信息化視域下高校檔案管理問題及對策研究

權(quán)諾諾

（曲靖師范學(xué)院，云南 曲靖 655011）

我國各高校開展檔案管理工作的最終目的是對教學(xué)檔案進(jìn)行收集總結(jié)，從而為相關(guān)工作的開展提供高質(zhì)量服務(wù)。21世紀(jì)是信息化時(shí)代，傳統(tǒng)高校檔案管理工作方式方法在當(dāng)前背景下受到極大沖擊，想要跟隨時(shí)代發(fā)展腳步，高校管理者就應(yīng)該將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作之中，通過信息技術(shù)將檔案管理具備的價(jià)值充分發(fā)揮出來。以往高校開展檔案管理工作過程中，主要采用紙質(zhì)管理法，隨著信息技術(shù)的普及和應(yīng)用，出現(xiàn)了U盤、光盤等多樣化載體。信息技術(shù)在不斷提升，時(shí)代在不斷變化，高校應(yīng)始終跟隨時(shí)代發(fā)展腳步，開展信息化的管理模式，從而為高校的長遠(yuǎn)發(fā)展提供動力支持。

一、信息背景下高校檔案管理工作開展面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

（一）高校檔案管理工作開展面臨的機(jī)遇

1.信息技術(shù)的普及應(yīng)用為高校檔案管理工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)

信息技術(shù)水平的提升是以高科技發(fā)展為基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)及云技術(shù)等高科技是高校開展信息化檔案管理的先決條件。上述技術(shù)的應(yīng)用能夠使高校從以往紙質(zhì)化管理方式向信息化方向發(fā)展，并且能夠打破傳統(tǒng)時(shí)間及空間上的限制，在檔案管理者及使用者之間建立起有效的溝通［1］。日后，檔案管理工作勢必會向數(shù)字化、信息化方向發(fā)展。

2.信息技術(shù)的普及應(yīng)用提升了高校檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)

對信息檔案進(jìn)行永久保存，是檔案管理工作人員的目標(biāo)及愿望，信息技術(shù)水平的飛速提升為此提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。數(shù)字化工作的開展是由人來操控主持的，檔案工作人員能否適應(yīng)信息化發(fā)展，提出自身專業(yè)素養(yǎng)，這與檔案管理工作開展情況存在緊密關(guān)聯(lián)［2］。近年來，我國高度重視各高校信息化建設(shè)發(fā)展情況，并且制定了相關(guān)政策，投入了充足的經(jīng)濟(jì)支持。在此情況下，高校檔案管理工作人員應(yīng)該認(rèn)清發(fā)展趨勢，抓住機(jī)遇，增長自身專業(yè)技能及知識，積極與其他工作人員進(jìn)行溝通交流，使自身素養(yǎng)得到提升，為檔案管理工作長遠(yuǎn)發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

（二）高校檔案管理工作開展面臨的挑戰(zhàn)

1.信息化發(fā)展為傳統(tǒng)高校檔案管理工作的開展帶來了極大的沖擊

思想作為實(shí)踐的依據(jù)和指南，觀念作為行動的引導(dǎo)。墨守成規(guī)、因循守舊是高校創(chuàng)新檔案管理工作的障礙。檔案管理工作的開展應(yīng)跟隨時(shí)代發(fā)展腳步，做到與時(shí)俱進(jìn)。管理工作人員應(yīng)對自身功能進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，滿足社會發(fā)展需求。只有這樣，才能夠確保檔案管理工作在信息時(shí)代背景下保持充足生命力。檔案管理工作內(nèi)容是對不同種類的檔案進(jìn)行整理、編目、保管、利用，以往高校開展檔案管理過程中將紙質(zhì)文件作為主體，在此基礎(chǔ)上，開展多項(xiàng)工作［3］。信息化技術(shù)使檔案載體向網(wǎng)絡(luò)化、電子化、智能化方向發(fā)展。同一檔案信息能夠同時(shí)在磁帶、u盤、多媒體等多種載體上儲存。在此情況下，信息檔案所具備的完整性和真實(shí)性成了相關(guān)研究者及工作人員的關(guān)注重點(diǎn)，以往紙質(zhì)文件管理方法應(yīng)逐漸向信息管理方法轉(zhuǎn)變。

