理時間，減少人、財、物的浪費，使檔案管理工作更加精細化、效率化。

一、大數據的基本概念及技術特點

1.大數據的基本概念

大數據是建立在網絡信息基礎上的時代產物，標志著一個新時代的到來。大數據技術是利用計算機設備將信息資訊虛擬化存儲使用，它充分發揮了信息技術的特點，實現了信息資源的共享。近年來，科技發展迅速，大數據的分布式數據挖掘和分布式處理都取得了突破性進展。通過分析以往數據，能夠預測未來各項工作的可行性，這些科學、真實的數據信息能幫助機關事業單位正確制定工作規劃、彌補當前漏洞、滿足社會發展需要。此外，大數據還能夠幫助機關事業單位合理規避履職風險，提前預判社會發展走向。

2.大數據技術的特點

大數據技術主要有兩方面的特點：一是載體虛擬化特點。當前，各種類型的多媒體設備和計算機技術發展日新月異，促使大數據技術廣泛應用于各個領域并取得了可喜的成果，顯著提升了社會生產力、減少資源浪費。大數據載體虛擬化的功能將數據信息轉變為虛擬信號，大幅提升加工傳輸速度。大容量計算機可同時處理這些虛擬化信號并存儲到服務器光盤和磁盤上，這種方式處理后的信息更加真實、全面。區別于紙質化管理，我們無法直接接觸大數據處理后的信息，需要借助多媒體設備或計算機載體才能完成，這種使用方式決定了大數據技術的虛擬化特性。二是效率化特點。快是信息技術的主要優勢，大數據具備在計算機內部快速處理的能力，遠遠優越于人工紙質處理方式。科技進步使得計算機處理信息數據的精準度不斷提升，信息檢索能力和整合能力不斷增強，有效地將具有同一特征的信息歸納出來，便于使用者隨時查找。大數據還能讓沉睡的檔案信息活起來，使其在互聯網上有效傳輸。當前，人們對信息的需求不斷提升，為滿足社會進步需要，檔案信息在數據平臺上的傳輸不斷向多元化方向發展。檔案資源使用效率的提升加速了機關事業單位管理工作的開展，起到了能讓機關事業單位管理事半功倍的作用。

二、大數據技術在檔案管理中應用的重要作用

1.促進機關事業單位改革轉型

科技進步帶動社會發展，機關事業單位的改革轉型也離不開大數據技術的助力。機關事業單位檔案為其發展決策、業務開展提供了重要依據，然而，傳統的檔案收集、保管、分析、利用方式，在工作效率和信息利用的準確性上并不具備優勢，無法更好滿足機關事業單位檔案信息利用的需要。特別是對于一些內容繁多、信息量大、時間跨度大的檔案信息，依靠傳統的檔案利用分析模式，是無法實現信息分析目標的，給機關事業單位運行造成困擾。通過利用大數據手段，海量信息可以輕松轉化為所需要的專項分析結果，使機關事業單位及時獲得有效的信息參考，進而促進了機關事業單位不斷改革發展。

2.進一步發揮了檔案管理信息化的作用

在以往的檔案管理中，機關事業單位采用的是傳統的紙質檔案管理方式，這種管理方式對存儲空間的溫度、濕度都有較高要求，容易造成資料損毀、紙張變質，檔案管理工作量大、檔案安全性低、檔案的利用率低。在這樣的背景下，電子檔案走進了人們的視野，逐漸替代了傳統的紙質檔案，而基于電子檔案而形成的“智慧檔案”理念，又加速了檔案數據倉庫在大數據風暴中的作用，為機關事業單位工作的開展提供了更多數據基礎和實踐經驗。

3.滿足檔案存儲信息化要求

隨著經濟的快速發展，機關事業單位的工作量與日俱增，檔案數量增幅巨大。不僅如此，檔案的類型和信息化程度也愈發復雜化，增加了檔案管理工作的難度。此時引入大數據技術，能使電子檔案數據庫的建設更加完善，增強信息數據分類，更好掌控隱藏信息，幫助檔案數據實現價值最大化，為社會發展提供服務。

