淺談鐵路建設檔案管理工作的創新

閆學謙

（山東省招遠市鐵路建設服務中心，山東 招遠 265400）

當前，隨著我國社會經濟的快速發展，鐵路建設項目也逐漸進入大規模建設與發展時期，尤其是國內“高鐵”項目的建設與發展，不僅帶動了鐵路建設的快速發展，使其進入高速發展時期，更是引起了社會經濟建設各領域的廣泛關注。值得注意的是，隨著國內鐵路建設項目的快速發展，同時也帶來了大量的鐵路建設文件資料及其管理問題的產生，需要有關檔案資料管理機構與組織部門在全面、有效的資料收集、整理與利用支持下，為鐵路建設項目的檔案管理工作開展及其質量提升提供良好的支持。為此，下文將結合鐵路建設檔案的形成及特點，根據鐵路建設檔案管理中存在的問題，對促進鐵路建設檔案管理工作創新的有效對策及路徑進行研究，以供參考。

一、鐵路建設檔案的形成及其特點分析

鐵路建設過程中會形成較多的圖紙、文字、圖表、數字、聲像等多種不同載體并且具有一定保存價值的文件資料，這些文件資料不僅是鐵路建設與發展的歷史見證，更是鐵路建設者的智慧結晶與鐵路建設檔案的重要來源。通常情況下，鐵路建設檔案的主要內容不僅包括各種工程勘察設計與施工文件、工程招投標文件、施工承包合同協議書、中標通知書、施工方案、施工作業指導書、工程監理文件、工程線路斷面圖、工程監理文件、開工報告與批復文件等，而且還包含工程質量安全事故報告、工程質量評定報告、竣工驗收報告與驗收證書、工程數量匯總表、施工技術總結、竣工結算與審定書、施工過程中形成的與工程有關的重要往來文件、工程特殊結構設計等各種具有保存價值的文件、圖紙與圖片資料等。

根據上述鐵路建設檔案的主要內容，在進行鐵路建設檔案的歸檔管理中，需要注重各文件資料之間的內在聯系與因果關系等，從而按照相應的技術專業劃分進行對應的歸檔體系建立，以對鐵路建設項目的主要內容與過程進行客觀描述和反映［1］。比如，在一個具體的鐵路建設項目中，其建設檔案就包含所建設鐵路項目從前期項目提出到調研、可行性研究、決策、勘測設計、施工、竣工驗收等全部過程中所形成的各文件和資料，并且這些文件和資料是其項目建設活動的真實反映。值得注意的是，鐵路建設檔案的管理中，由于鐵路建設所跨越的部門、領域數量眾多，且施工建設的時間較長，導致對鐵路建設檔案的歸檔管理難度也比較大，具體工作開展存在一定的復雜性。因此，就需要有關管理人員在進行鐵路檔案歸檔與管理過程中，對其建設項目的技術方案和技術標準等有一定的了解，從而嚴格按照有關規定對各文件資料進行全面、及時、準確的收集、整理，最終形成較為規范且完整的鐵路建設檔案，同時為鐵路建設檔案管理的有效實施提供良好的支持。

二、鐵路建設檔案管理工作開展中存在的問題

隨著我國社會經濟的不斷發展以及人們的生活水平不斷提升，鐵路建設的各項要求與標準也不斷提高，從而也會提升對鐵路建設檔案管理的要求。但是，從當前我國的鐵路建設檔案管理實際情況來看，由于鐵路建設檔案管理整體水平相對滯后，導致具體管理中存在的問題和矛盾也較為突出，對鐵路建設檔案管理的持續發展和提升存在著較大的不利影響，迫切需要進行改進和完善。

（一）鐵路建設檔案管理的觀念較為落后。根據國家對鐵路建設檔案管理的有關要求和規定，其中明確指出了鐵路建設工程開展中，應加強對鐵路建設有關資料的收集和整理，并應保證其收集、整理資料的完善性、系統性和真實性，從而對鐵路建設檔案資料的利用價值進行保證［2］。但是，結合鐵路建設檔案管理的實際情況，由于有關部門及人員的檔案管理意識較為薄弱，導致對鐵路建設檔案管理的重要性認識不足，再加上鐵路建設實施中，受施工工期較短以及施工任務繁重等多因素影響，使得鐵路建設單位對工程安全與質量、工期的管理較為重視，但是對鐵路建設檔案管理的重視明顯不足，從而導致檔案管理的整體水平及其管理發展明顯較為滯后。

（二）鐵路建設檔案管理的主體不夠明確。由于鐵路建設的現有管理體制中，存在鐵路建設投資主體的多元化問題，導致對鐵路建設的檔案管理中也存在一定的產權關系模糊不清問題，對部分檔案管理職責的具體歸屬明顯劃分不清，從而導致鐵路建設檔案管理的發展和提升速度緩慢［3］。此外，鐵路建設檔案管理中，由于一些鐵路建設企業對檔案管理的責任劃分認識不清，比如一些建設企業，在項目建設開始后，會認為自己只對項目建設與施工、監理等負責，而項目建設過程中所形成的文件資料，則是在項目竣工后由接管的維護單位進行負責，從而導致其在鐵路建設檔案管理中對有關組織機構與人員的設置不合理，嚴重影響了鐵路建設檔案管理的有效開展。