2.檔案管理工作的安全性

在信息化背景下，高校檔案管理工作面臨著許多問題。近幾年來，高校檔案管理工作逐漸向信息化方向發(fā)展，且我國大部分高校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上歸檔，并創(chuàng)建了屬于自己的數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)站，為相關(guān)工作的開展帶來了極大的便利性，但同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)具有開放性使管理工作開展的安全性面臨極大的風(fēng)險(xiǎn)。過度依賴國外電子產(chǎn)品、管理工作安全體系缺乏完善性、工作人員未樹立正確的安全認(rèn)識等問題不容小覷。

二、信息化背景下高校開展檔案管理工作的不足之處

（一）未樹立正確的檔案管理工作認(rèn)知

時(shí)代在發(fā)展，社會在進(jìn)步，高校是為社會輸送人才的主要場所，檔案管理工作開展質(zhì)量對高校的發(fā)展有直接的影響。我國大部分高校已經(jīng)意識到檔案管理工作開展的重要性，但是部分工作人員仍然未樹立正確的檔案管理工作認(rèn)知，不能夠以長遠(yuǎn)的眼光及正確的態(tài)度看待信息化檔案管理工作開展，導(dǎo)致相關(guān)工作發(fā)展步伐緩慢，過于落后。

（二）信息基礎(chǔ)薄弱

大部分高校缺少信息化檔案管理工作建設(shè)資金，不能夠?yàn)闄n案管理工作的創(chuàng)新提供資金支持［4］。因此，只能采用傳統(tǒng)方法開展相關(guān)工作。隨著信息技術(shù)的普及與應(yīng)用，傳統(tǒng)管理方式無法滿足日常工作需求。想要使檔案管理工作效率得到提升，就應(yīng)該做到信息共享，因此，高校應(yīng)提升對信息化檔案管理工作發(fā)展的重視程度，并加大資金投入力度。

（三）缺乏高精尖人才

部分高校信息化建設(shè)落實(shí)不到位，導(dǎo)致管理工作人員及專業(yè)素養(yǎng)低下，不具備互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用及學(xué)習(xí)能力。這一狀況對信息化檔案管理工作開展有十分消極的影響。當(dāng)前，大部分高校缺少高精尖檔案管理人才，管理工作人員隊(duì)伍專業(yè)性有待提升。

（四）無法保障檔案信息安全性

信息化背景下，信息溝通交流十分便捷，人們在享受信息化發(fā)展帶來便捷的同時(shí)，承擔(dān)著文件丟失、信息失竊等風(fēng)險(xiǎn)。部分高校信息技術(shù)水平低下，不能夠?yàn)樾畔⒒瘷n案工作開展全面提供保障，這一情況限制了相關(guān)工作的開展。

（五）管理制度缺乏完善性

當(dāng)前，部分高校在開展檔案管理工作過程中不具備完善的制度，此外，各高校制度落實(shí)力度不到位。部分高校檔案管理工作開展得不規(guī)范，這將會對檔案完整性產(chǎn)生消極影響。盡管近年來我國各高校已經(jīng)落實(shí)了嚴(yán)格的檔案管理制度，使相關(guān)工作質(zhì)量及水平得到了顯著的提升，但是仍然無法完全滿足當(dāng)前時(shí)代發(fā)展需求［5］。高校仍然不具備檔案管理工作監(jiān)督管理機(jī)制。

（六）信息功能受限

當(dāng)前，我國大部分高校檔案使用效率及開發(fā)效率低下，導(dǎo)致這一現(xiàn)象的主要因素是部分高校在開展檔案管理工作時(shí)過于封閉，無法實(shí)現(xiàn)溝通交流。這樣一來，信息檔案無法進(jìn)行充分利用。除此之外，部分高校采用傳統(tǒng)檔案管理方式，信息化發(fā)展不到位，自然無法開發(fā)教學(xué)檔案。受上述因素影響，高校檔案管理具備的作用無法得到充分地發(fā)揮。

三、高校開展信息化檔案管理對策分析

（一）加快信息化檔案管理建設(shè)