三、基于大數據應用的檔案管理效率問題分析

現階段，我國明確提出大數據發展的戰略，期望借助于大數據技術，來有效轉變信息數據的利用方式。在機關事業單位的檔案管理領域也是如此，通過打破檔案信息的孤島，建立起完備、高效、流程的公共服務機制。然而，機關事業單位在大數據技術的應用方面還存在一定問題，致使檔案管理的效率問題并沒有徹底解決，而導致這一情況的原因主要為：

1.專業人才不足，檔案信息意識薄弱

大數據技術的應用需要有專業的技術人員以及檔案管理部門，通過發揮組織及人員的作用來實現檔案信息化的建設，并將大數據技術融入到檔案信息管理中，發揮出其應用的作用。信息時代對于檔案專業人才的要求已不僅僅是具備檔案專業素質，還要能夠熟練的運用計算機技術，確保檔案信息化建設工作順利開展。當前，機關事業單位還普遍存在著檔案管理人員信息技術能力薄弱的情況，缺乏兼具檔案業務能力和信息化操作能力的專業人才，這一問題導致檔案信息化技術的應用程度不高，嚴重阻礙了檔案管理工作效率的提升。機關事業單位檔案專業化人才不足的問題與其檔案信息意識不強有很大的關系，一些機關事業單位認為，當前的檔案管理人才能夠滿足檔案管理業務需要，沒有必要再進行專業人才的引進，而在崗的檔案管理人員信息技術水平的提升并非短時間內就能完成，需要一定的培養提升周期，因此這一期間所產生的人力資源不匹配問題比較明顯。

2.設備及技術投入不足，信息安全性有待提高

信息化設備和信息化技術是信息化建設的兩個要素，缺一不可。在機關事業單位設備及技術投入方面，也存在著制約檔案管理效率提升的問題。一方面作為政府職能部門，機關事業單位檔案信息化設備的購置、使用、更新以及技術的引進都需要嚴格遵守相關規定執行，周期相對較長，面對技術發展速度快的時代背景，容易產生信息技術設備滯后的情況;另一方面機關事業單位在總體投入上還不足以滿足信息化建設的需要，而信息化建設水平不足，勢必影響大數據技術在檔案信息管理中的應用。

機關事業單位的檔案信息具有高度保密性特點，在網絡技術高速發展的今天，信息的安全性問題成為了大數據技術應用的焦點，保護機關事業單位檔案數據信息安全是其管理效率提升的基礎和前提。因此，在大數據的背景下，各機關事業單位在專研提升檔案管理效率的同時也要格外關注涉密檔案內容的保密措施，借助先進設備、技術提升檔案信息的安全性，避免因檔案信息外泄而產生損失。隨著大數據技術的應用，原有的安全管理模式還需要進一步調整，以推動檔案管理效率的提升。

3.數據資源開發力度不足，數據基礎不夠廣泛

傳統的檔案管理工作，是對收集的資料進行鑒定、判斷進而確定其是否作為檔案進行管理，從信息管理的角度來看，數據資源的范圍被縮小了。在信息化時代，先進的技術手段已經提高了檔案收集、整理、保存、利用的效率，因此，可以從檔案管理單位的實際出發，基于大數據資源利用的視角，對檔案的基礎資料范圍進行擴充，這也正是當前機關事業單位在檔案資料范圍方面沒有去實踐創新的內容。回歸到滿足大數據應用的信息化建設層面，與傳統檔案管理工作相比，在大數據背景下信息資源的整合和使用更加合理化，能在提升工作效率的同時進一步解放勞動力，讓檔案管理工作變得更加簡單，改變了檔案工作的固有模式，因此在信息化建設充分基礎上的大數據應用才真正體現了檔案管理效率的提升。現階段，我國的大數據資源尚在發展中，很多機關事業單位的檔案管理系統都未能及時更新，大數據技術應用的基礎還不夠扎實，需要進一步提升。