（三）鐵路建設檔案管理的信息化建設不足。信息化建設與發展是包含鐵路建設檔案管理在內的當前我國各領域建設與發展的重要方向和趨勢。但是，從鐵路建設檔案管理的現狀來看，一些鐵路建設檔案管理工作開展中仍是以紙質檔案與傳統的管理方法模式為主，不僅導致鐵路建設檔案對空間的占用較大，而且由于檔案資料的留存時間過長或者是使用較為頻繁等，造成檔案丟失或破損等問題較為突出，嚴重影響了鐵路建設檔案管理的系統性、完整性和真實性目標要求，同時導致鐵路建設檔案管理的數字化與信息化發展明顯不足，迫切需要加強和完善［4］。

（四）鐵路建設檔案管理的人員素質有待提升。鐵路建設檔案管理中，由于當前一些鐵路建設單位未進行專職的檔案管理人員配備與設置，多是以兼職為主，而兼職人員的專業化水平明顯不足，不能更好地開展鐵路建設檔案的組卷與歸檔管理等工作，導致鐵路建設檔案管理的整體水平較低；另一方面，由于鐵路建設項目的點線分布較長，而建設單位的人員流動較大，導致檔案管理人員崗位變動也較為頻繁，從而必然存在檔案管理人員的工作責任認識較低，對檔案管理的重視不足等問題，嚴重影響了鐵路建設檔案管理的創新和發展。

三、鐵路建設檔案管理工作的創新對策

根據上述對鐵路建設檔案管理工作問題的分析，為促進鐵路建設檔案管理工作的不斷創新和發展，應注意從以下幾個方面進行不斷改進和完善。

（一）不斷增強鐵路建設的檔案管理意識。只有不斷提升鐵路建設單位對檔案管理重要性的認識，從而增強其項目管理中的檔案管理責任意識，才能夠真正推動鐵路建設檔案管理的不斷創新和提升發展。通常情況下，增強鐵路建設中的檔案管理工作意識，一方面，需要鐵路建設單位通過多種方式對建設參與人員和企業進行全面的約束和監管，比如，可通過合同規范制定或者是制度約束等，從而促進其在項目建設與管理實施中的檔案管理工作有效開展；另一方面，對于鐵路建設單位來講，也應加強對檔案管理重要性的認識，充分提升項目建設中的檔案管理意識，從而促進檔案管理在項目建設推進與企業發展中積極作用全面發揮，為鐵路建設開展以及企業發展提供良好的支持。

（二）加強鐵路建設檔案管理的主體及其責任明確。對鐵路建設檔案管理主體及其責任的明確，是促進鐵路建設檔案管理的各項責任有效落實，促進鐵路建設檔案管理質量和水平提升的關鍵。其中，加強對鐵路建設的檔案管理責任主體明確，一方面，需要按統一領導和集中管理的基本方針，進行鐵路建設檔案管理的網絡體系以及專項責任崗位建立和配置，并對檔案管理人員的具體崗位職責進行合理制定，以促進其在檔案收集與整理、歸檔中的具體責任有效落實；另一方面，則需要結合鐵路建設檔案管理類型較多、內容廣泛、數量巨大、周期較長等特點，對各有關企業及單位提出明確的檔案管理要求，使其在檔案管理中通過專項人員設置與具體職責明確，來促進鐵路建設檔案管理的有效實施［5］。

（三）加強對鐵路建設檔案管理的信息化建設。信息化建設與發展是鐵路建設檔案管理的重要發展方向，也是其現代化發展的必然趨勢。在加強鐵路建設檔案管理的信息化建設中，應嚴格按照檔案管理存量數字化與增量電子化建設的基本原則，通過與各有關單位進行檔案管理的具體責任與工作內容協議簽訂，并針對其工作開展中同時進行紙質檔案與電子檔案移交的條款內容進行明確添加和限定，從而促進鐵路建設檔案管理的數字化建設與發展，最終實現其信息化建設與發展的目標。

（四）加強鐵路建設檔案管理人員的整體素質培養和提升。結合當前鐵路建設檔案管理的有關人員整體素質水平有待提升問題，在加強有關人員的整體素質與能力培養提升中，一方面，需要通過進行專業、全面的檔案管理工作制度與管理標準建立，從而對檔案管理有關人員開展定期、有效的專業技能與業務開展標準培訓，或者是組織有關人員積極學習其他先進的鐵路建設檔案管理經驗，通過對其他經驗和技術的吸收引進，來促進自身在鐵路建設檔案管理中的工作質量和效率提升，為鐵路建設檔案管理的持續發展和提升提供充分的人才支持［6］。此外，加強對鐵路建設檔案管理人員的整體素質和能力培養提升，還需要在鐵路建設項目開展前，針對鐵路建設檔案管理人員的知識分布與專業能力表現情況，由鐵路建設檔案管理的優秀專業人才對其開展專項訓練和教育培養，使其在鐵路建設檔案管理的具體實施中具備良好的知識儲備和專業技能素養，從而更好地開展各項工作。

總之，對鐵路建設檔案管理工作的創新進行研究，有利于促進鐵路建設檔案管理的工作方法及體制創新，從而不斷提高鐵路建設檔案管理的質量和水平，為鐵路建設項目的有效實施及管理開展提供充分的檔案依據和資料支持，對推動我國鐵路建設事業的快速發展，具有十分積極的作用和意義。