想要滿足日常工作需求，高校應(yīng)加快信息化的管理建設(shè)，對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行充分利用，創(chuàng)新傳統(tǒng)管理方式，向信息化管理發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的應(yīng)用功能。在開展信息化檔案管理過程中，高校將以自身信息水平為依據(jù)，分階段進(jìn)行，及時(shí)解決存在的問題，并對最新建設(shè)情況進(jìn)行全面地了解掌握。除此之外，高校應(yīng)該提升對信息化的管理工作重視程度，加強(qiáng)相關(guān)工作推廣及宣傳力度。信息化管理工作的開展需要多個(gè)部門共同努力協(xié)作［6］。同時(shí)，高校應(yīng)該不斷對內(nèi)部管理機(jī)制進(jìn)行完善補(bǔ)充，不論是檔案整理還是檔案開發(fā)，應(yīng)具備嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能為檔案管理工作質(zhì)量的提升提供保障。

（二）加大資金投入力度

高校想要落實(shí)信息化檔案管理工作，應(yīng)該加大資金投入力度，只有使基礎(chǔ)設(shè)施得以完善，才能夠有效開展相關(guān)工作內(nèi)容。高校應(yīng)以自身實(shí)際情況為依據(jù)，量力而行，對基本硬件設(shè)施進(jìn)行完善，為工作人員配好技術(shù)設(shè)備。除此之外，高校應(yīng)明確信息化的管理執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)工作的開展內(nèi)容均應(yīng)細(xì)化，并以相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)進(jìn)行操作。相關(guān)工作人員在對檔案基礎(chǔ)資料進(jìn)行整理之后，需要開展技術(shù)處理，對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行充分應(yīng)用，對檔案進(jìn)行技術(shù)化處理，這樣才能夠落實(shí)信息的交流與共享。高校開展信息化檔案管理工作的最終目的是對教學(xué)檔案進(jìn)行充分利用開發(fā)，這將會對院校之后長遠(yuǎn)發(fā)展產(chǎn)生促進(jìn)作用。

（三）確保檔案信息安全性

近年來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在不斷發(fā)展與應(yīng)用，人們對信息安全性有了更高的要求。高校在開展信息化檔案管理過程中，應(yīng)提升自身網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平，避免信息泄露導(dǎo)致不良后果發(fā)生［7］。此外，相關(guān)工作人員在確保檔案完整性的基礎(chǔ)上，應(yīng)該確保其安全性，為信息化管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。

（四）培養(yǎng)高素養(yǎng)人才

想要使高校檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)得到提升，在日常工作過程中，高校在開展信息化工作的同時(shí)，應(yīng)該提升人才培養(yǎng)重視程度，通過外出學(xué)習(xí)、定期培訓(xùn)、考核等多樣化方式使檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)及信息化水平得到提升。除此之外，高校可采取崗位競爭制度來選拔高質(zhì)量的檔案管理人員。上述方式能夠加強(qiáng)信息化檔案管理工作質(zhì)量，確保制度的落實(shí)。

（五）提升檔案管理綜合效益

高校應(yīng)通過以下兩方面提升教學(xué)檔案管理綜合效益，首先，應(yīng)該使檔案獲取信息水平得到提升。除此之外，應(yīng)該對信息設(shè)施進(jìn)行強(qiáng)化應(yīng)用，加強(qiáng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)功能，從而為檔案的安全性及完整性提供保障。除此之外，對教學(xué)方案進(jìn)行充分利用，使科研及教育教學(xué)需求得以滿足［8］。

（六）提升教學(xué)檔案應(yīng)用效率

在信息化背景下，高校應(yīng)該對傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，對信息技術(shù)進(jìn)行充分應(yīng)用，使教學(xué)檔案使用效率及服務(wù)水平得到提升。高校應(yīng)該對用戶需求進(jìn)行充分的分析，明確檔案管理工作方向。除此之外，對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行充分應(yīng)用，創(chuàng)建檢索系統(tǒng)。這樣一來，能夠通過多元化渠道向需求者提供教學(xué)檔案，從而將其具備的價(jià)值充分發(fā)揮出來。

四、結(jié)束語

高校檔案管理工作人員應(yīng)明確工作發(fā)展趨勢，跟隨時(shí)代發(fā)展潮流，對信息化管理理念及管理模式進(jìn)行學(xué)習(xí)并應(yīng)用，對檔案管理資源進(jìn)行充分開發(fā)，只有對最新理念進(jìn)行積極的學(xué)習(xí)，才能夠促進(jìn)檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。