四、大數據背景下提高機關事業單位檔案管理效率的策略分析

在大數據背景下，機關事業單位檔案管理工作面臨著新的目標，工作人員需要將繁瑣的檔案信息引入到信息化領域，將這種先進技術綜合運用于檔案管理中，相互配合、相互合作。為確保機關事業單位檔案管理信息化的實施，國家陸續出臺了一些政策法規，借此提升機關事業單位對檔案管理工作的重視程度，有效解決以往工作中存在的效率低、耗時長、損耗大的問題。作為時代發展的產物，機關事業單位通過借助大數據技術提升檔案管理效率的做法，不僅能建立起良好的運行模式，還能創建更廣闊的發展空間。

1.建立完善大數據檔案管理系統

機關事業單位檔案管理中大數據技術的應用，應找準著手點，從建立完善數據檔案管理系統入手，有序推動檔案管理方式的變革。機關事業單位的檔案管理系統設計必須立足自身實際，設計符合本單位管理需要的數據信息系統，并充分考慮系統內檔案一體化的需要，打破信息壁壘，促進檔案資源的信息共享。一方面要形成真正完整的技術應用模式，對于機關事業單位部門之間或區域之間的檔案信息實行統一標準化管理，建立共享制度，開放共享端口，避免信息交互緩慢造成信息孤島，影響檔案的利用開發效率。另一方面要做好對于檔案信息大數據平臺運行效果的測評，對于建設和使用過程中存在的問題，要及時反饋和分析，把握出現問題的成因，促進大數據檔案管理系統不斷優化。

2.加重數據分析服務占比

在信息化時代，數據信息的匯總、分析、存儲與傳統的數據信息體系有著較大的差異，呈現出多維度、多渠道、多元化的態勢，無形之中，增加了檔案管理的難度以及成本。通過利用數據分析技術，能夠降低檔案管理的成本，提高檔案對機關事業單位管理工作的服務效率。數據分析能力是應用大數據技術的關鍵，只有不斷加大信息數據分析能力才能完全掌握數據的隱藏價值。機關事業單位產生的檔案信息往往涉及眾多類型數據，不斷提升的數據分析服務能滿足各種類型的檔案需求。大數據技術的開發使用離不開優秀的人才隊伍，各單位應將人才的引進和培養列為檔案工作的重要內容之一，重點抓好高層次骨干人才的培養，探索新形勢下加速檔案信息化人才骨干隊伍的新思路，只有高素質的團隊才能配合實現大數據管理的價值，實現檔案價值的挖潛。

3.設計規范的檔案管理體系

機關事業單位的檔案管理工作與社會事務聯系密切，因此，機關事業單位的檔案管理規范并不局限于其內部管理層面。從國家層面來看，要加強信息系統的立法，對于網絡運行環節出現的問題，要明確的遵照依據，不斷提升科學化水平，健全規范管理體系。從機關事業單位內部管理層面來看，應從檔案實際需求入手，用政策法規和制度體系來保障檔案管理工作的順利開展，并做好檔案管理體系的設計。在檔案管理體系的設計方面，要把握“涵蓋內容的全面性”“內容流程的規范性”以及“管理權責的明晰性”三個要點，確保體系科學、可操作性。

4.提升數據檢索能力

大數據技術與檔案管理的結合，很大程度上促進了檔案信息使用方式的轉變，大數據平臺的搭建，使得原本分離的數據架構得到有效整合，數據的歸屬發生了變化，使封閉的數據轉化為開放的數據。在檔案管理中應用大數據技術帶給使用者最直觀的體驗就是智能化和信息化的檢索方式，大幅提升了原來紙質查詢的效率。以往檔案管理采用的檢索方式過于復雜，大數據技術的應用使目錄檢索化繁為簡、更加明晰，能幫助使用者合理節約查找時間，提高檔案檢索效率。機關事業單位應在原有檔案的基礎上，研究建設符合本單位檔案數據分析的數據檢索方式，推動檔案大數據分析的結果輸出。

五、結語

機關事業單位是中國特色社會主義建設發展的中堅力量，是社會服務的基礎，大數據時代的到來為機關事業單位的檔案管理提供了新的方向。機關事業單位要建立、完善大數據檔案管理系統，加重數據分析服務占比并提升數據的檢索能力，通過設計規范的檔案管理體系，加強大數據技術在機關事業單位檔案管理中的應用，推動檔案管理效率不斷提高。

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（作者單位：單縣人力資源和社會保障局）