高校教師業務檔案的綜合應用與對策研究

馬學民

（包頭醫學院圖書館，內蒙古 包頭 014040）

一、引言

高等院校教師業務檔案指的是教師在教育、教學、科研等方面形成的具有保存價值的各方面資料的歷史記錄。業務檔案能夠體現教師的專業水準、學術能力以及工作績效，不但是教師個人情況的客觀反映，亦是高等院校整體素質、師資隊伍建設以及辦學水平的體現。然而，從目前來看，部分高等院校在教師業務檔案管理方面存在不足，業務檔案未得到充分利用，這方面工作亟需改進。本文分析了高校教師業務檔案的綜合應用領域，指出目前這方面工作存在的不足，并提出業務檔案綜合應用的對策。

二、高校教師業務檔案的綜合應用領域

（一）利用業務檔案開展師資隊伍建設

師資隊伍建設是高校發展的重要推動力。在高等院校教師管理工作中，不僅要注重教師的人數和質量，而且要合理調整師資結構。在調整師資隊伍結構時，應科學選擇調整指標，保證師資結構在職稱、年齡、學歷等指標方面具備科學性。高等院校要建立完善的教師崗位聘任制度，設定合理的人才招聘計劃。師資結構調整應當具有一定的前瞻性，考慮學校發展實際，致力于提高教師的專業化水平。同時，還要注重外部環境建設，塑造良好的團隊發展文化，為廣大教師提供優良的教學、科研平臺。在推進這方面工作時，教師業務檔案能夠提供大量客觀、準確、全面的信息，為教師隊伍建設提供必要的支撐。

（二）利用業務檔案開展差異化考評

高等院校教師專業檔案的另一個重要用途是評價。許多高等院校現行的評價體系和指標設計存在一些缺陷，存在一刀切的現象，未考慮不同院系、不同專業的實際。無論教師的專業范圍如何，所有教師都采用統一的考核形式和標準。這在很大程度上造成了教師考核評價結果的不公平，從而影響了教師的積極性。通過教師業務檔案管理，高等院校可以實現對教師的差異化評價。例如，高校可以針對各個專業的教師設計不同的考核指標體系，針對各個院系制定有針對性的考核體系，對科研為主型的教師和教學為主型的教師應用具有差異性的指標權重，從而實現教師考核評價的客觀性和公平性，協助廣大教師認識到自身的優點和不足。在考核評價完成以后，高校應當繼續完善教師業務檔案，尋找教師在職業發展中存在的障礙，有針對性地協助教師成長，為教師營造良好的職業晉升通道，保障教師能夠積極發揮個人優勢，促進科研和教學發展，提升師資隊伍的綜合實力。

（三）利用業務檔案開展檢查評估

教師業務檔案是保障高等院校順利通過各方面評估的重要資料。通過教師專業檔案，評估部門能夠全面掌握高校在師資結構、教育教學以及科研等方面的水平，由此對高等院校的辦學水平做出更精準的分析，提出有針對性的建議。對于高等院校來說，全面、客觀的教師業務檔案可以真實、動態地反映出本校的專業水準和工作能力。高校將業務檔案管理作為一項重要的管理工作，能夠保證各方面檢查和評估工作的質量，減少學校發展中出現的工作混亂以及失誤，促進學校的可持續發展。

（四）利用業務檔案開展人事管理

教師業務檔案的管理對于提升學校人事部門的工作成效以及工作質量具有重要的指導意義。借助對教師業務檔案的利用，人事部門能夠進一步掌握本校師資隊伍的基本情況，進而制定科學合理的崗位設置、錄用、考核等制度，公布招聘計劃。在崗位設置方面，我們能夠按照業務檔案反映的人才需求，合理設置人員崗位，保證崗位設置能夠滿足學校可持續發展的需求，從而實現崗位設置的科學性和公平性，避免出現因人設崗現象。在用人方面，高校可以借助業務檔案對所有教師的教育教學水平、科研能力開展全面評價，從而做到人員和崗位相互匹配，促進不同崗位教師提升工作效率，發揮他們在工作中的積極性和主動性。在對教師進行考核評價時，通過利用教師業務檔案，高校能夠制定出更為公正、合理的評價指標體系，有利于營造出良性競爭的氛圍，改善教學科研效率，在推動師資隊伍建設的同時促進教師個人能力成長。在擬定人才招聘計劃時，高校可以將教師業務檔案與學校發展規劃緊密結合起來，找出本校緊缺的人才，并與各個院系上報的人才招聘計劃加以比較，找出不足，確保招聘計劃能夠向本校緊缺的人才傾斜，有利于師資隊伍建設。

三、高校教師業務檔案管理中存在的問題分析

（一）重視人事檔案管理而輕視業務檔案管理

在我國，大部分高校對師資隊伍已經進行了規范化的雙檔案管理，包括人事檔案管理和業務檔案管理，可以發揮檔案在促進教育教學和人才培養、提升教師教學科研能力等方面的功能。人事檔案管理系統和業務檔案管理系統在提高教育教學質量和人才培養方面發揮著難以替代的作用。但是，一些高等院校僅僅重視人事檔案管理工作，而忽略了教師業務檔案管理，主要表現為不注重對教師的過程考核，只看最終考核結果，在教師履職期間缺少年度檔案管理、考核以及獎懲措施，使部分教師形成得過且過的心理，沒有積極提升自身的教學科研能力。

（二）缺乏教師業務檔案管理意識

目前，一些高等院校缺乏業務檔案管理意識和能力，將人事檔案管理與業務檔案管理混為一談。前者是指傳統意義上以身份管理為特征的教師檔案管理內容、方法或手段的總稱，強調的是對教師身份的管理以及與教師身份有關的全部事務的管理。雖然人事管理也涉及到教師的教育教學、科研以及人才培養工作，但畢竟是從行政管理的角度，如教師的學習經歷檔案、工作經歷檔案、工資檔案等。在多年的規范發展中，我國高校已經形成了完整的人事檔案管理體系。但與之相較，高等院校教師業務檔案管理并不普遍，甚至存在雜亂無章的現象。高等院校教師專業檔案管理是指對教師在教學、科研以及人才培養方面的全面質量管理，與人事檔案管理在目的、手段等方面有著根本的區別。但從目前來看，不少高校還沒有意識到業務檔案管理是高校全面質量管理的重要內容，對其功能和價值認識不足，從而影響了這方面工作的開展。

（三）重視檔案保管而輕視應用

在教師業務檔案管理過程中，很多高校意識到收集、保管檔案的重要性，而且在這一方面建立了較為完善的制度，有效保障了檔案管理工作的順利開展。但我們也要看到，部分高校在重視對檔案收集、保管的同時，忽略了檔案的利用工作，造成業務檔案的作用未得到有效發揮。提升教師能力和工作質量是實施業務檔案管理的最終目的。如果忽略了檔案利用環節，對業務檔案的管理將失去應有的價值和作用。在一些高校，業務檔案管理工作實際上已經淪為倉庫式管理，僅僅起到保管檔案的作用。因而，深入開展業務檔案管理有賴于對教師工作質量進行分析。通過質量分析，發現教師在教學和科研工作中存在的各類問題，督促教師及時彌補自身的不足。當前高等院校在檔案管理工作中存在的重保管、輕利用的現象，正是由于學校未明確業務檔案管理的目標，這就造成業務檔案管理失去了應有的價值和功能。

四、加強高校教師業務檔案應用的對策

（一）充分認識教師業務檔案建設利用的重要性

高等院校應高度重視和認可業務檔案管理所具有的功能，并將其作為一項重要工作來看待。各系部要深入落實學校對這一方面工作的部署和要求，構建科學、全面的業務檔案管理體系，提升服務意識，確保業務檔案管理工作落實到位。高校教師應當和所在院系密切配合，及時完成本單位業務檔案的搜集、整理以及報送工作，保證上報的業務檔案具備客觀性、完整性。業務檔案管理部門應當定期向廣大教師反饋業務檔案的應用情況，營造有利于業務檔案利用的良好氛圍，和其他部分一起推動業務檔案的管理，保障業務檔案的收集、管理以及利用規范化。

（二）形成科學合理的教師業務檔案收集管理制度

規范、健全的制度是做好教師業務檔案管理工作的重要前提。教師業務檔案管理涉及多方面環節，如檔案的收集、分類、歸檔、存儲以及利用等。明確歸檔范圍是業務檔案收集的首要環節，能夠反映業務檔案的客觀性和完整性。高校不僅要防止因為收集范圍過寬而導致的盲目性，而且要防止由于收集范圍狹窄而導致的不完整性。檔案資料形成部門應當全面落實教師專業檔案管理規范，對每年收集的業務檔案資料進行定期歸檔，不得拖延。學校要完善檔案登記制度，嚴格控制檔案入口，對于不應歸檔的材料一律不歸檔，同時避免材料遺漏，保證業務檔案質量，并做到妥善保管。為了確保所有環節做到有效銜接，高校應當完善業務檔案管理制度，責任落實到人，保障這方面工作的順利開展。只有做到有章可循，才能保證教師專業檔案的客觀性、完整性，更好地發揮其對師資隊伍建設的作用。

（三）注重教師業務檔案存檔和利用的科學性

當前，不少高等院校在業務檔案管理方面存在形式化現象，其主要原因在于對業務檔案的利用價值缺少充分認識。教師們每年都會上交不完整乃至存在錯誤的檔案資料。業務檔案管理部門每年收集檔案，并進行封存保管。在實際工作中，管理者缺少分類歸檔和按人歸檔的意識，檔案利用率一直保持在較低的水平，難以協助廣大教師實現能力成長。要改變此種狀況，我們應當從業務檔案的利用著手，有效利用所收集的業務檔案，對所有教師的業務水平開展評估并及時給予反饋，讓廣大教師充分意識到業務檔案所具有的重要性。高校要充分利用教師業務檔案，形成檔案管理的良性閉環，確保管理質量的有效提升。只有科學有效地進行教師業務檔案管理，高等院校才能從這方面工作中受益，從而促進科研工作和教學工作的發展。在開展這方面工作時，要確保有關的各個部門形成統一認識，將管理責任具體落實到人，保障檔案收集、整理、歸檔、保管以及使用等環節做到無縫銜接。在此基礎上，高校要在各方面工作中有效利用檔案信息，促進師資結構的不斷優化，完善教師考評指標體系，提升教師的專業能力和教學水平，切實增強自身的競爭力。

五、結束語

高等院校教師業務檔案對于師資隊伍建設、推動教育教學改革具有十分重要的意義。當前，高校教師業務檔案管理存在以下問題：重視人事檔案管理而忽略業務檔案管理，缺乏教師業務檔案管理意識，重視檔案保管而忽略應用。在這種情況下，教師業務檔案對推進學校發展發揮的作用極為有限。高等院校要充分認識教師業務檔案建設和利用的重要性，形成規范合理的業務業檔案收集管理體系，注重教師業務檔案歸檔利用的科學性。